小秘书培训课程.pdf

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1、[小秘书培训课程]秘书分为很多种，具体的岗位不同，职责也不同。办公室秘书工作职责一、在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。二、负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。三、做好各种会议的记录及会务工作。四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。六、做好来访接待工作。七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件；做好信息收集及报送工作。八、负责本单位办公用品的采购和供应工

2、作。九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理秘书工作的内容职能和职责的区别职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。（一）秘书的职能1.辅助决策（1）辅助决策的含义在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。（2）辅助决策的特征体现在以下几个方面：辅助内容的综合性辅助时间的经

3、常性辅助环节的全过程性（3）辅助决策的原则超前原则定位原则信息原则谏诤原则（4）辅助决策的过程协助领导确定目标协助领导设计方案协助领导评优选优协助领导实施反馈2.协调关系（1）协调关系的含义秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。（2）协调关系的特征从属性广泛性间接性（3）协调关系的原则政策指导客观公正平等协商注重整体灵活适度（4）协调关系的过程摸清情况找出症结恰当协调督促落实检查反馈3.处理信息（1）处理信息的含义信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情

4、报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。（2）处理信息的原则及时性原则保真性原则适用性原则预测性原则（3）处理信息的内容历史信息上级信息内部信息公众信息社会信息（4）处理信息的过程信息的收集信息的加工信息的传递信息的反馈信息的储存4.办理事务（1）办理事务的含义事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。（2）办理事务的特征综合性服务性繁琐性突击性（3）办理事务的原则被动中求主动原则中求灵活繁杂中求规范（4）办理事务的程序自然程序理论程序指令程序法定程序技术程序习惯程序（二）秘书的职责大致也有以下11个方面：日常事务管理（办

5、公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）接待事务（来访接待、安排服务等）会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）行政事务信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）写作事务（各种文体的写作）协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）其他领导临时交办的任务当好秘书的注意事项一、要在领导的视线范围内，不要让领导在需要时看不到秘书。注意观察领导的眼神、手势地，在大场合要反应灵敏，行动迅捷。二、落落大方，不卑不亢

6、，可以点头，不要哈腰。做到热情有度，稳健为本。太过于热情，有时会损害领导形象。三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶，否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡，递茶送水经先宾后主。四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情，对象是什么，程序是什么，内容是什么，不能一问三不知，适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份，对领导活动的位置要事先了解情况。五、要注重仪表，大方得体。不好的秘书的表现：一、喧宾夺主，爱插话；二、勉强安排领导：比如抢着帮助领导拎包；安排座位；三、热情过度；爱跟领导争论，以显学识；四、爱自作主张；五

7、、不了解情况，不积极主动，被动应付；六、领导交待事情忘了，办完的事情不反馈，没交待的事情反而自作主张给办了；七、报喜不报忧；八、评论领导；九、口风不严；十、窥视心理强；十一、有太强烈的优越感和神秘感。