浅议监理资料收集整理和归档

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1、浅议监理资料收集整理和归档　　摘要：工程建设监理资料的收集、整理和归档是监理工作非常重要的内容之一，科学规范整理的监理资料会成为监理工作的信息资源，为监理工作提供支持和保证；同时也成为监理工程师实施目标控制的依据，为解决工程中有争议的问题提供具有针对性的书证。本文在分析监理资料整理归档必要性的基础上，结合实践提出了搞好监理资料管理的有效措施。关键词：监理资料；收集管理必要性；有效措施中图分类号：U415.1文献标识码：A工程建设监理资料监理单位在实施工程项目监理过程中直接形成的具有保存价值的各种文件、文字记录、表格、音像制品等形式与载体的信

2、息记录；是项目参建单位之间分清责任、解决纠纷的重要依据；是评定工程质量、合理结算工程价款、工程验收备案的必备资料；是反映工程内在质量和监理工作质量的重要凭证；是监理单位的最终产品。工程的工期越长，规模越大，技术越复杂，监理资料就越多。因此，从项目监理机构进场起，即应开始监理资料的积累、整理和审查工作，委托监理合同的内容完成时应将完整的监理资料归档。1．监理信息资料收集管理的必要性81.1监理信息资料是工程建设中形成的文字记录，是监理在工作中可查询的依据，是工程竣工验收的依据，对信息资料进行科学的管理，可以为建设工程监理工作顺利开展创造良好的

3、前提条件，建设工程监理的主要目标是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。1.2对监理信息资料进行科学的管理，可以极大地提高监理工作效率。监理信息资料经过科学的整理分类，当监理工程师需要时，就能及时地、有针对性地提供完整的资料，从而迅速地解决监理工作中的问题。监理信息资料还可以帮助监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。1.3对监理信息资料的科学管理，把监理过程中各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件资料进行统一管理和保存，从而确保监理信息资料的完整性。完整的资料确保了工程在交付试验后运行、保养

4、、维修、改扩建有充足的依据。2．监理资料的分类及主要内容按监理资料的性质和内容可将其分为如下几类：2.1依据类合同文件包括监理合同、项目合同、图纸、方案、变更文件及监理过程中合同双方有关会议纪要等。2.2监理工作文件类8指指导监理服务的文件，一般包括：监理规划、监理细则等指导性文件和作业文件。2.3监督管理类指监理过程中的检查，如审查、审核、确认、见证、巡视等的监理记录，一般包括见证记录、审查/审核记录、巡视记录、监理日志等，以及向监理单位提交的方案、计划、报告、质量记录等文件的检查记录。2.4指令文件类包括监理工程师通知单、支付证书、暂停

5、令、开工/复工指令、变更令等。2.5沟通协调类包括会议纪要、工作联系单、相关的往来文件、电话记录、传真记录等。2.6监理报告类包括监理总结报告、监理阶段报告、专题报告等。3．搞好监理信息资料收集整理和归档的有效措施3.1建立健全资料管理制度8建立健全资料管理制度是做好竣工资料收集、整理、归档工作的基础，一个工程项目的施工单位来自四面八方，他们都各自按长期形成的习惯进行工程资料的管理。因此在工程开工初期项目监理机构应与建设单位协商，根据本工程项目实际情况和现行的国家标准及行业标准，制定本工程的档案管理制度，下发给各参建单位并对各单位的资料员进

6、行培训，这样就避免了工程资料不规范、不统一。3.2明确责任、指定专人负责、多人协作总监理工程师是监理信息资料管理的责任主体，总监理工程师应对整个监理资料管理提出目标要求，在实施过程中随时检查，关心监理资料的收集、整理、归档工作，同时制定专人具体实施。监理资料是工程监理过程中逐步形成的，需要整个监理项目机构共同来完成，所以监理项目机构内部分工要明确这样就保证每项工作有人做，资料有人管，保证了监理信息资料的完整性和连续性。3.3加强业务学习，做好“监、帮”工作监理人员一定要加强业务学习，掌握国家和地方有关资料工作的政策、法规、规范以及技术标准文

7、件的要求，要掌握住建部统一要求的资料、省里面要求的单位(子单位)工程资料、市里要求的平行检验资料以及工程实体行为资料等；要搞清楚各工序检验批和隐蔽工程的内容和划分，搞清楚施工单位必须报验和监理所需的资料内容。另外，监理人员要多渠道地进行学习，及时更新一些过时的资料管理工作要求，对自身的资料管理系统升级，切不可在未搞明白的时候，就对被监理方或者建设方提要求，造成工作失误有损监理形象。专职资料管理人员要听从总监的领导，对资料收集、整理、分类和归档中8存在的问题，及时向总监汇报.。监理人员要充分调动施工方资料员的工作积极性，争取其积极配合监理资料

8、管理的工作。对施工方的资料员遵循“监帮结合”的原则。总之，要通过科学化、系统化、理性化的方式进行控制，抓好资料管理工作。3.4资料管理工作要积极争取外部的支持和配合监理资料有相当