《工程项目档案管理》ppt课件

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1、工程档案管理工作需要注意的几个问题一、工程项目档案管理中的常见问题（六个方面）项目文件管理的职责分工不明确。人员不稳定，建设项目档案管理业务不熟。文件材料收集不齐全。归档文件材料质量不符合规范要求。文件材料整理编目不规范。建设项目文件整理归档不及时1.项目文件管理的职责分工不明确。主要表现在：各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。2.人员不稳定，建设项目档案管理业务不熟。主要表现在：由于集成项目施工的特殊性：涉及

2、施工人员多，专业技术人员调动频繁；资料管理没有统一的流程，管理散乱。3、文件材料收集不齐全①建设项目前期文件缺失较多。如：项目委托书、招投标文件等。②建设项目设计文件不全。如：方案、设计文件等。③建设项目施工文件不全。如：工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等。④建设项目监理文件不全。如：工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等。⑤设备文件不完整。如：无设备开箱记录4、归档文件材料质量不符合规范要求①文件格式不规范，文件材料没留装

3、订线；②签认手续不完整、不真实；③使用不耐久字迹材料记录文件；④复印件较多：如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件；原材料证明与试验报告为复印件；⑤文件材料的内容不真实（竣工图与设计变更不符）；⑥竣工图盖章不规范：如竣工图纸盖名章、代签；5、文件材料整理编目不规范。①文件的组卷不合理；如：施工文件中的安装记录文件与相关文件（工程质量报验单）等分别组卷；②案卷标题拟写不规范（名称、内容、文种）；案卷题名没有提示卷内文件的全部信息；拟写错误。如：质量评定表及原材料试验报告等项内容只编写为竣工资料字

4、样、没有注明工程名称。6、建设项目文件整理归档不及时主要表现：平时对文件资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理；工程技术人员又面临下一个工程任务等原因，造成文件材料不能及时归档，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。如何做好档案资料工作：管理职责：省公司总经理工作部是输变电工程档案的主管部门，负责工程档案管理制度、细则的制定并组织实施；负责工程档案管理的检查、监督、指导；负责竣工档案的专项验收和达标投产工程档案管理的考核工作；负责接收和保管工程的立项及审批文件、可行性研究阶段文件材料、

5、省公司在工程项目建设期间形成的管理文件、合同.省公司基建部（工程建设单位的代表）负责工程项目档案的组织、协调，负责工程项目环境影响报告书、初步设计审批文件、施工、监理、设备合同的收集、积累，并向省公司档案部门归档；负责向分建设单位移交合同副本。省公司规划部门负责工程项目的立项、审批文件及可行性研究阶段文件的收集、积累，向省公司档案部门归档，并负责将工程项目批文、勘察设计合同副本、工程项目可行性研究报告转发及提供给分建设单位。省公司招投标管理中心或招标代理机构，负责收集、整理本部门在招投标工作中形成的应

6、归档的文件及相关资料，向省公司档案部门归档；负责向分建设单位提供设计、施工、监理、物资招投标文件目录证明及中标书。分建设单位：是工程档案管理的实施单位，负责工程施工、竣工阶段的档案管理的组织、协调工作;负责工程档案的收集、整理、保管、统计、鉴定及提供利用工作。勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图的移交、归档工作；负责提交最终版竣工图。施工单位负责合同规定的工程文件的收集、整理、移交、归档工作；负责设备开箱文件收集、整理及移交工作；负责向设计单位提供竣工草图及全部变更设计文件作为设计单位编制竣工图的

7、依据。调试单位根据承担的工作任务，负责完成系统调试方案、措施、调试报告的编制，并做好收集、整理及移交、归档工作。监理单位负责收集、整理监理文件材料，向分建设单位的移交；负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性。运行、检修单位负责施工、安装技术文件、竣工图和设备等与运行、检修有关的档案的接收、整理、归档。建设单位或分建设单位在签订工程设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确参建单位提交相应工程文件的收集、整理、移交、归档责任。施工、监理、调试单位在移交纸质档还移交相应的电子文件

8、、工程重要活照片和影像材料。.工程档案的归档保管（一）项目准备阶段的立项审批；选址意见及报批文件；可研报告及批复；项目评估、论证文件；环境影响报告及批复、投（融）资计划等由省电力公司负责收集、积累、整理归档。分建设单位如属非主送、抄送单位，可保存复印件。（二）招、投标文件由省公司保存原件，分建设单位只需保存招、投标文件目录证明及中标书。（三）工程的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存，分建设单位不属于合同方的情况可保存副本。（四）工程地质、水文、气象等