如何成功举办一场专业性会议.doc

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1、如何成功举办一场专业性会议？说到活动举办，我们很多人都有举办家庭聚会，学校团体活动，婚礼活动，生日晚宴的丰富经验，众所周知活动的成功举办,不仅需要事前的周密计划，还需要面对不同的群体，协商解决各种复杂的问题.对于大型的专业性的会议活动的成功举办,就面临更多的挑战,面对更为复杂的问题.今天我们就一起分享如何一步一步来保证一场会议活动的举行.一般来说一场会议活动的成功举办,分为以下四个步骤:1.前期筹备，2.宣传推广，3.规划落实，4.报道宣传.一、前期筹备：在正式举办一场活动之前，我们需要进行周密的思考以及策划.思考这场活动举办的目标是什么？是为了分享，还是为了拓

2、展人脉，或者是进行产品的宣传.这场活动属于什么类型？活动的参与人员应该邀请哪些？为什么要邀请他们？他们为什么会来？特别是对于一场重要的专业性峰会，参会人员的邀请显得尤为重要.在明确活动目标以及活动参与者后，接下来重要环节就是邀请演讲嘉宾了,这个对于组织者来说是个头疼的问题,既要考虑该演讲者在行业中的影响力，同时也需要如何能够吸引他们来？接下来，考虑活动的候选地点？活动要在会议中心还是酒店宴会厅举行？这些也都是根据会议活动的类型以及会议活动目标来进行思考.特别强调的是如果条件允许，在规划阶段应前往举办地点考察，并且尽可能的考虑周全.紧急情况的B计划设定等等.会议的

3、布置也是个重要环节,在布置的时候结合举办的地点的如何有创意，以及营造出行业专业性,.从而有利于更好实现活动的目标.        另外，还需要思考活动流程，起草临时议程。你需要为整个活动起草详细的时间表，将其细分为多个环节，包括注册、开场、演讲者发言和观众问答。紧紧的围绕会议的主题以及目标来进行.这也就是上面提到的对于邀请演讲嘉宾的重要性.在时间允许的情况下，尽可能的与演讲者确定流程以及演讲内容的时间.考虑到大多数活动都不可能完全按照计划进行，一定要留出缓冲的时间。        准备一场活动的最后一步是制定预算。按照我的经验，预算应尽量保守——将成本略微估高，

4、但将预计收入略微估低。这一小策略将降低你在财务预期方面的压力，给予你足够的缓冲空间将所有偶然事件和突发状况都考虑在内。制定预算时需要考虑到各类成本，包括会议地点租赁费用、活动现场支持人员费用、餐饮费用。另外，预期的收入包括门票销售和潜在赞助费。最终能计算出本场活动的净收入或净支出。二、宣传推广        完成活动地点确认、演讲者邀请和预算编制之后，是时候将重点转向参与者。你可以再次参考目标陈述，并从参会者的角度思考：如果你是参会者，希望从本次活动中获得什么？        要拟定一个足够抓人眼球的主题。比如，今年十月，2018（第五届）燃料电池汽车技术产业发

5、展高峰论坛.这样一个具有十分明显的行业特性,并且通过会议标题就可以了解到会议内容.让该行业的参与者更加的精准.也让参与者在心理已经有一个预期.        每一场专业性质的活动都需要专门的网页或者至少一份可于广告发布和在线推广的电子海报。一个优秀的网页或者是海报需简明扼要，但应包括以下关键信息：1.活动内容：标题、宗旨、演讲者姓名／头衔、入场费、注册信息及二维码以供扫描获取更多信息。2.视觉辅具：找一张照片或者是制作出美观切题的视觉图案。一个秘诀就是插入包含人的照片，这样一来，人们就可以想象自己参与时的场景，从而激发共鸣，而不仅是一个冷冰冰的标志。      

6、  完成这一工作后，便可以进行活动推广。推广方式多种多样：电子邮件、社交媒体以及传统的口头宣传模式！群发邮件是有效的工具，但是最好能更有针对性。“每一个人都希望自己独一无二，不仅是一串名单中的一个号码，”如果条件允许，“应发送个性化的邀请函，在开头直呼收件人的名字，略掉姓氏，亲切友好地问候他/她。”使得被邀请者感觉到被尊重.        除了电子邮件，社交媒体也是一个强大的工具，可以用于传播即将举办的活动信息。可以将海报或是活动网页链接发布在个人的微信朋友圈，向好友推荐或在相关的群组中分享。领英、Facebook在美国和中国以及全球也都是非常强大的工具。三、项

7、目落实及流程        所有的准备工作完成之后，终于到了活动举办日！在参与者到达之前，一定要保证场所内的布置全部完成，并且能够容纳所有参会者。打开投影仪、测试麦克风并保证室内温度舒适宜人。努力为参会者和演讲者营造出有吸引力的与会环境。        最早的宾客可能在活动开始前30分钟就抵达，要做好接受注册、付款和开具收据和发票的准备工作。即使参与者已经在线注册并支付费用，也要作好至少10%的人员无法出席的准备。同时，也可能有人并未在线注册，却临时出现在会议室门口，表示希望参加。        参会者注册入场后，应为其提供食物或饮品，至少准备一些饮用水(热水和

8、冷水)。