院办现行规章制度

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1、院办现行规章制度一、《学院行文、印信、档案工作流程及规定》二、《学院印章管理规定》三、《学院大型及重要活动管理办法》四、《学院车辆管理规定》五、车辆进出校门相应办法六、《学院资产管理规定》七、《学院网络管理规定》一、《学院行文、印信、档案工作流程及规定》2004年第15次院务会通过请示报文收文合同的盖章与管理存档介绍信请示：是指各部门就本部门工作或资产事宜经由院办向主管院领导提出的请示或报告以及领导给予批示的过程。题目一般为“关于XXX的请示”。请示事项应一事一报。流程：各部门提交→院办审阅、编号、登记→主管院领导批示→院办登记、

2、转发、原件存档→各部门签收复印件报文：是指学院重大问题向学校职能部门及校领导报送的请示、报告等文件并得到批示的过程。题目一般为“清华大学继续教育学院关于XXX的请示（或报告）”。请示事项应一事一报。流程：院办拟制报文→院长或分管院长签字→院办盖院章→报学校相关部门或领导阅批→院办呈送院领导阅知、批转→院办分转相关部门或人员（复印件），原件存档收文：上级或其他单位（校内/外）发至学院的各类文件流程：校内或校外来文→院办编号、登记、审阅→相关院领导批示→院办登记、存档、分转、催办→相关部门签收复印件合同的盖章与管理合同分类：培训、招生

3、代理、工程、印刷、广告、租赁、购销、其它（网络使用协议、备忘录、物业等）审批流程：报教学管理部审核流转经院长或授权其他院领导签署的合同由院办加盖院章（一式四份）数量：02年以来共约4000份保存文件查阅：未明示批转的部门或个人查阅上述文件，需获得主管院长书面同意方可进行。合同查询：本部门可查询本部门的合同，跨部门查询需经双方部门负责人同意，必要时需经院领导许可。院办对上述文件具有保密职责。介绍信的使用和管理校内介绍信用于员工、学员到校内办理住宿、上网申请、用餐、图书阅览证等事宜校外介绍信用于员工以单位名义到校外其他单位办理业务、邮

4、政等事宜存档此项工作是文书处理的最后环节，即：将已经流转完毕的具有查阅和保存价值的文件材料，按照自然形成和相互间的内在联系，按照一定的立卷方法组成案卷，归档保存。归档涉及部门：院办、教学管理办公室、远程部、夜大学、扶贫办公室、研究中心等。院办牵头组织协调存档范围和进度。集中归档时间：每年5-6月期间归上一自然年度的档案。2000-2006年上交学校档案数量（235）27+26+19+29+37+97学院自存档案情况目前：各职能管理部门目标：院办协调院级存档办法（条目、期限、方法）部门自存档案建议分门别类编号成册立卷存放便于查阅意义

5、二、《学院印章管理规定》学院印章包括：清华大学继续教育学院印章（圆章）清华大学继续教育学院（钢印）中国共产党清华大学继续教育学院总支部委员会印章各职能部门方章：学院办公室、人力资源办公室、教学管理办公室等职能管理部门工作用章。业务部门不设印章。院领导名章用印规定学院院章用于合同、报文、录取通知书、各类证书，其使用须经主管院长书面批准或授权钢印用于学院颁发的工作证、学员证、学生证的照片压印职能部门方章，须依据工作职责经本部门负责人批准后使用。严禁各部门印章对外签订协议严禁在空白的介绍信、证件、奖状、证书及纸张上用印院领导名章：须经院

6、领导审阅内容并书面批准后使用中国共产党清华大学继续教育学院总支部委员会印章：由党总支书记签字或授权使用印章刻制、注销由院办报学校两办后刻制或制发，留存印模。任何部门和个人不得擅自刻制；圆形印章由院办经主管院领导审批同意后报学校申请刻制；（磨损）因部门更名、印章磨损等原因刻制印章或部门撤销，须及时将旧章交至院办封存或销毁印章保管各类印章专管专用，随用随锁；专管人员外出，应交本部门负责人管理；学院印章由院办保管和按规定使用；院领导名章由相关部门或秘书保管和使用；党委、团委印章指定专人负责保管；各部门方章由本部门指定专人保管；印章原则上

7、不带出办公室使用，特殊需要需由主管负责人审核批准并派两人监印三、《学院大型及重要活动管理办法》适用范围：大型活动：学院各部门主办、联合主办、承办、协办的参加人数100人以上或不足100人但有20%以上为学院以外人员参加的活动重要活动：学校或学院领导出席的各种仪式；国内外重要的接待以及其他非教学的重要活动等不适用的情况：院领导召集学院内部活动、各类正常教学活动、教职工参加的学术交流、工作研讨活动等2006年第6次院务会通过审批程序：提前15个工作日填写《清华大学继续教育学院大型及重要活动审批表oa》交至院办，经报送主管院领导审核批准

8、后可方可实施。在提交审批表时请附活动背景、邀请函、日程、拟邀请领导名单等资料组织原则“谁主管、谁负责”、“谁举办、谁负责”未获批准前，不得擅自举办活动有涉外事宜的，要报学校审批或备案四、《学院车辆管理规定》该规定涉及学院车辆的调配、保养、维修、油耗