商务英语信函写作的简洁原则.doc

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1、商务英语信函写作的简洁原则随着全球经济-体化进程的不断发展，世界范围内的经济合作与交流也在不断増多。人们不可能跟白己的贸易伙伴一一亲自会面协商。而且我们常常需要将自己的贸易伙伴做岀的各种承诺变成有籍可杳的文字记录。这时商务信函就成了取代亲自拜会的-•种便宜有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表若自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”（摘自《丹尼尔•肯尼迪方法：推销信创造的奇迹》）所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则：Completeness（完整）Concretene

2、ss（具体）Correctness（止确）Conciseness（简洁）Clearness（明晰）Courtesy（礼貌）Conscientiousness（诚意）这七个原则是商务信两写作的最基本的指导原则，对于写好一封商务信两起着很重要的作用。我们知道，在商务活动中，时间和效率对于每一个商务人士來说都是非常重要的。在和自己的贸易伙伴合作和交流的每一个环节上，我们都耍尽可能地减少给对方造成时间浪费，以便对方能够在同我们的商务交往中捉高效率。写作商务信函最直接的目的就是进行冇效的沟通和交流，简洁的表达与冇效率的掌握分寸是最重要的。因此，商务信两的写作重点应始终放在“效率”二字上，短小椿

3、悍、切小要点。简洁就是用最简单的话语准确地衣达自己的意思。而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。-般不需要礼节性地寒喰，放好是开门见山、直入主题；语言精练，言简意赅。倍换中的冗言必须省去，尽可能地将交易的详细事项密理后，简洁地向对方陈述，耍尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好儿张的情形。让对方很清楚地了解你想说什么，非常轻易地领会你的意图，从而快捷迅速地做出反应。在商务写作过程中，笔者认为简洁是最重要的一个环节，同时也是最难做到的。所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。一、压缩篇幅，删繁就简。（-）3W式结构。一封商务信西的全文结构町以用3

4、W來表示，即：Whydoyouwritetheletter?（第一部分）；What'sthedetailedreason?（第二部分）；Whatdoyouexpectyourreadertodo?（第三部分）。我们在上文屮已经提到过，商务信函写作的绘主要H的就是沟通和交流。收信人或许每天都要看很多的信函，一封兀长、拖沓、空洞、开头就不得耍领的信函第-•眼看到会让人感到厌烦，从而对写信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者■为什么要写这封信，如：（列（1）：Iamreplyingtoyourlet

5、terofApril15askingustoclearourMarchpayment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的來信。这样可以使得读信人立刻知道写信的懣图，在读信的时候可以有充分的心理准备，或者•把注憑力集中在问题的重点上。不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。在这方面，我们最应该注意的就是避免屮国式的寒疏和问候，不要为了追求客气而落入俗套。例（2）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.这样的信畅开头不仅罗嗦、冗长，而且会给收信人一种错觉：这是一封朋友Z间相互问候的私人信件。因

6、而将它搁豐-•边，待口己较为空闲时再看，很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。2、第二部分（What'sthedetailedreason?）：即商务信函的征文，叙述事实或者理由來支持信里的第一句。会显出你郑重其事、思想纟貞密。把所要列举的事实或者理由介并成最重要的一点或者两点，在不影响淸楚准确的基础上越简洁越好。如：例（3）:1apologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleany

7、ofouroutstandingbalanee.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了，没冇-•句多余的话，既解释了未按时付款的原因，乂道了歉。没冇让人感觉既讨厌乂烦人的罗嗦。要记住：你不是想给收信人添麻烦，而是想让他同意你的意见，接受你的耍求。所以，写商务英文信换的一个主耍原则和技巧就是耍写的简洁明白。3、第三部分（Whatdoyouexpectyourreadertodo?）:结尾是提出耍求或者提请注意。不耍有任何多余的话，因为那样可能会使写信