浅谈会计电子档案基本做法

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1、浅谈会计电子档案基本做法　　会计电子档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。它包括电子凭证、电子账簿、电子报表、其他电子会计核算资料等。其他电子会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关，是由会计部门负责办理的有关电子数据资料，如电子经济合同、电子财务数据统计资料、电子财务清查汇总资料、核定资金定额的电子数据资料、会计电子档案移交清册、会计电子档案保管清册、会计电子档案销毁清册等。随着经济电子时代的到来，会计电子档案与纸质会计档案并存，而且会计电子档案大有取代纸质会计档案之势。会计电

2、子档案的管理正在发生根本变化，其基本做法包括：一、会计电子档案信息管理平台的搭建1.利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。2.利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案6通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案

3、的信息平台。3.形成统一的电子会计档案信息管理平台形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。二、形成基础会计档案影像化整体方案1.借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。2.利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化直接获取

4、非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。3.通过现有业务管理流程改造引入影像化6对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。三、寻求银行电子回单解决方案1.寻求对直联银行回单进行电子化对接取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确

5、认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。2.建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。3.与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银

6、行的回单电子化工作。6四、会计档案“去纸质”整理方案1.形成记账凭证电子化应用模式提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。2.推动账簿及银行回单电子化应用工作在各类账簿、银行回单初步电子

7、化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程1.完善流程6通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。2.引入影像化模式与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化

8、模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物