XX化妆品有限公司文件和资料管理(7)(1).doc

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1、XX化妆品有限公司文件和资料管理1.目的本规程对公司文件的分类、编写、更改、审核、批准、发放、作废、文件编号的申请、记录管理等进行了规定，确保公司所有文件都受控，各部门及各岗位都使用文件的有效版本，并在实际工作中有效实施。2.适用范围本规程适用于公司各部门及所有文件和资料的管理。3.术语和定义参见ISO9000:2000之规定。4.职责4.1各部门按职能负责行使文件和资料的归口管理工作，总经理办公室负责对各部门的文件管理进行指导和监督；各部门负责所起草文件和资料的统一标识、协调、发放、回收、销毁等控制工作；4

2、.2各部门按其主管业务范围负责有关公司文件的编写/审核/批准，负责贯彻执行批准发布的文件；4.3各部门负责本部门记录表格的审核、批准和发放；4.4各部门负责对本部门持有文件进行有效管理并保证其有效实施；4.5各部门应密切关注文件的执行情况和反馈信息并及时组织修改；4.6全员执行过程中发现文件存在问题时，应及时填写信息反馈表交其部门负责人审阅后，由其传送文件编制的责任部门。5.工作程序5.1文件的分类5.1.1一级文件：质量手册；5.1.2二级文件：程序文件；5.1.3三级文件：作业指导书；5.1.4记录表格5

3、.1.5规范、标准5.1.5.1公司内部技术标准a.包装材料检验标准（包括包装材料通用标准、包装物料产品标准等）；b.化工原、辅料检验标准；c.成品质量标准/产品内控标准；d.已备案的企业标准；e.工艺技术文件；f.引用国家、行业或其它标准，目前正作为公司产品的执行标准；g.国家强制执行的有关标准；5.1.5.2公司外部参考标准（包括可收集到的国际、国内先进标准，同行企业标准等）；5.1.6顾客提供的文件和资料（包括图样）5.1.7法律、法规（包括产品质量法、消费者权益保护法等）。5.1.8公司内部各项管理规

4、范、制度5.1.9公司内部各部门之间、与公司外部之间的发出公文。其中5.1.1-5.1.9所描述的文件为受控文件。5.2文件的编写、审核和批准保密文件，未经许可，不得翻录！共7页之第7页5.2.1文件的编写5.2.1.1品质/技术部组织编写《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《作业指导书管理规程》、《表格管理规程》，对文件编写的格式、文件内容要求及表格格式等进行规定，并下发到各职能部门，同时组织各部门指定的文件编写人员学习以上文件。5.2.1.2各部门按照《质量手册管理规程》、《程序文件管理规程》、《

5、作业指导书管理规程》、《记录表格管理规程》及本规程的相关规定进行文件编写工作和表格的设制，编写人员应熟悉ISO9001：2000标准要求和本文件所规定的内容，对所编写的文件的全面性、准确性、符合性、适用性和有效性负责；5.2.1.3对5.1.5.1所规定的公司内部技术标准由品质/技术部组织编写《技术文件管理规程》（或分别制定《标准管理规程》、《工艺管理规程》、《配方管理规程》等技术文件），由品质/技术部按照本规程进行相应文件的编写工作。5.2.1.4各部门依据工作需要按照公司制定的模版，自行进行日常公文的起草

6、、审核、批准和传递工作。5.2.2文件审核5.2.2.1《质量手册》由管理者代表审核；程序文件、管理规范由各责任部门经理审核；作业指导书由各部门业务负责人审核；公司内部技术标准由品质/技术部负责人审核；审核人对所审定的文件（包括所涉及的表格）进行签名确认，同时要签具审核日期；5.2.2.2审核人对文件的有效性、适用性、系统性负责；5.2.2.3当文件涉及多个部门执行时，由文件编写部门组织相关部门对文件内容进行会审，会审人员对审定通过的文件进行签名确认并签具会审日期；5.2.3文件批准5.2.3.1《质量手册》

7、由总经理批准；程序文件、管理规范由总经理/管理者代表批准；作业指导书由各部门负责人批准；公司内部技术标准由管理者代表或指定人员批准；表格随文件的类别所规定的权限进行批准，如涉及程序文件、管理规范的表格则由总经理/管理者代表批准，以此类推。5.2.3.2批准人对文件所涉及的资源配置需要增加给予有效支持，对文件的可操作性及有效性负责。5.2.3.3公司所有质量体系文件必须按照5.2.3.1的规定进行批准，然后到品质/技术部备案后才能下发实施；5.2.3.4所有文件经规定的权限批准时，批准人必须签署本人姓名和批准日

8、期，否则视为无效文件，执行部门有权拒绝执行。5.3文件标识文件标识的内容包括文件编号、受控状态及文件的有效性标识，以上所有标识对该文件而言都是唯一的。5.3.1文件编号5.3.1.1公司内部通用标准和产品标准编号格式为：Q/BBXXX-YYYY其中：lQ-企业内部标准代号BB-公司代码：GL—xx化妆品有限公司（广州工厂）SL—xx化妆品有限公司（汕头工厂）LC—xx化妆品有限公司（广州工厂和汕头工