规范化数字档案室

《规范化数字档案室》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、规范化数字档案室建设及数字化加工探讨余姚市档案局(姚军达）主要内容数字化加工2规范化数字档案室建设1规范化数字档案室建设软、硬环境建设1技术层面建设2制度建设3一、软、硬环境建设1、组织保障建设建立档案信息化领导小组档案信息化纳入信息化总体规划（电子政务建设）有专门制度电子文件归档制度数字化技术规范档案数据安全保密制度档案数据网上查阅制度档案数据管理维护制度2、硬件设施建设基础设施建设包括两方面，硬件设施和软件设施硬件设施（《规范》第二章第五条）服务器终端机（计算机）扫描仪、数码相机等光盘、磁带、刻录机等备份设备UPS

2、（不间断）电源打印机服务器用于满足数字化档案管理的海量存储、海量查询和按需扩展的弹性部署需求，具有高可靠性、高性能、高呑吐能力、大内存容量等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。最低要求为：2U/PIIIXeon2.0GHz/1GB硬件设施计算机做为客户端用于访问服务器或进行档案数字化处理的终端设备，一般为个人计算机。最低要求为P4级2.0GHZ主频CPU，256M内存，80G硬盘空间硬件设施扫描仪、数码相机用于纸质、照片档案的数字化。各单位应根据室藏档案数量、纸张幅面和质量等情况，合理配置不同规格的扫描仪等数

3、字化设备。对于工程、产品设计单位应该配备大型扫描仪；需要批量扫描的单位，一般应配备具备自动进纸功能的扫描仪，以提高扫描工作效率；扫描纸张质量较差或珍贵的档案，一般应采用平板扫描仪，以保护档案原件。硬件设施光盘、磁带、刻录机等存储备份设备用于纸质、数码照片、多媒体档案数字化的备份（一般用光盘、磁带、移动硬盘等载体的脱机备份。对于档案数量较多的单位可以采用SAN存储构架的海量存储设备等）硬件设施UPS（不间断）电源用于终端机和服务器等数字设备的断电保护，使数字设备在断电之后仍能正常运行，提升系统的运行稳定性、可靠性、确保档案

4、信息的安全运行。硬件设施打印机用于各类档案目录和图文的输出。硬件设施浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：配备计算机、扫描仪、打印机、数码相机、刻录机、档案专用服务器等硬件每缺1项扣1分，最多扣4分。软件设施（《规范》第二章第六条）操作系统扫描软件档案管理应用平台（档案管理系统）二、技术层面建设软件设施操作系统选择运行稳定、安全可靠、与硬件选型相匹配的主流操作系统。服务器的操作系统要求运行WINDOWS2000SERVER客户端计算机的操作系统要求运行WINDOWS2000软件设施扫描软件使用扫描仪自带或其它扫描软件（

5、有些是默认的），并根据需要采用photoshop等图像处理软件进行后期处理。软件设施档案管理应用平台（档案管理系统）应根据数字档案室要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、扩展性好、安全可靠、后期维护有保障的档案管理应用平台。档案软件系统应同时具备对档案目录数据和全文数据的采集、加工、管理和利用等基本功能。浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：软件包括相关的数字档案应用平台和管理系统，系统应同时具备档案数据库和全文数据库的采集、管理和利用等功能；单位有OA系统

6、的应与档案管理系统有效链接。系统软件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；档案管理系统未与单位OA系统有效链接的扣1分。3、网络系统建设（《规范》第二章第七条）档案数据网络数据交换网络系统建设档案数据网络应配备高性能的符合信息安全要求的网络设备和设施，建设档案数据网络进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网络应相对独立，与外部网络实现物理或逻辑隔离。网络系统建设数据交换档案数据网与办公网、业务网的数据交换应分层授权，专人负责，保证数据的安全。各单位应积极搭建安全、稳定、高性能、跨平台、跨系统、跨应用的信息交换平台，从而实现应

7、用数据交换的快捷、方便、安全，并且具有良好的稳定性、安全性及可扩展性。（三）档案数字化建设（档案目录数据库建设）以特定方式组织起来的档案数据集合。具体地讲，就是为满足多个用户多种应用需要，按照一定的数据模型将本单位所保管的档案信息存贮在计算机中以备使用的数据形式。（如：文本型、图像型、图形型、音频型、视频型、数据型、程序型等归档电子文件数据。）数据库目录数据库全文数据库数据库定义：1、目录数据库定义：将档案信息以二维数据表的形式保存的集合。通俗地讲，所谓目录数据库就是用档案管理软件将档案信息按照一定格式录入到计算机中保存

8、，形成的数据集。也就是将我们以前手工抄写的案卷目录、文件目录等检索工具的内容，录入计算机，形成机检目录，以待查询利用。目录数据库浙江省示范（规范化）数字档案室创建要求：①100%的室藏档案有电子目录，建立室藏各类档案目录数据库，并实现计算机检索。②档案实体与电子目录一一对应，合格率应达99%；目录数据录入完整准确规范