办公设备管理

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1、文件编号：ADM.A/IW-025办公设备管理指引编制/日期：黄文武/Jul.23,2012版本：03审核/日期：SerenaChan/Jul.25,2012页码：第4页共4页批准/日期：DesmondChan/Jul.25,2012一、目的明确公司电脑、打印机、复印机、传真机、电话的定位与保管，使各部门的电脑、打印、复印、传真、电话工作能顺利进行，提高工作效率。二、适应范围公司内相关工作人员三、定义与略语办公设备-日常办公所使用的辅助设备，主要包括电脑、复印机、传真机等办公设备。四、职责行政部-负责本厂复印机、电话机管理及维护。SYS部-负责本厂传真机管理及维护

2、。IT组-负责本厂电脑管理及维护。五、内容1、环保节能a、采购办公设备时应考虑到的重要因素：环保节能，选择购买高效节能的办公设备，可以节约能耗，大幅度降低用户使用成本。b、整合，采购时尽量选择“复印、打印、传真、扫描”多功能一体机，多功能一体机采取完善的集成技术，可轻松实现办公室内部设备共享，即节省空间又经济高校。c、健康，对办公设备做出产品贴标的明确规定，环保标志分为“绿标”和“橙标”，“绿标”指产品中任何一个组成部分的有害物质都低于“限量要求”，“橙标”指办公产品中含有部分有毒、有害的物质，其明确环保使用期限，利于员工的健康。d、责任，主动采购节能产品也是企业

3、社会责任感的体现。2、报废a、由各部门文件分发：□HEX■ADM.A■ADM.E■SYS□SYS.I□SYS.C■EHS■FAD■ENG■TLG■PMC■PDN■PDN.I■PDN.S■PDN.A■PQC■WHS■SPD文件编号：ADM.A/IW-025办公设备管理指引编制/日期：黄文武/Jul.23,2012版本：03审核/日期：SerenaChan/Jul.25,2012页码：第4页共4页批准/日期：DesmondChan/Jul.25,2012将需报废的办公设备填写报废申请单，通知行政部IT组对需报废的办公设备是否属于报废产品做出判断，各使用部门将行政部IT

4、组确认可报废的申请单，送至行政部并由行政部交由董事总经理确认后统一进行处理。1、复印机a、公司的复印机由行政部统一负责管理。b、各部门需专门指定人员负责复印，非指定人员不得随意乱动复印机。c、复印人员须按复印机操作指引进行操作，在复印过程中如出现故障无法使用时应立即通知行政部，行政部负责联络维修公司来维修，非专业人员不得擅自拆装处理。d、为了加复印机的复印量管理，由行政部设置不同的密码分发至各部门，复印人员需凭本部门密码方可进行复印机操作。各部门负责复印的人员应妥善保管本部门复印机密码，不得外泄他人。e、行政部于每月底根据各部门密码的“复印计数”进行统计用纸量。2

5、、电话a、办公电话i、电话是公司与外界联系的桥梁，任何人不得在上、下班时间用公司电话接、打私人电话。ii、因公事需打电话可通过总机进行转接，应向总机说明清楚联系公司的名称、联系人、电话号码。总机文员须做好拔出电话记录以便查核。iii、电话出现故障时应及时通知行政部进行维修。b、200电话i、员工于非上班时间内可以随时使用宿舍、饭堂安装的200电话接听、拔打私人电话。因200电话为公用设施，各职员通话时尽量长话短说，以免影响他人拔打或接听电话。ii、各职员工在使用电话过程中出现故障应及时通知行政部进行维修，并做好日常的监督工作，如发现有故意损坏之行为，应及时制止或上

6、报行政部。3、传真机a、传真机由SYS部负责统一管理。b、各部门需指定专人负责传真，其他人员不得随意乱动传真机。c、各部门在发传真时须做好发出传真记录。文件分发：□HEX■ADM.A■ADM.E■SYS□SYS.I□SYS.C■EHS■FAD■ENG■TLG■PMC■PDN■PDN.I■PDN.S■PDN.A■PQC■WHS■SPD文件编号：ADM.A/IW-025办公设备管理指引编制/日期：黄文武/Jul.23,2012版本：03审核/日期：SerenaChan/Jul.25,2012页码：第4页共4页批准/日期：DesmondChan/Jul.25,2012a

7、、传真机一律不准作电话机使用，保证传真机的正常工作，确保公司业务的顺利进行。b、如使用过程中出现故障应及时通知SYS部予以跟进维修，非专业人员不得擅自拆装处理。2、电脑a、全厂电脑由IT组负责统一管理、维护。b、外聘保安及非电脑操作员严禁使用公司电脑。c、所有计算机均需设置密码保护（开机密码与屏保密码），并且对各自的密码严格保管，定期变更电脑系统相关密码，不得泄漏，完成工作后，电脑处于待机状态，需使用屏幕保护，防止他人动用电脑。d、严格禁止任何人利用公司网络或电子邮件的形式接触、向外界发送或下载各种与工作无关的、违法的和不健康的信息(包括可能对其他人造成侮辱或冒犯

8、的信息，以