基建档案的规范整理

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1、档号的编制陈秋霞一、档号的定义档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。二、档号编制的原则1、唯一性原则：档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。2、合理性原则：档号结构必须与馆（室）藏档案的整理分类体系相适应。3、稳定性原则：档号一经确定，一般不应随意更改。4、扩充性原则：档号必须留有适当的递增容量，以便适应扩充档案的需要。5、简单性原则：档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。三、档号的编制（一）档案采用案卷级整理方法时的档号编

2、制（二）档案采用文件级整理方法时的档号编制（一）档案采用案卷级整理方法时的档号编制1、三种常用的档号结构2、档号构成要素的概念及其编制要求3、实例1、三种常用的档号结构三种常用的档号结构：（1）全宗号─案卷目录号─案卷号─件、页（张）号（2）全宗号─类别号─案卷号─件、页（张）号（3）全宗号─类别号─项目号─案卷号─件、页（张）号档号中左边为上位代码，右边为下位代码，连写时代码之间用“─”（短横）相隔。件号、页（张）号根据档案保管和使用的需要，选择一项编号。2、档号构成要素的概念及其编制要求（1）全宗号：档案馆（室）给定每个全宗的代

3、码。全宗号用四位代码标识。其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。在一个属类内不应有重复的全宗顺序号。如：海口市档案馆馆藏建国后档案第１号全宗，可标识为“Ｂ001”。2、档号构成要素的概念及其编制要求（2）案卷目录号：全宗内案卷所属目录的代码。案卷目录号以三位阿拉伯数字标识。案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。每一案卷目录所含数量一般以三位数为宜。在一个全宗内不应有重复的案卷目录号。2、档号构成要素的概念及其

4、编制要求（3）类别号：馆（室）藏档案类别的代码。类别是由汉字、汉语拼音字母或阿拉伯数字组成的代码标识。不同级位的类别之间可用间隔符“.”分开。不产生误解时，可省略间隔符。类别号一般不应超过三级。在一个档案馆（室）内或一个全宗内，不应有重复的类别号。2、档号构成要素的概念及其编制要求（4）项目号：产品、工程、课题、设备等档案的代字或代号。项目号引用有关管理部门编制的项目代号。（5）案卷号：案卷排列的顺序号。案卷号用三位阿拉伯数字标识。目录内的案卷按排列次序流水编号，不应有空号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。2、档号构成

5、要素的概念及其编制要求（6）件号：案卷内文件的顺序号。件号用阿拉伯数字标识。不装订的案卷，卷内文件必须单件装订编号。卷内文件按排列次序流水编号，不应有空号。件号前必须同时列写案卷及其以前各号。（7）页（张）号：案卷内文件每页（张）的顺序号。页（张）号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页（张）按排列次序流水编号。不应有空号。3、实例第一种结构:全宗号─案卷目录号─案卷号─件、页（张）号例如：Ｂ001(全宗号)─001(第１本案卷目录)─001(第1号案卷)─1(第1页)第二种结构:全宗号─类别号─案卷号─件、页（张）号例如：Ｂ001(全宗号

6、)─KJ.ZB(会计档案帐簿类)─001(第1号案卷)─1(第1页)3、实例第三种结构:全宗号─类别号─项目号─案卷号─件、页（张）号例(1):B001(全宗号)─J(基建档案)─HY(华宇小区的项目代号)─001(第1号案卷)─1(第1页)例(2):Ｂ001(全宗号)─ZＳＢ(专业社保档案）─1.1(社保管理类登记材料)─001(第1号案卷）─1(第1件)例(3):Ｂ001(全宗号)─ZＬＨ(专业林户档案)─ＤＬ.ＭＬ.1(调楼镇美良村第1村民小组)─001（第1号案卷)─1(第1件)（二）档案采用文件级整理方法时的档号编制实例：

7、1、全宗号─年度─保管期限─件号例：Ｂ001(全宗号)─2011（年度）─Ｙ（永久）─1（第1件）2、全宗号─年度─问题─保管期限─件号例：B001（全宗号）─2011（年度）─党群类─Y（永久）─1（第1件）谢谢！请到以下地址下载党政网ftp://10.0.0.40