审阅文档修订、批注等

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1、第七章审阅文档修订文档Word的修订功能，会帮你在编辑文档时，记录下所修改的内容，让使用者在编辑文档时，仍可以看到修改前的格式或文字；若想取消修改也不需要再重新输入文字或复原格式，只要一个简单动作，即可轻易地回复原来的样子。工具-修订02-23我们只有一个身体_修订.doc选中修订功能后，添加文字时，会出现修订标记。删除文字时，删除的内容会出现在批注框中。选取所要突出显示文字，单击“突出显示/黄色”按钮，会出现黄色底纹。单击“审阅窗格”按钮，在修订出单击右键，选取“拒绝删除”即可恢复未修订前的样子。修订显示

2、方式修订有四种显示方式：显示标记的最终状态：插入的文字和格式修改会直接显示在原文件中，在批注方框中显示“删除”后的文字。最终状态：直接呈现出修改后的文档内容。显示标记的原始状态：删除的文字仍保留在原文中，则批注方框中显示插入的文字和格式修改。原始状态：显示原始未修改的文档，让你了解未修订的文档内容。自行设定“修订”标记样式在“审阅”工具栏上，选取“显示”下“选项”功能。可以分别设定所需的标记样式。文件属性的设置文件-属性打开文档的属性对话框，在这里可以设置文档的作者、单位、标题等信息，单击“常规”选项卡，可

3、以看到文档的大小、位置、创建时间等信息；单击“统计信息”选项卡，可以看到文档的一些时间信息和文档的段落、字数等信息；使用其它的两个选项卡还可以查看文档的大致内容和自定义属性预览文档时发现有的文档可以预览，而有的就不行，这是文件属性的设置，打开“文件”菜单，单击“属性”命令，打开“属性”对话框，默认的是“摘要信息”选项卡，在这里有一个“保存预览图片”的复选框，默认是不选中的，一般的文档无法预览就是由于这个原因，选中这个复选框，单击“确定”按钮，把文档保存一下就可以了。在修改和审阅文档时，无论是批注还是修订都会

4、自动加上用户的信息，打开“工具”菜单，单击“选项”命令，打开“选项”对话框，单击“用户信息”选项卡，这里重新输入用户信息就可以了插入批注在建立一份文档时，若你想对某些文字做特别的说明，可以在文字后加上附注，让文档内容更加详细。02-24我们只有一个身体_批注.doc将光标移到欲插入批注的位置插入-批注输入批注内容即可删除批注在文档中插入批注的文字中间单击右键，从菜单中选择“删除批注”命令，就可以把插入的批注删除了一、设置文稿修订状态(一)作者用发送邮件的方式自动进入“修订”工作状态(二)作者手动设置进入修订

5、工作状态(三)审阅者设置修订的显示状态二、审阅者在修订状态下批改文稿(一)审阅者添加或删除文稿内容(二)审阅者在文稿中添加批注信息三、作者查看修订情况四、作者整合修订文稿，接受或拒绝修订内容Word修订功能实现团队编审具体操作利用局域网修订公文起草：由起草者写出草稿后，在办公室微机上将草稿设置为完全共享(一定要设置密码)，并通知审阅者，告知共享的文件夹名称及密码，限定在一定时间内审阅完毕。审阅：审阅者通过“网上邻居”找到起草者建立的文档后，直接在起草者的微机上打开Word文档，开始审阅。审阅者审阅完毕，保存

6、文件后关闭退出即可，下一个审阅者可继续打开文件进行审阅。如果两个审阅者“撞车”，同时要打开文件进行审阅呢？这不用担心，后来者是不能打开已打开的文件的(此时会有提示出现)，他只能以副本的形式打开，不会干扰先到者的工作的。定稿对于修订的文件，可以单击工具栏上的[保存版本]按钮，保存为不同的版本，供审阅者继续审阅、讨论、修订，直至最后定稿。使用此方法，整个审阅过程都是在网上进行的，不需将文档打印出来再修改，既提高了工作效率，又节约了办公经费轻松合并不同版本的Word文档在日常工作中，经常需要将不同版本的两篇Wor

7、d文档合并起来。比如，在写作的过程中，有专人负责审校工作，这种审校不是采用插入批注的方式，而是直接在文档上进行修改，不过保存时会用另外的文件名存盘。当审校完毕，就可以使用Word的“比较并合并文档”功能将修改后的文档与原文档合并起来。如现在有一篇Word文档的两个版本：一个原文档名为“第15章.doc”，另一个是审校后的文档名为“第15章-2.doc”。1.打开原文档“第15章.doc”。2.选择菜单命令“工具-比较并合并文档”，打开“比较并合并文档”对话框，选中审校后的文档“第15章-2.doc”，然后单

8、击“合并”按钮。这时Word就会在第2个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文档的不同，而且在第2个文档中还会出现“审阅”工具栏3.当文档中的不同之处全部审阅完毕，按Ctrl+S保存文件即可将一篇文档的两个不同版本合并到一起了图表和公式的自动编号图表和公式的自动编号在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图1－1