工程项目文档资料管理及归档制度

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1、工程项目文档资料管理及归档制度工程监理资料是工程进展情况的原始记录，是监理工作经验的总结，是处理工程诉讼、索赔以及对监理公司进行资质评定的依据，同时也是对工程监理项目组成员工作业绩进行考核并决定人员报酬、职位和奖惩的凭证。因而从工程开始直到竣工，必须极为重视监理文档资料的管理工作。1、项目资料的管理应由项目总监理工程师（或项目主管工程师）负责，在项目监理组中固定一人兼职担任资料管理员，具体负责文档的收发、登记及保管。要求文档真实齐全、纸张统一、分类有序。文档资料应按参加工程建设的各个单位，分类存放在资料盒或文

2、件夹内。发出资料时，对方单位接收人员应在《发出资料签收单》上签字。接收资料时，应立即将接收的资料名称填写入《接收资料签收单》内，接受人签字。2、电子文档的分类存放方法：（1）每一个新建工程都要建立一个以工程名称命名的文件夹，如：《东莞三中校园网》、《龙口电子政务》、《樟木头校园网验收》、《佛山中医院软件》等。如果工程在深圳，这些文件夹就直接放在公司电脑Admin或User5的D、E或F盘内。如果工程在外地，这些文件夹就放在工地电脑的D盘或E盘内；此文件夹应设立权限，只能由资料管理员进行删改操作，其他人只能读。

3、（2）此文件夹下设三个二级文件夹，它们是：《监理文件》，《建设方文件》，《承建方文件》。①在《监理文件》文件夹中，再创建几个三级文件夹，由监理方产生的所有文件的电子文档都分类存放在这些三级文件夹中，它们分别命名为：《监理日志》；《监理周报》；《监理月报》；《监理通知》；《监理报告》；《会议纪要》；《工程联系单》；《设计图纸》：如果设计工作是我们承担的话；《招标文件》：如果招标文件是我们撰写的话，包括：弱电系统招标书、弱电系统设备清单等；《监理合同和实施文件》：内放监理合同及附件、监理投标书、监理大纲、监理规划

4、、监理实施细则等；《其他文件》：内放监理工作总结、收文签收表、发文签收表、资料借阅登记表、工程图片等；“监理文件目录表”，此表用Excel电子表格或Access数据库建立，最好采用Access数据库，便于检索和查询，表中应登记所有的监理文件的名称和编号。表格的格式见附件。②在《建设方文件》文件夹中，存放建设方产生的文件的电子文档，如：弱电系统招标书、弱电系统设备清单，工程监理招标书、对监理报告的批复、会议通知等。在这个文件夹中建一个“建设方来文目录表”，此表用Excel电子表格或Access数据库建立，表中不

5、仅要登记所收到的建设方的电子文档，同时也要登记建设方发来的书面文档。③在《承建方文件》文件夹中，存放由承建方产生的文件的电子文档，如：投标文件，设备清单，与建设方签订的合同，设计图纸，施工进度计划，系统测试方案等。在这个文件夹中也建一个“承建方来文目录表”，此表用Excel电子表格或Access数据库建立，表中不仅要登记所收到的承建方的电子文档，同时也要登记承建方发来的书面文档的名称。1、如果文档资料有不同的版本，则新版本与旧版本的编号应有明显的区别，防止混淆。书面资料应保管打印原件，因为资料经多次复印后，效

6、果会越来越差。2、工程竣工资料应该包含《工程竣工验收资料清单》的内容（包括但不限于）。在工程进行的过程中，就应要求承建方按照《资料清单》的要求提交资料。3、所有监理文件都应使用规范化的监理表格样式，并应在表格上方页眉的左边标明工程名称，右边标明编号（见下面的附件）。文件编号编写方法如下：周报（ZB）：工程名称的汉语拼音字母简写-ZB-年月日，如：DGSZ-ZB-20050604（表示：东莞三中周报20050604）；月报（YB）：工程名称的汉语拼音字母简写-YB-年月，如：DGSZ-YB-200506；会议纪

7、要（JY）：工程名称的汉语拼音字母简写-JY-年月日，如：DGSZ-JY-20050604；通知（TZ）：工程名称的汉语拼音字母简写-TZ-年月日，如：DGSZ-TZ-20050604，如果在当天发出了几份通知，则在编号的最后加大写英文字母A，B，C，D以示区别，DGSZ-TZ-20050604A表示2005年6月4日发出的第一份通知，如当天发出的第二份通知则为DGSZ-TZ-20050604B，以下类推；报告（BG）：工程名称的汉语拼音字母简写-BG-年月日，如：DGSZ-BG-20050604；工程联系单

8、（LXD）：工程名称的汉语拼音字母简写-LXD-年月日，如：DGSZ-LXD-20050604。此处未列举的其他监理文件可以参照上述方法编号。4、监理组人员在工程中途调离时，在离开前应将所有文档资料清理完整，将上述几个目录表所列资料逐份移交给接替人员，双方在资料移交清单上签字。5、每项工程都应建立一本工程进展流水账（或监理日志），参加工程的每位监理人员每天都应及时地将自己负责的那部分工程的进展情况简