会展项目策划与管理与会展项目策划与管理教案汇编

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1、会展项目策划与管理与会展项目策划与管理教案汇编会展项目策划与管理第四章会展项目计划与控制第一节认识会展项目计划【案例资料】首届XX博览会项目计划第一阶段时间：20**年10月底前主要工作内容：成立筹展机构、落实经费。第二阶段时间：20**年11月底前主要工作内容：1.完善展览设计方案；2.国内外展销企业招展；3・预订参展人员住宿；4.制定各项工作方案。第三阶段时间：20**年12月上旬至展会开幕主要工作内容：1.完成展位施工制作及布展；2.落实参会人员名单；3.落实参加各项重要活动人员名单；4.展会期间的有关工作。【工作任务】工作任务一：讨论会展项目计划编制的作用。工作任务二：

2、熟悉会展项目计划编制程序，列出某会展项目计划工作编制程序。【知识点】一、会展项目计划含义古语云：谋定而动。“谋”就是做计划，也就是做任何事情之前，都要先计划清楚。项目管理泰斗科兹纳更是一针见血：不做计划的好处，就是不用成天煎熬的监控计划的执行情况，直接面临突入其来的失败与痛苦。可见项目计划在项目管理中的重要性。会展活动是一个十分错综复杂的庞大系统，曾经有会展专家统计，一次展览会是由大大小小3600多项事件构成。因此，无论小型的会展项目，还是大型的世博会，虽然涉及人力、物力、财力是不同的，但所涉及考虑的细节问题都非常繁多，都需要在活动开始之前就制定好详细可行的执行计划，用计划来指

3、导和规范项目团队的工作，同时，利用计划可以检查和监督各部门各工作人员的工作，确保会展项目在预定事件得以顺利圆满的完成，达到预期的项目目标。会展项目计划是会展项目未来行动过程的预定路线，即根据项目策划所选定的会展项目主题，确定会展项目所要完成的目标，并依次来制定实现这些目标的资源、进度、成本等的安排。如图4-1会展项目目标及会展项目计划工作的层次性所示，会展项目是一个系统工程，会展项目计划位于项目批准之后，项目实施之前。而作为项目管理的一个职能，它贯穿于会展项目生命周期的全过程。【案例】20**年西安世界园艺博览会作为特大型国际性活动管理的阶段划分1、概念性阶段：包括论证、评估，

4、申办、审批等方面工作。2、实施阶段：包括各种策划、方案、计划的制定，和建设、招展、招商、预先揽客、融资、运营组织建立、人员配备等方面工作的实施。3、运营阶段：包括开闭园期间的园区营业，提供最终服务和产品结束阶段：园区闭园收尾，资源、资产清理，决算，审计，总结，后评价等。运营计划体系的建立需要经过以下相互关联、次第深入的四个阶段：1、运营战略（世园会总体规划的运营部分，对运营提出总体的构想和要求。）O2、基本计划（运营工作纲要，即实施战略，是对运营战略的深化和细化。根据运营战略确认运营的目标、主要任务、基本要求和工作重点，是实施计划的关键依据）。3、实施计划（运营实施计划，主要确

5、认各运营职能及任务的实旋方案和推进计划，是操作手册的前提）操作规范（运营操作手册，规定各项具体工作的工作流程和作业规范）。因此，可以看出，会展项目计划主要是解决“5个W”的问题。如图4-2会展项目计划的“5个旷所示。其中：（1）What（何事）一一会展项目目标会展项目要实现什么样的目标，以目标来指导会展项目组成员的工作任务。（2）How（如何）——工作分解结构图如何完成任务？可通过工作分解结构（workbreakdownstructure,简称WBS）,将会展项目分解为个体的工作任务，是项目组必须完成的各项工作清单。（3）Who（何人）一一人员使用计划确定承担工作分解结构中每项

6、工作的具体人员。（4）When（何时）——项目进度计划确定各项工作的总需时以及开始和结束时间，确定各项工作所需的资源。（5）Howmuch（多少）项目费用预算确定各项工作的经费预算及项目总预算。例如，某会展公司“20**第六届汽车用品展”项目组在开始工作之初，首先根据策划方案编制好项目范计划、进度计划、资源计划，项目组各部门再根据这些计划下达的任务图4-2会展项目计划的“5个W”何事如何何人何时多少和完成的时间,在规定的预算内编制出各部门的详细工作计划，之后，各部门工作人员在部门工作计划指导下开展各自的工作，整个工作安排有条不紊。二、会展项目计划的形式会展项目计划是一个前后相继

7、的计划体系，它随着项目的进展而不断得到细化、具体化，同时又不断地得到修改和调整。这个计划体系包括概念性计划、详细计划、滚动计划。1、概念性计划通常称为自上而下的计划，概念性计划的任务是确定初步的工作分解结构（WBS）图，并由此规定会展项目的整体轮廓和战略方向。2、详细计划通常称为自下而上的计划。其任务是制定详细的工作分解结构（WBS）o详细计划提供会展项目的详细范围、具体工作任务、执行工作任务的步骤、时间进度安排、资源等。3、滚动计划滚动计划是用滚动的方法对可以预见的将来逐步制定详细的工作计