会议基本服务与流程.ppt

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1、会议基本服务与流程什么是会议服务？会议服务是指会场有一些从事现场服务的工作人员，通常被称为“会议官员”（conferenceofficers）。这些人员要通晓外语，熟悉国际会议的程序，一般都经过培训。他（她）们似乎做的都是一些具体服务工作，但却是保证会议顺利进行不可缺少的环节。国际机构的常设秘书处还设有专门负责会议服务（conferenceservice）的部门，对会议官员有一整套严格的要求。会议服务基本流程一、接受任务二、会前准备三、会场布置一、迎宾服务二、茶水服务一、送宾二、会场清理会前服务会中服务会后服务会前服务一、接受任务，熟知以下内容：1、会议名称2、会议

2、性质3、与会人数4、会议时间5、准备内容6、注意事项二、会前准备1、会前检查检查会议室的整洁状况，确保地面、桌椅、窗台干净整洁无异物，桌椅摆放整齐；检查会议室的空气、温度和灯光状况。空气是否清新，温度是否适宜，灯光是否正常。空气不佳要将会议室门窗打开通风，提前将空调调至人体舒适的温度。应适当摆放室内植物,控制适宜的室温和气味。2、特殊物品准备根据会议要求准备鲜花、水果、欢迎牌、横幅、LED屏、席位卡、咖啡、小点心、会标、旗帜、红酒杯以及红酒等。13、常用会议物品准备1、茶叶。根据会议要求准备不同茶叶。2、瓷杯。瓷杯、杯盖无黄斑、无缺口;无水迹且光亮。3、一次性

3、纸杯。4、托盘。干净、无破损。5、热水瓶。表面清洁光亮,无水迹,水温控制在90度以上6、矿泉水。矿泉水瓶无灰尘,密封完好,并在保质期内7、小毛巾（毛巾夹、毛巾碟）。无斑点和异味,须经过消毒。冬毛巾必须保暖。8、签到台。台布无污迹,无破损。9、抽纸。最好选择同一品牌、同一花色的。10、文具。笔,油墨饱满,书写通畅;纸本,干净整洁。11、烟灰缸。12、咖啡壶、咖啡杯。13、挂衣架。清洁完好,无损坏,无缺少。14、水果盘。4、设备调试应提前对会议室各项多媒体设备进行调试，并于会议开始前30分钟调试完毕，确保每项设备在会议期间均能正常使用。投影仪调试投影仪与幕布的角度，摆放

4、位置局焦距，确保使用时投影清晰，投影位置精确。音响调整好音响设备的音量等设置，避免会议使用时出项声音过小过大，有会议，啸叫等现象话筒会议开始前要把话筒连接好，五项话筒要提前调试，检查电池是否充足激光笔会议使用投影的应将激光笔提前摆放到位，保证其电池充足视频会议设备召开视频会议的要进行设备调试笔记本、DVD碟机接通计算机与屏幕的数据线碟片提前试播，确认碟片画质流畅三、会场布置会议摆台座次排列会议摆设会议摆台座次排列的五大技巧面门为上1以远为上5居中为上2以左为上3前排为上442135奇数主席台座次排列领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导的左侧位置，3号领导在

5、1好领导额右侧位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导的左侧位置，3号领导依然在1号领导的右侧位置642135偶数前方会议座位排列长条桌正门A7A5A3A1A2A4A6B6B4B2B1B3B5B7正门客方主方注：1、A为上级领导（客方），B为主方领导（客方）2、客方为上级领导或外来单位，主方席（人面门站立右手方为主方）接待室B2A1B1A2B3A4A3B4注：A为主方，B为客方会议室常见的摆台形式课桌式：有桌有椅（适合讲座、培训）剧场式：只有椅子，没有桌子（适用于大型会议）U型：将桌子摆放成长方形，在长方形的前方开口（适合小规模会议或研讨会）

6、长方型：将桌子摆成方形中空(适用于学术研讨会类型的)鸡尾酒：以酒会式摆桌，只摆放供应酒水、饮料及餐点的桌子，不摆设椅子，以自由交流为主的一种会议摆桌形式会议物品摆设会议物品摆设图注：1、矿泉水的标识对着客人2、抽纸的小尖尖对着同一方向3、水果带壳的与不带壳的要分开摆4、所有的物品在摆完后要在同一直线上便签纸笔桌签水果矿泉水茶杯抽纸烟缸会中服务一、迎宾服务迎宾：左手轻握右手，两手交叉自然下垂放于小腹处，头正肩平，眼平视，面带微笑，挺胸收腹，两脚跟并拢，两脚尖成45度角，站立于电梯厅或会议室门口两侧。引领：手臂平伸，五指并拢，手心朝上，指向前进的方向并道：“先生/女士，

7、这边请”走在右前方，与客人保持1.5米之间的距离，如遇拐弯处，应停下脚步，伸手示意客人前进的方向。二、茶水服务带客人入座后，即时提供茶水、饮料及小毛巾服务（小毛巾温度要适宜，不能太凉也不能太烫。）茶水服务的顺序：先宾后主、先女后男、从左至右会议服务动作要领：会议服务动作要做到三轻：走路轻、操作轻、问候轻，服务期间要热情微笑，动作敏捷，快而不乱，礼貌周到会议服务语言：规范用语，礼貌用语（“请”当头、“谢”字不离口），不当之举要说“对不起”托盘的使用方法：站于工作台前，左脚在前，右脚在后，屈膝弯腰，先用右手慢慢将托盘平拉出2/3，再用左手托住盘底，托起托盘站直双脚，