出门证管理办法.doc

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1、出门证管理办法1目的为了加强公司进出物资管理,保公司资产安全完整，防止物资流失，提高公司对出门证使用作严格控制，特制定本管理办法。2名词解释2.1物资：物资包括且不限于:外协物料总成及附件、自产物料及附件、冲压边角料、废品、半成品、原辅材料、工程物资、固定资产、供应商的周转箱、包装物等所有权属于公司的有形资产。2.2出门证 ：物资流出公司，各责任部门情况确认备案的凭证。出门证一式三联，第一联为责任部门存根联，第二联为保卫联，第三联为财务联。分为纸质出门证和电子流程《物资出门申请表》两种。2.3提货人：本公司人员、供应商或其委托人（需供应商委托书）、承包商、经销商等携带物资出厂人员。2.

2、4业务需求部门：申请公司物资出门需求的部门。2.5提起人：发生事项经手办理人员，为部门指定或授权的人员，各部门仅限2人作为提起人。2.6业务部门责任人：原则上为部门领导，亦可为部门领导授权的科级以上人员（包括科级），需提供授权委托书报综合管理部备案。3适用范围本办法适用于**公司汽车有限公司所属各部门及分厂物资管理。4职责4.1除销售类业务，业务需求部门负责电子流程《物资出门申请单》流程提起。4.2财务部负责开具销售类业务出门证、签字，综合管理部盖章后出门（若实际发货数量少于发货单数量，以实际发货数量为准，需发货人签字确认）。4.3保卫部负责核对纸质出门证、**公司物资出门申请表及其附

3、件的内容核查，其所包含物资的书面数量与实际离开物资的数量进行核对工作；承包商施工设备的记录备案。4.4综合管理部为出门证归口管理部门，负责电子流程的审核和纸质出门证的盖章。5内容5.1流程见附件《纸质出门证流程》和电子流程《***物资出门申请（济南）》。5.2纸质出门证5.2.1适用于销售类业务的所有物资。5.2.2所有上述物资预离开公司前，财务部开具销售凭证，提货人签字确认后，财务部签字确认，并留存根，提货人到综合管理部业务负责人审核、盖章。填写时需字迹清晰，内容完整，包括：物资名称、单位、数量、使用去向、时间、附件数量、备注（该栏需填写运输车辆的车牌号码、提货人所属（雇）单位）。5

4、.2.3综合管理部在提货人出示销售凭证后，对其材料、财务签字情况进行审核，以上均无误后方可在销售凭证出门联盖章。5.2.4保卫部门卫接到提货人提交的销售凭证出门联，对其体现的所有物资进行核查（若车辆上有其他物资，其中提货人入门时已提交的非本公司物资记录无需核查）。做到物、 证、 数量相符。在确认无误的情况下方可让其出门。对手续不全、涂改证或无凭证的物资材料一律不得出公司。5.2.5，以上所述各部门认真核对，如不认真核对出现问题将追究其责任；造成损失的，由公司判定责任后的部门负责。5.2.6附件说明非商品车为本公司出具的《发货单》（具体见非商品车发货单），其余为《**公司汽车有限公司交货

5、单》、《**公司汽车零部件有限公司交货单》及其他所需的附件。5.3电子出门证5.3.1除销售类物资外，其余物资出门均需提起电子流程，设备等物资需要委外维修时，需提前提起流程《设备委外维修申请表》。5.3.2业务部门需提供给流程提起人员准确出门信息，包括：物资名称、单位、数量、使用去向、时间、附件数量、运输车辆的车牌号码、提货人所属（雇）单位。提起人（经办人）需如实填写《物资出门申请表》，并提起《**公司物资出门申请表》流程，根据实际物资情况确认本流程审批人。5.4其它非我公司的物资：提货人（供应商等）给我公司送货而同车又包括给其它公司送货物资，提货人在进入我司时在门卫予以登记清楚。5.

6、5施工设备或材料出门时，施工单位须持原物资清单，需业务部门经办人员及领导签字确认，由门卫查验放行。以上所属不得掺杂我公司所属的任何物资。5.6退货附件：①、质检不合格拒收物料，物流未入库，出门附件中需体现拒收物料的《交货记录单》②、质检不合格物料，物流已入库附件中应体现物流开具的手工或打印的《不合格品退货结算单》的完整材料，门卫检查单据手续完备、印章齐全、单实相符后可予放行。③、供应商未携带《交货记录单》或所送物料非我公司所属，物流拒收后，开具说明材料，作为出门时附件。5.7突发或不可预知的物资、供应商临时申请其器具出门时，可采用纸质版出门证。5.8本制度由综合管理部修订，从201*年

7、*月*日起执行。6原则对出厂物资的管理坚持“严谨第一，兼顾效率”的原则。7记录保存7.1纸质出门证由公司统一格式要求印制、由部门领用、物流保管。7.2业务需求部门、财务、保卫部门应整理保管好有关单据，保卫部至少保存6个月以上，业务部门至少保存1年以上，财务人员按会计档案规定年限保管。8考核8.1对不按规定办理出厂手续，未造成损失的，对有关责任人负激励100元。8.2对不按规定办理出厂手续，造成损失的，由有关责任人负责全额赔偿。8.3对弄虚作假谎