浅谈会计电脑化

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1、淺談會計電腦化商業經營科林智訓—、前言由於科技的進步、電腦的普及與科技的整合造成企業製造及經營環境的重大改變，會計人員的主要工作在於將交易資料加以記錄、彙總，並對管理人員及其他資訊使用者提出報告。如今會計作業電腦化後，資料的處理速度猛進，減輕會計人員不少的負擔，然而卻產生公司可能大量裁員的隱憂。因此會計人員應擺脫傳統只會記帳的角色，而能夠進一步分析財務資料，提供更多的管理資訊，參與管理決策的制訂。會計人員已不再只是會計資訊系統的使用者(User),應進一步提升為會計資訊系統的設計者(Designer)及管理者(Manager)。面對

2、電腦時代來臨，會計人員必須更進一步追求更多管理的知識、技巧及資訊系統管理的原理、實務的發展，以提升在企業中的地位，不至於遭到淘汰的命運。二、何謂「會計資訊」？(—)資訊(information)「狹義」的資訊，是指凡是經過處理轉換為某種對使用者有意義的資料，同時在目前或未來之決策行為中具備價值者。「廣義」的資訊，是指環境變化所產生的訊息。由此可知，資料只是用以表達人事或觀念的語言文字數字或符號，而資訊是具有主意識的資料。一般而言，資訊分為三種，茲將各種資訊的特性說明如下:1.環境的資訊：對公司而言，其外在的資訊有：（a）政治的影響（

3、b）人與社會趨勢（c）經濟走向（d）技術環境（e）生產來源。2.競爭者的資訊：大部分的企業均需與同業競爭，因此整個產業的結構及發展趨勢可能影響企業的營運，例如同業競爭者的技術水準、市場佔有率，對企業擬定經濟策略有決定性的影響。3.內部的資訊：一般企業內部活動所產生的資訊有（a）作業資訊（b）管理控制資訊（c）策略性資訊。(—)會計資訊(Accountinginformation)「狹義」的會計資訊就是一般的記帳憑證、會計報表、財務分析等，能夠數量化的財務性資訊，這樣的資訊比較偏向於提供給外部使用者做參考；「廣義」的會計資訊，應該包含

4、企業各種交易所產生的任何訊息，經過我們會計人員的整理分析，所做出對於內部管理當局做決策有幫助的資料，使用預定格式以提供基本的定期資訊給管理者，例如：每週之銷售分析報表及每月之財務盈餘報表等。(三)會計資訊系統(AccountinginformationSystem,AIS)簡單地說，會計資訊是由大量的企業交易所組成，這些資料常是獨立分散的，必須加以整理分析才能變成有用的資訊，再經由匯總及分析各種資料進而產生財務報表，這些報表(如：資產負債表、損益表、現金流量表等)就是一般人所認為的會計資訊。因此，會計資訊系統是一個電腦化的會計系統。

5、將會計資料轉換成會計資訊，供企業組織內、外部使用；所以，會計資訊系統通常被視為管理資訊系統(MIS)中的一環。但它並非單單只是一套讓企業電腦化的軟體。總之，會計資訊系統可以說是企業流程的一個整合，它將各種系統流程彙總，產生各式各樣的資訊給內、外部的使用者，並提供他們做決策。而這些子系統包括：行銷資訊系統.製造資訊系続財務資訊系統人力資源管理系統等等,各種與管理決策有關的各種資訊。所以說，AIS是將企業的資源整合，包括人、電腦硬體及軟體等，在一個組織架構下，經由適當的處理程序以產生財務會計、管理會計、稅務會計所需的資訊，供企業內部及外

6、部使用，包括股東、債權人、政府及其他有關人士作為投資決策、完納稅捐、經營管理等目的而使用。三、會計電腦化的優缺點傳統會計是建構在簿計組織系統上，會計循環・分錄、過帳、試算、調整、結帳、編表，每一步驟過程都是繁瑣及耗時，應用上不方便，容易造成資料的正確性、安全性不夠嚴密。加上傳統會計帳遠落在現實的交易之後，尤其在交易數量龐大，更為明顯，對於企業的營運，產生極大的影響。因此近年來隨著電腦科技的進步、網際網路的發展，已逐漸將會計電腦化。大體言之，電腦化的優缺點可分為以下幾點：(—)優點1•減低例行性工作的人力成本：會計的基礎工作常常是定期

7、卻又執行相同的動作，需要消耗大量的人力成本，如：寫分錄、編製報表等等。若電腦化後，將因一筆資料一次輸入和資料串聯而大大降低人力成本。2.縮短作業時間：原本繁複的會計程序，加以分工及簡化，在很短時間內，可以依各分析觀點及角度，完成複雜的運算及處理，對會計資料做正確有效的分析處理。3.加強模組化及之間串聯：企業內部的模組化及整合已是未來的趨勢，會計資訊系統亦扮演相當重要的角色，可將一筆會計資料，作多功能的展示，進一步發揮會計的價值，更可進一步的將資料及資訊串聯至MIS整合作為企業管理的架構。1.提供完整的資訊及分析：經由各資訊系統之整合

8、，管理階層除了可以獲得各部門的分析資訊結果外，更可以將所有的模組或系統加以整合得到全面性的資訊。（二）缺點以波音、家樂氏的案例，明白告訴了很多要以資訊為核心的企業，電腦化的會計資訊系統絕非是萬靈丹，如果在分析上稍微有點輕忽，即令是有再