Word表格怎么计算Word表格计算方法介绍.doc

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1、Word表格怎么计算Word表格计算方法介绍  年终岁尾,用Word写总结、做计划是必不可少的项目。在总结汇报文稿中,常常会遇到需要插入简单的表格的情况。但Word表格不像Excel那样擅长于表格计算,以至于不少人以为Word表格只能填写无法计算,因而在需要表格计算的时候,总是先在Excel中做好,然后导入或选择性粘贴过来。但实际上,Word也天生具有计算的本领。下面就以一个总结中用到的简单实例加以说明。  在公司的年终总结当中,部门领导要在报告中插入一张本部门各小组全年4个季度完成任务数量统计的简单表格(图1)。表格中每个小组所在的一行最后一个单元格,要计算出该小组全

2、年4个季度的任务量小计;表格最下面的前4列要计算出本部门每个季度的任务量汇总;而最后一个单元格(也就是右下角的单元格),要计算出本部门全年完成的任务量。    首先我们计算第一组的全年任务量。将光标打到第一组的最后空白单元格内,然后依次选择“表格工具”菜单下的“布局→数据→公式”项(图2)。在接下来弹出的公式窗口中,可采用默认的公式“=SUM(LEFT)”,表示统计左端(LEFT)的数据之和,此外也可以输入公式“=SUM(B2:E2)”要明示单元格位置范围的方式来代替,公式输入之后按“确定”按钮(图3)。之后我们会看到,在“累计”一格中,已经自动计算出了第一组4个季度的

3、任务量之和。随后,我们用相同的方法,可以计算出其他4个组的全年任务之和(图4)。        接下来,需要计算第一季度5个组的完成任务总量。先将光标点击到“汇总”一行的第一个空白单元格中,同样依次选择“表格工具”菜单下的“布局→数据→公式”项,这次在公式窗口中,要采用公式“=SUM(ABOVE)”,表示统计上方(ABOVE)的数据之和。点击“确定”按钮进行统计(图5)。随后上面5个单元格中的数据之和便出现在了汇总单元格中。同样地,对后三个季度的部门工作任务进行统计,获得如图所示的汇总结果(图6)。      接下来,要对本部门全年的任务量进行汇总。我们首先可以利用先前

4、计算出的各季度的汇总数进行二次汇总,也就是说在右下角单元格中对左侧的4个数据进行SUM(LEFT)汇总,获得一个全年汇总数据。为了验证汇总的正确性,我们还可以利用右下角单元格对上面单元格中的5个数进行SUM(ABOVE)汇总。如果两次计算出的结果完全吻合,那么说明整个表格的汇总是正确的。我们将这种利用双向验证的方法计算的过程称之为“围账”,也就是数据能“自圆其说”,左右上下得到印证了,就说明计算正确了(图7)。这样,最终就获得了一张可以在报告中正确利用的简要数据汇总表。    扩展阅读:  在实际的计算过程当中,有时我们需要了解截止到目前小组的全体任务累积量。如果在当前

5、最后一列的单元格的计算结果当中,不但要求包含本组全年4个季度的任务量,还要包含上面各组全年的任务量,也就是说计算本部门全年截止到本组的总任务量,先不考虑后面各组的任务量,这时该如何统计呢?我们会用到Word统计函数的一个更高级用法,即将两个参数合起来使用。例如,在计算到第四组的累积量时,想看看截止到目前这个组全年本部门完成的总量,这时就不但要将本组全年的量算进去,还要将第一组到第三组的小计结果累计进来。这时,只需在第四组的最后一个单元格中使用公式“=SUM(LEFT,ABOVE)”即可实现临时汇总的目的(图8)。    参数连用还可以用作单元格上方和下方联合求和,公式为

6、“=SUM(ABOVE,BELOW)”;单元格左侧和右侧联合求和,公式为“=SUM(LEFT,RIGHT)”;单元格右侧和上方联合求和,公式为“=SUM(RIGHT,ABOVE)”;单元格左侧和下方联合求和,公式为“=SUM(LEFT,BELOW)”;单元格右侧和下方联合求和,公式为“=SUM(RIGHT,BELOW)”。  Word中这4个参数的联合用法不仅仅是用SUM函数求和所单独使用,它们同样适用于AVERAGE(平均数)、COUNT(计数)、MAX(最大数)、MIN(最小数)、PRODUCT(乘积)等常用函数。在实际生产或业务执行过程中,大家可以灵活结合上述方法

7、和本行业本部门的实际情况,灵活套用。

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