煤炭档案立卷归档制度.doc

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1、煤炭档案立卷归档制度为了齐全、完善、准确、系统管理本单位各种门类、各种载休档案，使档案管理走上制度化、规范化、现代化，为本单位各项工作服务，依据有关业务规范，结合实际制定本制度。一、归档范围    凡本公司各项工作活动中产生和形成的各种门类、不同载体的具有参考利用价值和保存价值的文件材料均属归档范围，由各部门或业务部门档案网络员进行整理、立卷，并按时向档案室移交归档，集中保管和提供利用。    二、归档时间    按国家档案局和有关专业主管部门制定颁发的规定执行。    1、党群类档案、行政类档案、经营类档案和生产技

2、术类档案，由各文书部门或业务部门整理立卷，组成保管单位，由职能部门负责人审定后，于按月或季、年终前向本企业档案部门移交，集中管理。移交人和接收人要根据移交目录清点、核对，并认真履行移交手续。    2、基建类档案，在工程项目竣工验收后或告一段落时，由具体承办人和本企业档案网络员将应归档的文件材料、图纸等整理立卷，由项目负责人审定后，移交档案部门及时归档。    3、设备仪器类档案，在开箱验收或安装、调试后向档案部门归档。    4、会计类档案，在会计年度终了后，由财务部门按照归档要求整理立卷完毕，可在财务部门保管一年

3、，隔一年后的六月底前归档。    5、干部职工劳资类档案，在使用完毕后，及时归档。    6、声像类档案，照片底片档案，在冲洗加工后，经整理并书写文字说明由形成部门立卷归档，或随反映同一内容的其他载体文件材料一起归档；录音带、录像带在项目活动结束后及时归档。    7、电子类档案，监控类、视频类逻辑上归档要实（随）时完成归档工作，便于调阅。    8、荣誉实物类档案，其荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌等，在授奖后及时归档；其他实物在使用完毕后归档。    三、归档要求    归档案卷质量的总体要求是：遵循文件材料形成

4、的自然规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和查阅利用。具体要求如下：    1、归档文件齐全、完整、准确、系统。归档文件材料的门类和载体、形式和内容、份数与页数均应齐全完整，科技文件材料包括文字和图表应与实物相符，做到准确、系统，保持成套性、整体性。已破损的文件材料要经过修整，字迹模糊或褪变的文件材料要附有复印件或作耐久性处理。    2、科学分类，合理组卷。党群档案、行政档案、经营档案、生产技术档案，按照国家档案局《归档文件整理规则》和山西省档案局《山西省<归档文件整理规则>实施细则》的业务规

5、范，以件为保管单位整理，其它各类档案，按照国家和省档案局相关业务规范组卷。    3、保管期限，划分准确。经过鉴定，区分不同价值，将文 件材料区分为永久、定期（长期、短期），不同保管期限的文件材料不得混合组卷。    4、卷内文件，排列有序。归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。党群档案、行政档案、经营档案、生产技术档案，按照事由结合时间排列，其它门类档案按照相关业务档案规范排序。要保持文件之间的有机联系，相应的组合文件，正本在前定稿在后，正件在前附件在后，批复件在前请示件在后，原件在前复印件在后，批转文件在前

6、被转发文件在后，文电组合为一卷。    5、文件标题，简明确切。案卷题名要准确揭示卷内文件的内容和形式特征，一般由责任者、问题、名称三部分组成，科技档案的案卷题名，包括项目名称或代字代号及其结构、阶段的名称等，以件为保管单位的题名，采用原文标题，原文没有标题或标题不规范的另拟题名并加“[ ]”号。    6、编制目录，填写备考表。按照相关档案业务规范，编制相关目录，其中时间（日期）以8位阿拉伯数字标识年月日，责任者和时间不清楚的要考察清楚。卷内文件有需要说明的问题，应填写在“备考表”上，并由立卷人（整理人）和检查人签

7、章。    7、案卷装订，整齐规范。案卷装订前，要另加封面、封底，去掉金属物，用三孔一线或缝纫等方法左侧装订，已成册的文件材料和报表、图册要保持原册封。    8、排列编号，按时移交。案卷组好后，按不同门类、不同保管期限分别排列编号，连同“归档文件目录”、“案卷目录”、“分类目录”、“全引目录”，按规定时间移交，并办理交接手续。    9、本公司各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。新型文件材料归档份数按有关规定执行，如磁性载体文件归档一式两份