销售跟单员的工作职责[1]

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1、业务跟单工作流程一、跟单员基本工作及要求（1）销售订单处理l客户下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等，每张订单的下法不同，跟单员都应将它们转成书面订单并录入订单跟踪表，以便进行跟踪。并在确认交期后回复订单至客户再次确认，订单处理与回复不得超过24小时。l下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：规格、颜色、数量、交期的沟通等。l客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类查阅。l书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项（部分客户是先款后货）。（2）销售送货安排l根据客户订单要求交货时间、

2、订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存情况及在途物料等情况安排销售发货。l为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的发货订单并打印出来，当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单以及至少一张可以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。如因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相应责任。l涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的沟通。产品短缺时先分配给主要客户。（3）生产库存跟踪l将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产或外协：一定要把客户要求在生产单上写清楚

3、。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。并且，不同客户下达的相同的产品订单在前部生产订单未完成时要尽快合并生产，以便提高生产效率。l交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在1-2天。l生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。l小样：打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。l修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部

4、生产或者取消生产订单。（4）销售回款跟踪l填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员提供准确及时的收款信息。客户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财务注意。l到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业务员去收款。l每月度结束后，销售跟单必须与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。（2）客户档案的管理l新客户及时登记客户登记表：务必将客户的准确的名称，地址、联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入登记表，以便销售开单时自动查询相关数据；l客户产品价格信息及时填写或者更新进客户登记表，以便保持数据的准确性，减少对账送货工作的复杂性。l客户资料有变更

5、的必须及时变更。（3）计算报价单l客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，需要填写报价单报财务和总经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。l客户产品是使用新材料的，接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更，如需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。（4）客户服务l客户来访接待：客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为接待，并跟踪记录客户来访情况。l样品的寄送与登记：客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。l客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到对策，避免下次

6、出现。l客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。（5）与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理跟单最重要的个人素质是什么？沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！l同本厂内的各部门沟通：面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。l同客户的沟通：先要了解客户

7、的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。l配合销售主管并完成其交付的其它工作。二、销售跟单的特点1．责任大跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。1．沟通，协调：跟单员工作涉及