化繁为简的小方法课件.ppt

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1、化繁為簡的小方法金利精密工業股份有限公司QA彙整傅勝東2004.04.29讓工作變簡單的10種方法我到底在忙些什麼呢？我從早忙到晚???????但是沒有一件事情是完成的!!!殘念!!遺憾!我這麼的拚命結果卻是白忙一場,沒有什麼成果!!!!你是否“”心有戚戚焉“”為何“忙”“盲”亂???我到底在忙些什麼呢？你的忙亂不是因為工作太多而是因為沒有重點、目標不清楚所以才讓工作變得愈來愈複雜時間愈來愈不夠用。大家的一天都有1440分鐘你ㄧ天中能完成多少的工作？在資訊龐雜、速度加快的職場環境，我們必須在愈來愈少的時間內完成愈來愈多的事情。在如今愈趨複雜與緊湊的工作步調中「

2、保持簡單」是最好的應對原則。「簡單」來自於清楚的目標與方向，你知道自己該做哪些事、不該做哪些事。追求簡單解決效率低落問題現代人工作變得複雜而沒有效率的最重要原因就是「缺乏焦點」。因為不清楚目標，浪費時間重複做同樣的事情或是不必要的事情；遺漏了關鍵的訊息，浪費太多時間在不重要的訊息上抓不到重點，必須反覆溝通同樣的一件事情。趕快找到目標!!不要做盲劍客了!!簡單工作的不二法門少做一些，不是要你把事情推給別人或是逃避責任，而是當你焦點集中、很清楚自己該做哪些事情時，自然就能花更少的力氣，得到更好的結果，」換句話說:目標清楚掌握重點做好溝通是簡單工作的不二法門10種最實

3、用的簡單工作的方法1.問清楚工作的目標與要求，可避免重複作業與減少錯誤的機會通常的情況是，你不知道自己應該做什麼這個目標對你的工作會有什麼樣的影響？這個目標對你的意義是什麼？當你釐清了問題後，再開始工作。你可以問：「我的工作目標應該做出哪些調整？是否有必要改變現在的工作式？」可否建議我，要從哪個地方開始？應該注意哪些事情，避免影響目標的達成有哪些可用的工具與資源10種最實用的簡單工作的方法2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續1)拒絕別人的要求似乎是一件困難的事情，你總是擔心：‧會不會因此丟了工作？‧我和同事之間的友誼是否就此結束？‧老闆有

4、可能接受嗎？拒絕的技巧是非常重要的職場溝通能力你最清楚自己的工作情況，你必須對自己負責管理自己的時間與工作，不應讓別人的額外要求讓自己陷入忙亂的局面10種最實用的簡單工作的方法2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續2)答應對方的要求時，應該先問問自己：「我想要做什麼？或是不想要做什麼？什麼對我才是最好的？」你必須考慮，如果答應了對方的要求是否會影響既有的工作進度，而且因為你的拖延而影響到其他人？而如果你答應了，是否真的可以達到對方要求的目標？10種最實用的簡單工作的方法2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續3)對比較熟識的同事、朋友，

5、或是完全不相的人最好是直接了當的說：「抱歉，幫不上忙，」或是「現在真的很忙，抽不出時間。」不要多費唇舌，不需要解釋一堆的理由，只要簡單的一兩句話就以而且必須在當下直接回絕，不要拖延一兩天才說出你的決定。不要考慮太多，寶貴的時間應該花費在以下提到的另一種情況。10種最實用的簡單工作的方法2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續4)是面對客戶或是比較不熟識的其他部門同事，就應該採取比較間接委婉的方法。要考慮的問題是：要如何回應才能維持更好的關係建立未來合作的基礎你要說明為何無法答應的原因，並表示你的歉意。最重要的是幫助對方找到另一個更好的解決方法有沒

6、有可能找到其他人幫忙。讓對方覺得你不是在推卸責任是真的想幫助他解決問題。10種最實用的簡單工作的方法2.懂得拒絕別人不讓額外的要求擾亂自己的工作進度(續5)這時候的回答不再是「是」與「否」而已而是溝通與對話的過程。你不是拒絕對方而是與對方溝通解決的方法。溝通的過程也讓對方瞭解你實際工作況而不會無緣無故的一再找上你請求你的幫忙。10種最實用的簡單工作的方法3.主動提醒老闆排定優先順序可大幅減輕工作負擔(續1)「手邊的工作都已經做不完了，又丟給我一堆的工作，實在是沒道理。」有沒有可能問題是出在你自己身上？有沒有適當的反應真實的情況？如果你不說出來，老闆會以為你有時

7、間做這麼多的事情。他也有可能早就忘記之前已經交待你很多的工作。老闆其實是需要被提醒的。忘記不是你的專利!10種最實用的簡單工作的方法3.主動提醒老闆排定優先順序可大幅減輕工作負擔(續2)主動的幫助老闆訂出工作的優先順序。你不是不做，凡事有先有後。你可以事先衡量哪些工作可以為公司帶來最大的效益，必須優先處理。然後列出手中有哪些工作正在進行需要哪些支援才能在期限內完成。10種最實用的簡單工作的方法3.主動提醒老闆排定優先順序可大幅減輕工作負擔(續3)可以問:「未來幾天或幾星期內須先達成哪些目標？」或是直接告訴他：「我已經先排定未來幾天應該要優先完成的工作項目，想聽聽

8、他的建議？」把短期內應該