利用CSV格式将新生数据录入ILASII的快捷方法-论文.pdf

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1、科技情报开发与经济SCI-TECHINFORMATIONDEVELOPMENT＆ECONOMY2015年第25卷第l2期文章编号：1005—6033(2015)12—0148—02收稿日期：2015—04—30利用CSV格式将新生数据录入ILASII的快捷方法李金(榆林学院图书馆，陕西榆林，719000)摘要：介绍了高校图书馆目前常用的两种新生数据录入ILASII系统的方法，分析了这两种方法存在的问题，提出了利用CSV格式将新生数据录入ILAS的快捷方法。关键词：CSV格式；ILASII系统；新生数据；图书馆中图分类号：G250．7

2、1文献标识码：A对高校图书馆来说，每年的秋季新生入学后都有一项非常2．2进行字段替换重要而且紧迫的工作，那就是将新生数据录入图书馆ILASIIv2．0将原始字段按照ILAS系统中要求的读者信息字段进行替系统(以下简称ILAS)，之后才能为新生办理图书借阅证。借阅证换，替换后的字段如表1所示。是新生进入图书馆的凭证，有了借阅证，他们才可以在图书馆自表1字段替换表由进出，畅游图书的海洋。榆林学院每年有进校新生约3000人，原始字段ILAS定长字段而如何将这3000多人的数据快速便捷地录入图书馆ILAS系姓名姓名统，而且不能有误，这对数据

3、录入操作有非常高的要求。性别性别学院名称院系1录入新生数据的两种方法和存在的问题学号学号班级名称工作单位做过新生数据录入工作的教师都知道，新生数据录入ILAS学制文化程度最大的难点在于字段长度和字段间偏移位置的设置。在张建娥专业专业的《应用ILAS实现读者借阅证的批处理》文章中，给出了一张完身份证号身份证号整的新生定长记录长度表『1]，按照这张表中的字段长度和偏移位置进行设置，可以将新生数据录入到ILAS中去。但这种方法此外，在这一步骤中，将“新生数据．xls”表中的性别“男”全部的缺点在于设置过于繁琐，容易出错；如果需要新加入一条

4、字替换为“M”，而“女”全部替换为“F”，以便ILAS系统识别。段，又必须进行字段长度和偏移位置的计算，扩展性不强。2．3补充“密码”和“其他编号”两个字段贡维才在他的文章《ILAS图书管理系统批量导人读者数据教务处的名单中没有“密码”和“其他编号”两个字段，而的两种方法》中，介绍了另一种较为简便的方法——利用pm格ILAS系统需要有这两个字段，因此在字段表中添加这两个字段，式。pm是一种带格式文本文件(空格分隔)的文件格式，这种格添加后总的字段数为10个。式的文件可以简化数据录入ILAS的步骤——在Excel里处理好2．4将新生名

5、单按文化程度进行筛选的数据，可以直接另存为定长数据，而不需要再导入到Access里新建3个文件夹，分别命名为本科、专科和专升本。在“新生处理为定长数据[2]。但这种方法仍然需要计算字段长度和偏移数据．xls”文件中进行筛选操作，分别按照本科、专科和专升本进位置，也不是最理想的数据录入方法。行3次筛选，将对应的每一次的结果另存为)【ls文件，保存到相笔者在长期的实践工作中发现了一种快捷方法——利用应的文件夹中。由于学制不一样，其新生所属流通类型也不同，CSV逗号分隔格式录入新生数据，能够大大简化工作流程，而且这里需要将新生按照文化程度

6、筛选为3类，便于进行数据录入。准确率极高。2．5将xls文件转换为CSV文件以2014级新生专科数据为例，介绍新生数据录入的快捷方2利用CSV格式将新生数据录入ILAS的方法法。打开“新生数据专科．xls”文件，去掉第一行的表头。如图1“新笔者以2014年榆林学院新生数据录入ILAS流程为例，介生数据专科．xls”文件所示，即去掉学号、姓名、性别、院系、专业、绍利用CSV格式将新生数据录入ILAS的快捷方法。工作单位、身份证号、文化程度、密码和其他编号这一行。2．1获取新生数据将去掉表头的xls文件另存为CSV类型的文件。具体方法笔

7、者从教务处获取新生名单，名单的格式为xls，要求新生名为：“文件”一“另存为”一“保存类型”一“选择”一“CSV(逗号分单中必须包含有姓名、性别、学院名称、学号、班级名称、学制、专隔)”一“保存”。保存生成的CSV文件可以用写字板打开查看，可业、身份证号这8个字段，然后将获得的新生名单文件命名为以看到已经将xls文件的内容用逗号进行了分隔，如图2“新生数“新生数据．xls”。据专科．CSV”文件所示。】48