关于对高校档案数字化建设的思考.doc

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1、关于对高校档案数字化建设的思考关丁对高校档案数字化建设的思考【摘耍】随着信息化和网络的发展，传统的档案管理方式已经不能适应高校的发展。传统的纸质档案的保存和维护难度较大，浪费大量的人力和物力资源，且不利于资源共享，而数字化档案能够解决这些问题，高校需要加强档案数字化的建设，提高高校档案管理水平。目前高校档案数字化建设尚存在一些问题，本文通过分析高校档案数字化建设的现状，提出了几点促进高校档案数字化建设的措施，希望对高校档案管理人员有所帮助。【关键词】高校；档案数字化；电子档案【中图分类号1G250.76【文献

2、标识码】A【文章编号11672-5158(2013)01-0341-021、刖吕随着信息时代的发展，计算机网络技术的普及，高校档案数字化已成为档案管理的必然趋势。纸质档案目前也多是以电子形式生成,管理需耍一定的空间，检索复杂，浪费大量的人力和资源。档案数字化能够使档案信息长期保存，出错率低，便于检索和资源共享，大大提高利用率。因此，高校的档案管理工作要加强档案数字化的建设,建立完善的档案管理系统，提高档案管理水平。2、高校档案数字化的意义纸质档案管理由于检索不便，其主要工作仅仅是收发、保存和查阅，利用率较低，

3、不能充分发挥档案资源的价值。随着计算机使用的普遍，纸质档案由原来人工变为电子形成，提高了档案形成的速度,缩短了档案收发、传递、归档等的时间，同时提高了准确性，减少了纸质档案所造成的人力、物力、财力的浪费。随着计算机和网络技术的广泛的使用，校园网络建设逐渐完善，这为档案的数字化提供了良好的基础。由于高校档案设计的内容繁多，且人员流动频繁，传统的纸质档案更新速度较慢，不能及时反映当前情况，而通过建设数字化档案，能够快速及时地更新档案资料，并能便捷地实现共享，使高校中的人员随时了解动态。同吋，目前国家档案局对于档案

4、数字化建立和完善十分重视，高校档案数字化势在必行。3、高校档案数字化现状3.1档案实体保存不完善由于传统纸质档案管理沿用时间交长，对档案进行数字化，首先需要将档案实体数字化，当纸质档案受到吋间和温度、湿度等因素的影响，纸张逐渐变脆，字迹不清，且受到火灾的威胁，为了做好档案的防火防潮工作，需投入一定的维护成本。由于纸质档案需要一定的空间，在进行档案整理时，可能会造成一些资料的丢失，同时，随着时间的流逝，保留的纸质档案也会存在一些信息的缺失。在建立高效档案数字化时，由于档案实体的缺失，导致数字化档案信息不健全。3

5、.2档案管理人员素质较低一般高校对于档案管理工作的重视程度较低，普遍认为档案管理只是收发、管理档案的简单工作，在选择档案管理工作人员时，要求较低，很多人员都是由其他T作岗位中剩余的闲散人员充当，同时，经常在其他工作较忙时，档案管理人员就会被调去做其他T作，导致档案管理人员的专业水平和综合索质普遍较低，而且人员史新较慢。而档案数字化除了需要管理人员具备档案管理的专业知识外，还要具有相关的计算机技术，高校中现有的档案管理人员一般不具备这些条件，学校由于对档案管理工作的不重视，也忽略了对管理人员专业知识和技能的培训

6、，技术水平落后，不能满足档案管理工作发展的需求。3.3电子文件管理缺失目前档案数字化建设处于初步阶段，缺乏对于电子文件管理工作的相关规定，监管不到位，在收集、保存电子文件的过程中，没有设立专人监督，这就为电子文件的流失带来了隐患。现在虽然档案数字化逐渐建立，但纸质档案管理仍占有很大的比重，不能完全实现档案的同步数字化，电子文件的完整性和真实性也就无法保证。档案数字化的管理制度缺乏，导致管理电子文件T作不能收到严格的监督管理,文件流失现象严重。在进行档案数字化规划时，对于电子文件的格式也没有统一的规定，数字化的

7、技术水平和质量较低，不利于档案数字化建设的长远发展。3.4基础设施落后档案数字化需要相应的人员和设备支撐，如计算机、扫描仪、网络、相关软件，以及专业的管理人员和技术人员，这需要一定的资金投入。然而目前高校对于档案数字化建立没有引起足够的重视，资金投入不足，基础设施相对落后，不能满足档案数字化的基本要求，且人员不足，没有高专业水平的技术人员。健全的基础设施是实现档案数字化的基本，而高校本身的资金有限，这也是阻碍高校档案数字化建设最主要的影响因素。4、促进高校档案数字化建设措施4.1提高重视加强高校档案数字化建设

8、，首先需要提高高校对档案管理工作的重视，改变原有的观念。档案记录了高校的发展过程，具有很大的历史价值，同吋为高校的发展提供依据，而传统的纸质档案受到吋间的影响，逐渐变脆，较为久远的档案保存难度较大，且受到气候、潮湿和火灾的威胁，管理困难，建立数字化档案能够解决这些问题。档案数字化档案除了能够长期保存档案之外，同时能够节省空间，加快档案资料传递速度，便于资源共享。认识到档案数字化建设的重要性,将档案管