商务函电Unit 1 Business Letter Writing

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1、湖北大学商学院国际商务函电主讲教师：陈汉林教授Unit1BusinessLetterWriting1.StructureofBusinessletter2.Form3.AddressingEnvelopes4.WritingPrinciplesofbusinessLetters1.StructureofBusinessletterNecessaryparts:1.Letterhead&Dateline2.InsideAddress3.Salutation4.LetterBody5.Complimentaryclo

2、se6.SignatureOptionalparts:1)ReferenceLine2)AttentionLine3)SubjectLine4)Enclosure5)Carboncopy(c.c)6)PostscriptLineStructure1)信头(letterhead)2）编号，日期(referenceanddate)3）封内名称和地址(insideaddress)4）经办人(attention)5）称呼(salutation)6）事由（标题）(subject)7）正文(body)8）结尾敬词(compl

3、imentary)9）签名(signature)10）附件(enclosure)11）抄送(cctoXX)12）附言(postscript)1)Letterhead外贸商号的信笺，一般都印有信头，包括发信人的姓名、地址、电话号码、传真号、及E-mail等，有些会将经营项目，注册商标和公司董事、经理等姓名一并印在信头上。如需打印，则信头位于信笺上中央或右上方。2)ReferenceandDate参考号：为便于存档与查阅，可以为信编写参考号，为避免混淆，最好标明Yourref:Ourref:打印日期注意事项：A.年份

4、应完全写出，不能用(94)代替(1994)B.月份要写英文名称，不能用数字来代替，但可以用缩写。C.日期最好用基数字。Americanway:M/D/YMarch1st,2004Britishway:D/M/Y1stMarch2004or1March2004Givedateinfiguresisabadtaste12/10/20043)InsidenameandAddress收信人的姓名和地址一般是列在信笺的左上方，沿左页边线写起。封内地址与信封地址写法相同。信内把收信人名称地址写明对工作有便利。对发信人而言，便

5、利有二：一是发信时可与信封地址相互对照，避免放入信封时发生差误；二是发信后便于准确归档，便于以后查找。对收信人而言，便利也有二：一是收信人读信时，如发现信封名称地址与封内名称地址不符，可以知道是放入信封时发生错误，将信返回；二是收信后如信封与信函分离原信仍能保持完整，便于查阅。(例见教材P6)Addresstocorrespondentpersonally,spellthenamecorrectly.Addresstotheheadofdepartment,usehisofficialtitleTheSalesM

6、anagerTheHerculersEngineeringCo.,LtdBrazennoseStreetMANCHESTERM608ASEnglandEnglishAddressNameofthehouseNumberofhouseandnameofstreetNameofcityortownCountryorstateanditspostcodeNameofcountry.4)AttentionLine如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交经办人办理，可以在封内地址下面加Attention或Attentio

7、nof例1RichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttentionMr.CaveorAttentionofPurchasingManagerAttentionlineWishtodirecttoapersonofanorganizationRichardThomas&BaldwinsLtd.,151GowerStreetLondon,SC76DY,EnglandAttention:Mr.CaveorAttentionof

8、PurchasingManagerorAtt.:PurchasingManagerorFortheattentionof……5)TheSalutation这是写信人对受信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，目前外贸书信中一般通用的称呼语有：Dearsir,DearMadam,Dearsirs,DearMesdames,Gentlemen(不能用单数),DearM