Excel办公室文员使用小技巧.ppt

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1、高级办公应用第三章Excel2000的高级应用3.1编制工资表教学目标：通过本节的学习能够在日常工作中高效的完成数据的设计、分析、管理，并能够对数据进行安全性控制。教学的主要内容：◎数据有效性设置◎数据处理◎打印技巧3.1.1数据的有效性1、列表选择性输入在用Excel进行数据处理是，有大量的原始数据需要用键盘输入。特别是有一类数据，其值只限于几项之一，例如“性别”、“男女”、“婚否”仅限于“是”、“否”……对于这类数据为保证快速完成数据的输入同时又避免输入错误，我们可以采用“列表选择”的方式输入。具体操作步骤如下：（1

2、）在“工资表.xls”中选择需列表选择性输入的单元格区域D3:D6，单击“数据/有效性”。如右图3-1所示：图3-1（2）在“数据有效性”对话框中“设置”选项卡，讲“有效性条件”设为“序列”，在“来源”文本框中输入“教授，副教授，讲师，助讲，职员”，即“职称”的所有可选项，注意各项选项之间必须用西文下的逗号“，”隔开，且选中“忽略空格”和“提供下拉箭头”复选框后，单击确定按钮完成设置，如右图3-1所示：图3-2（3）列表数据设置完毕之后，单击设置区域中的任意单元格，其右边会出现一个下拉箭头，单击下拉箭头，即可在数据列表中

3、单击选择完成输入，如下图3-3图3-32、快速标注不符合有效性规则的数据向工资表输入数据信息时，有可能会出现输入错误，而一旦数据有误就会影响后面公式的计算，如要保证数据输入无误，通常我们在输入数据前，利用“数据/有效性”命令的方式进行数据输入有效性的炎症，防止数据输入时不必要的错误发生。如果已经在工资表中输入了数据，如何快速查找出不符合限定条件的数据？其具体操作步骤如图-GIF1：图-GIF13、数据有效性列表选择是数据有效性的一种设置，数据有效性的设置方法还有很多，例如有效性条件为“时间”，则可以设置有效时间段，不再有

4、效时间段内的时间将无法输入；有效性条件为“文本长度”。则可设置文本有效长度，超过有效长度的文本将无法输入。若想取消数据有效性设置，先选定要取消数据有效的区域，如在图3-2所示“数据有效性”对话框中单击“全部取消”按钮，或者将有效性条件改为任何值，单击“确定”完成设置。3.1.2数据处理1、查找数据（1）使用记录单查找数据，例如在“职工工资”中查找“公积”>=120的所有讲师的记录”，如图3-4：图3-4(2)查找公式当工作表输入大量公式后，有时候会找不到某个公式，此时按“ctrl+~”键即可显示出工作表中的所有公式，编译

5、查找。再按“ctrl+~”键切换回原来的计算结果状态。(3)快速选取包含公式的单元格如果需要对工作表中包含公式的单元格加以保护，或与其他单元格加以区分是，可以用以下方法快速选取包含公式的单元格，具体操作如图3-5：图3-5“编辑定位”单击“定位条件”选择“公式”选项2、条件格式在Excel表格中我们通常对数据进行各种各样的格式设置来美化表格。但在很多情况下，数据格式设置为有条件的，数据将按不同条件区分显示。例如将“职工工资”中“基本工资”低于1500元的所有记录用红色显示。（1）选取待条件格式设置的单元格区域“基本工资

6、”所在列，执行菜单栏上“格式条件格式”命令，打开“条件格式”对话框。如图3-6所示：图3-6（2）在“条件格式”对话框中，选择、输入条件“单元格小于1500”；单击“格式按钮”，在打开的“单元格格式”对话框中，选择“字体”选项卡，设置字体颜色格式为“红色”，执行“确定”命令后，满足条件的记录全部用红色显示。提示：如果要添加某种条件格式设置，单击“添加”按钮来进行设置。如果不想显示或打印的数据可将其格式设置为白色。3、获得最合适的列宽4、单元格中多行显示方法一：设置单元格，如图3-7所示：图3-7方法二：将光标定位于需要

7、换行的单元格处，使用快捷键“Alt+Enter”，可实现人工换行3.1.3制作工资条工资表制作完成后，将打印成工资条。工资条的特点是每个人的记录都要配有工资栏目，用一般的方法并不容易，我们可以巧用排序的方法来解决。（1）将“工资表”中的所有职工记录（注意：不包括工资栏目行）复制到里一张新工作表中（如sheet2），并在第一列前插入一新列，冲第一名职工开始，利用自动填充的方法输入的差数列2，4，6……，如图3-8所示在第一列前插入一新列自动填充的方法输入最后效果（2）将“工资表”中的工资栏目复制到sheet2中最后一名职工

8、记录之后，注意：有几条职工记录，即复制几条工资栏目，然后再利用自动填充的方法输入等差数列1，3，5……，如图3-9所示图3-9（3）选定整个数据区域，按A列的序号数据升序排列。排好后将A列的序号数据删掉即可得到所需工资条，如图3-10所示：图3-103.1.4表格打印技巧1、表格的缩放一个表格，一页多一点要缩为一页，