《办公室管理通识》论文

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1、2010-2011年第二学期《办公室管理通识》科目考查院系：电信学院班级：电气08-1任课教师：xxx姓名：xxx学号：123456678成绩：办公室大型会议安排技巧在办公室里工作，工作人员常常需要安排各种各样的会议，那么安排这些会议需要什么技巧呢？正规大型会议安排的技巧大致如下：主休规划、筹备组织设置、场地安排，印刷、宣传资料、议程议事规划；报名、报到接待工作、会场布置；电子会议技术，后勤与运输管理，预算规划、收支工作、舞台搭建；形彖、宣传视听音响规划，配置服务、现场秩序。会议前期的筹备工作一、会议通知和会议FI程

2、：会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称、会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后而要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议,准备参加会议的是否有其他要求等等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。二、会场的选择：第一，大小要适屮。会场太大，人数太少，空下的座位松松散散，给与会者一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说「'绝对不用太大的房间，而只要一个大

3、小正好的房间。”第二，地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回弃波。第三，附屈设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为上次会议是从这里开始的，没出什么问题，就草率地认为这回也会同样顺利。否则，可能会造成损失。第四、要有停车场。现代社会召集会议，一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。桥车、摩托车都要有停车处，会才能开得成。三、会场的布置：会场的布置包括会场四

4、周的装饰和坐席的配置。一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。坐席的配置要是和会议的风格和气氛，讲究礼宾次序，主要有一下几种配置方法：⑴圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导-•起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容,因而有利于互相交换意见。这种形式适于10・20人左右的会议。座次安排应注

5、意來宾或上级领导与企业领导及陪同面对面坐，來宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。⑵口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。⑶教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而II与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听总席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。四、会议资料的准备：相关工作人员应该

6、准备有关会议议题的必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给予与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。五、会议前的检查：提前进入接待岗位。包括签到、引座、接待等等的工作程序。会议中的进行工作安排会议中的进行工作：1、准时开会，逾吋不候；同吋，也不为那些姗姗来迟者重新复述一次。如果你能确实养成这个习惯，以后与会者自然不会常有迟到的现象。2、会议一开始，先将议程朗读一遍后，开始逐项讨论；你还必须妥善控制吋间，以确实在预计的吋间内完成事项讨论。这是一个对拟定议程者尊重的表现。3、会议中提供与会议相关的资料，便于会议的顺

7、利进行。4、会议结束前，每个讲座事项都必须有一具体结果，同吋，你也必须对每-•位与会者所提供的意见表示感激之意。此外，你还必须指定与会的每一人员不同的职责。会议后的后续工作安排会议后的后续工作：1、每次会议结朿后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作，必须进行会议效果的评估以及请与会者针对该次会议的成效发表其看法及意见，以作为日后会议该进的参考。2、组织活动会议结束后，有时述会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统-指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接

8、待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。3、送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、即时地踏上归程。4、清理会议文件，根据保密原则，回收有关文件资料，整理会议纪要，新闻报道，主卷归档，会议总结等等。会议是否能够顺利进行，这需要多个方面的工作做到位，相关工作人员的积极配合、做好本分工作。参考文献1.《办公室