关于物资采购的规定及流程(已发).doc

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1、鄂尔多斯市明杰物业服务有限公司关于公司物资采购的规定及流程一、目的为了提高公司采购效率、明确岗位职责、确保采购各种物资按其规定的流程执行，保证采购物资高质量、入库及时性、报帐准时性，有效降低采购成本，满足各项目的具体情况及物资品质的需求，做到质优价廉，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制管理办法。二、适用范围本规定适用于公司及项目部。三、物资材料定义及分类是指为业主提供维修、管理和服务所需要的各种材料。分类：1、工程物资（工程部所需消耗性物料）2、5鄂尔多斯市明杰物业服务有限公司低

2、值易耗品是从事物业管理活动中不可缺少的劳动资料，但必须是单位价值一般不超过规定的限额，或者其可使用年限不超过一年的。由于价值比较低，又容易损耗，因此，在核算和管理上，要与同是劳动资料的固定资产区别开来。其经使用后的损耗价值，采用摊销的办法，一次或分次平均摊销。3、低值易耗品的品种、规格繁多，用途又不相同，为便于管理与核算，可按其用途进行分类。一般可分为以下几类：（1）一般工具。一般工具指在管理服务工作中时用的工具，如工具、夹具、手推车，以及材料的容器和各种辅助工具等。（2）管理用具。管理用具指在

3、管理工作中使用的各种办公桌、椅、橱、柜、电风扇、计算器等。（3）劳保用品。劳动防护用品指为了安全服务发给个人，由使用人保管的劳防用品，如工作服、鞋、帽等。（4）仪表。仪表指不能作为机器上附属设备的各种仪表，如万用电表、安培表等。（5）其他。其他指不属于以上各类的低值易耗品如清洁卫生用品等。四、采购及报账管理流程1、采购款预付款、物资款流程业务员在进行物资采购时，必须提前制定采购计划并申请物资采购款。采购款预付款总价值在500元以上（含500元）的原则上由公司采购统一购买，对于图克项目临时急用的可

4、打电话申请购买后补手续。5鄂尔多斯市明杰物业服务有限公司（1）各项目处在每月20号提出下月物料申购清单，并由所管项目负责人签字，报公司总经办与财务部审核后送总经理审批，统一购买。（2）采购员将单品值在200元以上或同一品类商品成批价值在1000元以上的材料必须进行三方询价，申购物资注明供应商的名称、规格、品牌、数量、联系电话、采购价格且提供物资询价单。（3）审批同意后由采购员与供货单位签属合同进行采购，将合同原件及申请物资计划单及询价表交财务备案，以备在付款时进行审核。总价值在500元以下物资可

5、由项目处自行购买，但价格必须报总经办审批。（4）对于公司统一采购物资的由公司财务部付款。①供货单位持我公司入库单、库管签字后的随货同行清单、发票到公司财务走付款流程。②对于项目部自行采购物资的，先垫付后回公司走付款流程。2、应急物资的采购（1）如出现特殊情况，需向总经办提书面应急物资采购申请，审批通过并经总经办进行询价后采购；（2）5鄂尔多斯市明杰物业服务有限公司采购员根据急购申请办理入库及报销手续，保管员根据入库单登记保管账。3、帐报管理采购在购买完物资必须在每周五回公司办理物资采购款报账手续

6、，对一周之内不报帐的，对采购员处以50—100元罚款，并在当月考核中扣除。超过一周仍未报帐的，按物资采购总额的1%加扣。如遇特殊情况必须向财务部相关负责人说明报账延迟原因。五、物资入库流程1、保管根据随货同行单、采购清单复印件清点货物，验收其质量是否符合采购要求，规格型号是否正确，对不符合采购要求的一律拒收；2、对于实收数量小于随货同行单的，在随货同行单上要签收大写实收数量，库管签字。3、对物流配发的物资，采用谁订货谁签收，事后由库管验收入库。4、当货到手续未到时，保管应先清点数量估价入库，直到

7、发票来时再将原始估价原数冲回，重新办法入库手续；若无法估价的先点清数量入库，入库单当天转财务，相关责任人尽快办理手续入账；5、5鄂尔多斯市明杰物业服务有限公司入库单一式三联，第一联存根联，第二联财务记账联，第三联库管留存，送货人员签字，库管签字和随货同行单一并按财务报销流程报账。6、库管员根据仓库留存联登记保管明细账。六、公司物料出库流程1、每个部门应指领料人，领料人去库房开出库单，领料单上由领料人、保管签字；2、库管应当日将所有出库单财务记账联转财务；3、对于项目处与项目处互调物资材料，应有调

8、拔单，调拔单一式三份，调出项目处留存一份，调入项目处保管留一份；转财务一份，调拔单需发货人、收货人、同意人签字。七、注意事项如发现无计划、无申请自行采购，凡无采购申请的物资，财务部一律不予报销。鄂尔多斯市明杰物业服务有限公司2013年3月18日5