材料供应、稽核管理制度

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1、材料供应、稽核管理制度为健全企业内部管理机制，充分发挥职能科室的业务管理职能，使业务运作规范化、制度化，达到节约资金、降低成本、提高经济效益的目的，特制定本制度。一、材料采购计划(一)本矿生产、基建所用材料物资实行计划采购。(二)采购原则是：除常用材料物资有少量库存(储备定额待定)外，其它材料物资随时购入，前提是满足安全生产和基本建设的需要。(三)计划制定1.矿属各生产单位根据生产实际需要(生产计划、消耗定额等)于每月25日前将下月材料使用计划报矿分管领导，经分管领导审批后，报矿供应公司。供应公司汇总后，结合库存情况予以协调平衡，编制下月的月度材料采购

2、计划。计划一式六份，一份报矿长，一份报矿分管领导，一份报矿总会计师，一份报财经部，供应公司留两份。2.材料采购计划一经确定，不得随意变更。遇特殊情况需更改时，需经矿长批准，否则财务不予付款。3.矿生产会议临时安排的材料购用计划及其他零星购入计划报送范围同上。4.本矿所需的生产设备、材料、配件及其他物品(生活用品、办公用品除外)一律由矿供应公司采购。任何单位(部门)和个人无权办理外购事宜。二、采购活动(一)材料价格1.本矿所需材料实行计划价格管理与核算。2.计划价格制定、修改，由供应公司与财经部共同进行。但需报矿长、分管矿长、总会计师批准。3.选择供货单

3、位的原则是根据要求的质量、价格、距离等相关因素，货比多家。主要从生产厂家购入，无特殊情况不从流通环节的各类公司购入。对需量大、价值高的物品实行价格竞标办法。(二)购货合同1.除小额的零星购入外，其他购入原则上要签订购货合同。其中大宗的设备、材料采购必须签订购物合同。2.购物合同的签订，采用三元定货方式，即由本矿材料物资使用单位、供货单位及矿供应公司计划员一起进行。合同送供应公司经理、矿长及总会计师审查后，加盖矿经济合同专用章有效。三、结算(一)所有购货发票由供应公司结算员(可以兼职)统一收存并办理结算业务。(二)结算员收到材料发票后，首先与仓库保管员核

4、对物资到货情况。仓库保管员根据到货记录及物资的验收情况(特殊物品要进行检斤检尺)，核实发票内容与实物是否相符，无误后在发票上签字或盖章，予以确认。(三)结算员根据保管员确认的发票填制材料入库单一式四联，第一联留存，第二联及第四联由财经部随发票记账，第三联仓库记账。(四)每月三次(5日、15日、25日)统一与财经部结算发票前，由供应公司正副经理、计划员、结算员参加，对购料的计划、价格、渠道等进行核实。核实后，业务经理、主管经理分别在发票上签字、盖章。(五)财经部对采购业务要把关审查，对照购料计划、合同、签章是否齐全等进行审核。无误后，凭发票及入库单作账务

5、处理，并视资金状况统一安排资金支付。付款时，需经矿长、总会计师同意并签字。四、记账、清查与稽核(一)仓库材料账要按集团公司规定的分类、目录顺序编号与设账页。(二)仓库以入库单为记录材料收入的依据，以领料单为记录材料发出的依据。仓库保管员应每月三次记账，时间为与财经部三次结算的次日。(三)仓库保管员要按计划发放材料，无计划的材料不予发出。领料时，大型材料及主要生产用料由矿分管领导签字，一般材料由供应公司经理签字(签在领料单的财务记账联上)。对于签章不全、用途不明、无批准人的领料单仓库应拒绝发料。(四)库存物料物资要坚持定期盘点制度，每月一次财务稽核员参加

6、。发放频繁、数量较大的每月两次，做到账、卡、物相符。(五)财经部要设专职(或兼职)材料稽核员，与仓库保管员一起对当月收付材料实施稽核。仓库保管员负责分类登记实物数量，财务稽核员负责稽核金额。供应公司核算员应按时将发票送达财经部。五、其他(一)每月财经部账面材料余额与供应公司仓库材料结存余额必须相符。仓库保管员每月将材料收付存月报送财经部一份。(二)采购或领用材料过程中，出现需要作在途材料、暂估材料、退料、假退料时，供应公司与财经部要及时沟通，商定符合要求的处理办法进行正确的账务处理。(三)基建、生产并存期间不得自本矿仓库代为施工单位购发材料、物资。(四

7、)在满足质量、采购成本要求的前提下执行集团公司内部保护政策。