文档编辑制度

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1、明是非而察全局，修己身以利社群——广东医学院学生会（东莞校区）广东医学院学生会（东莞校区）广东医学院第二十五届学生会（东莞校区）档案管理制度学生会的档案是学生会工作必不可少的史料凭证，也是维系学生会工作连续性、有序性的有力保障。档案的规范与否关系着学生会的整体形象，体现着学生会的整体素质，同时也为学生会平时的工作表现提供了客观合理的评价标准，为统一学生会的档案管理，做到真正的有章可循，奖惩分明，特制定学生会档案管理制度，具体如下：一、文档类型（一）学生会管理制度及各部门规章制度；（二）学生会及各部门各级委学期学年工作计划、总结；（三）学生会及各部门

2、各项大型活动资料（包括活动计划书、通知、宣传海报、活动流程、工作安排、具体分工名单、经费预算、评分标准、活动总结、经费总结及照片等）；（四）会议纪录；（五）学生会干部个人档案（干部报名表、干部评优鉴定必须纸档保存）；（六）各种校党及校团发的文件；（七）其他资料，如通讯录、通知等。二、文档书写格式　广东医学院学生会（东莞校区）明是非而察全局，修己身以利社群——广东医学院学生会（东莞校区）（一）除法规、规章制度名称加书名号外，公文标题不用标点符号；（二）正文标题设置段后0.5行，每自然段需左空四个字符；（三）包含关系中的回行不用冒号；（四）各类文档（通

3、知除外）应用统一字体，标题用小二号字、宋体、加粗、居中，正文及落款用三号字、仿宋GB-2312；通知标题用二号字、宋体、加粗、居中，内容及落款与其他文档要求一致；公文结尾部分的主题词用三号字、黑体，居左顶格，后标全角冒号，词目用三号字、宋体，词目之间空1字；（五）人名、地名、数字、引文准确，日期应当写明具体的年、月、日；（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（１）”；（七）文件中的数字（除成文日期外），在结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他的使

4、用阿拉伯数字；（八）文件内容上用语要准确，简洁，不出现冗长或错误的词句；（九）应当使用国家法定计量单位；（十）各文件标题必须规范化简练，标明所含内容的性质；广东医学院学生会（东莞校区）明是非而察全局，修己身以利社群——广东医学院学生会（东莞校区）（十一）文件内使用非规范化简称，应先用全称并注明简称，使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；（十二）公文如有附件，在正文下空一行左空4字符处，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上

5、角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）；（十三）落款要超过一页纸的中间，当公文排版后所剩空白处不能容下落款时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使落款与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，应保持文档整体的美观性、简洁性、充实性；（十四）落款中成文日期要用汉字完整地写出年、月、日，“零”写为“○”（用拼音法输入），成文时间标识在发文机关中间；（十五）书面稿必须存档于办公室的资料存放柜，由办公室分管文档的副主任负责管理，电子稿

6、的存档必须发给办公室，由办公室分管文档的副主任统一归档管理。三、文档管理细则广东医学院学生会（东莞校区）明是非而察全局，修己身以利社群——广东医学院学生会（东莞校区）各部门应确立专人负责本部门的整理资料，并在规定日期内上交办公室，具体要求如下：（一）各部门需在规定时间内将电子版文档上交办公室，由办公室统一打印，方便规范管理，以归档备案，相关部门须备有个人存档，以备后用；（二）在没有特殊情况下，学期计划在开学后两周内上交，学期总结在学期结束前一个月上交；如另有通知，则按通知要求时间内上交；（三）主办活动的部门，需在活动结束十天内，向办公室上交活动的相

7、关资料总结（必须齐全）；（四）如有特殊情况不能按期上交相关文档的，该部门部长应向办公室主任说明延交理由；（五）各个部门增加或更替干部干事，必须在变动完成后两天内向办公室递交变动情况。增加人员则应由本部门部长向办公室领取表格后，增建档案。四、文档外借制度（一）文档原则上不外借，但因工作需要确实需外借文档的，应作借出登记，须由经手人签字，并在一周内归还；若借阅满一周仍需使用的，请重新登记，办理续借手续。（二）必须保持文件的完整性1.借阅者在外借有关文档前应对文档进行检查，如发现损坏应及时向办公室人员提出；2.广东医学院学生会（东莞校区）明是非而察全局，

8、修己身以利社群——广东医学院学生会（东莞校区）文档在外借期间如发生丢失、损坏，则由外借人员自费重新打印一份归还办公室，并追