用Excel统计数据

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1、由于工作关系，笔者经常需要进行统计工作，如每年新生入学后要进行生源分析，每次考试后要统计不及格的人数、缺考人数等等。Excel具有强大的数据处理功能，下面笔者结合自己的工作经验谈一谈数据统计的常用方法，供大家参考。　　图1　　直接统计法　　此法就是利用Excel的自动计算功能在工作表上进行快速的统计，结果显示在状态栏上。Excel具有自动计算功能，可以进行“求和、计数、均值、最大值、最小值”等计算。选定单元格后，Excel将在状态栏（就是Excel工作表窗口底部的水平区域，如果未显示，可单击“视图”菜单中的“状态栏”命令）中显示单元格区域的总和，因为Excel启

2、动时会将自动计算缺省设置为“求和”。当我们需要计数时，右击状态栏，从显示的快捷菜单中单击“计数”（如图1）。这样，当我们选择一个数据区域后，系统会自动显示选定区域内单元格的数目。　　例如：我们要统计“政治面貌”一列中“党员”的人数，操作如下：　　1、右击“状态栏”，改“求和”为“计数”。　　2、对该列进行排序（升、降序均可）。　　3、拖动选中要统计的单元格，即拖动选中所有“党”的单元格，“状态栏”上自动显示“计数=3”，如图2所示。　　图2　　小结：这种方法用于统计项比较少、单元格区域比较小，通常不用滚屏即可选定统计区域的情况，统计时需对要统计的列进行排序。　　

3、函数法　　如果统计时涉及的单元格区域很大，有上百条记录，直接统计时需要滚动屏幕才能选定单元格区域，这时最好使用函数。用于统计的常用函数有Count、CountA、CountBlank和CountIf，它们的功能分别是：Count用于计算数组或单元格区域中数字项的个数；CountA用于计算数组或单元格区域中数据项的个数；CountBlank用于计算指定单元格区域中空白单元格的数目；CountIf用于计算给定区域内满足特定条件的单元格的数目。其中，CountIf函数最常用，其语法为CountIf（Range，Criteria），其中“Range”为需要计算其中满足条

4、件的单元格数目的单元格区域，“Criteria”为确定哪些单元格将被计算在内的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。例如，条件可以表示为“59”、“<59”、“apples”、“党”、“高中”等。　　例如：统计C2:C121区域内党员的人数，需要输入“=CountIf(C2:C121,党)”；统计D2:D121区域内汉族学生的人数，需要输入“=CountIf(D2:D121,汉)”；如果H列是数学成绩，统计不及格的人数，需要输入“=CountIf(H2:H121,<59)”。　　小结：函数法用于统计项比较少而单元格区域比较大。　　数据透视表法　　我们在日常工作中

5、常常遇到需要统计的记录很多、而且需要统计的项目也很多的情况，如统计某个班级或某年级各班中不同省来的学生的人数，这时如果我们使用前两种方法统计，很显然工作量太大。如何快速高效完成任务呢？使用Excel的数据透视表功能可以快捷准确地完成统计任务。　　例如：数据区域为A1:G451，G列为“班别”，要求按班统计各省学生的人数，操作方法如下:　　图3　　把光标放在数据区域内，单击“数据”菜单中的“数据透视表和图表报告…”命令，按“数据透视表和数据透视图向导”提示进行操作，待出现数据透视表工具条后，将数据透视表工具条上的[籍贯]按钮拖至“请将行字段拖至此处”，将[班别]按

6、钮拖至“请将列字段拖至此处”，将[姓名]按钮拖至“请将数据项拖至此处”，系统将自动统计出各省生源的数量（如图3所示）。　　小结：这种方法适用于需要统计的记录很多几百或几千个记录　，而且需要统计的项目也很多的情况。