制度和档案的建立与管理

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1、制度和档案的建立与管理1项目管理运作制度设备管理1公用设施管理程序9电梯操作作业指导书2供配电设备保养维修作业指导书10电梯保养维修作业指导书3停送电管理作业指导书11小型空调器安装保养维修作业指导书41千伏以下电力电缆保养作业指导书12小型柜式中央空调保养维修作业指导书5防雷网检修及接地电阻测试作业指导书13闭路监控、安防系统维护保养作业指导书6各类泵保养维修作业指导书14楼宇自动控制系统维护保养作业指导书7给排水系统异常情况处理作业指导书15加工维修工具（设备）操作作业指导书8消防主机保养维修作业指导书16升降台

2、保养维修作业指导书2档案资料建立与管理科学的、规范的档案管理能有效地为物业及公用设施的使用、维修、改建和各项管理服务提供有效的质量记录。本公司自成立以来，一贯重视档案资料的建立与管理工作。针对科交中心的物业管理形式，拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段，配备专责档案管理人员，建章建制，对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。2.1需建立的档案、资料分类检索2.1.1需委托方提供的技术资料1)规划图2)竣工图3)总平面图4)单体建筑、结构、设备竣工图5)消防、附属工程及地下管网竣工图6)地质勘测报告7)开、竣工

3、报告8)图纸会审记录9)工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）10)隐蔽工程验收签证11)沉降观察记录1)竣工验收证明书2)钢材、水泥等主要材料的质量保证书3)新材料、构配件的鉴定合格证书4)水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书5)砂浆、混凝土试块试压报告6)供水的试压报告7)绿化工程竣工图纸及相关资料8)其他技术资料2.1.2物业服务中心需建立的资料1)物业资料基本资料功能分区资料设备资料、作业指导书2)客户资料内部办公人员名册（可不提供）内部各部门分布资料3)日常管理资料保洁绿化管理记录绿化消杀

4、记录保安管理记录²日常巡查记录²交接班记录²值班记录²物资搬运放行记录²紧急事件处理记录²车辆管理记录²夜间查岗记录²闭路监控系统录相带车辆管理档案²车辆详细资料²停车场、地下车库使用公约²车辆出入及停放记录临时装修管理档案（可视具体情况）²装修通知书（附图纸）²装修工程队安全责任书²临时施工人员登记表²施工单位营业执照复印件维修服务档案²维修服务登记表²维修服务回访记录设备管理档案²各类公用设施保养维修记录²各项机电设备保养维修及运行记录²设备分承包方维修保养记录²设备检查记录文化活动档案²各项活动计划及实施记录²

5、图片及录像²新闻媒介报道剪集²物业使用人反馈意见及各项建议顾客意见调查、统计记录²服务质量回访记录²顾客投诉及处理记录员工管理档案²员工个人详细资料²员工业绩考核记录²员工内务管理检查记录培训档案²各项培训计划及实施记录²培训结果考核及跟查记录²军事训练及消防演习记录行政文件²政府部门文件²与甲方往来函件²公司及集团公司文件²物业服务中心规章制度、通知、通报等文件²物业服务中心获得的荣誉2.2档案、资料管理办法档案资料管理运作流程图：2.2.1档案资料收、发管理程序物业服务中心重要资料（如委托方提供的资料）接收必须经

6、过物业服务中心总经理或其指定负责人验收，完善交接手续后方能分卷立档。物业服务中心日常管理文件（如物业服务中心通知、通报等）按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接收手续，并分卷立档。2.2.2档案资料管理要求采用多种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、光盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理，定期清除过期失效文件。原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状

7、况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以利查阅者及时找到有效的文件。档案的鉴定必须由物业服务中心总经理或其指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定，其他未经授权人士无权决定。档案组卷按不同业务性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，并按不同业务部门分柜保存。专人负责档案保管，做到档案标识清晰，分类明确，易于查找；档案出室必须由具备资格的人员经过登记后方可借出。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽所导致的文件流失。档案室内保管环境要求

8、达到防火、防潮、防变质等要求，配置有效的灭火器材，并放置适当的干燥剂用以防潮，档案管理人员需及时进行检查和清理，保证文档保管条件符合公司文件管理要求。针对科交中心物业档案资料特点，制定严格的档案保密制度,对档案资料的安全保密管理向业主负责。以上物业服务中心的档案、资料管理方式，在确定合作关系后，将参照政府机关的有关规定予以改善，以期符合委托方的