流程文件编写说明.pptx

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1、流程管理要点说明北京北元电气集团主讲人：夏云娟、邬兵2016.11.317:50-19:00分两块：流程编制法—夏云娟流程管理法—邬兵一、流程文件构成：1、页眉2、文件更改一览表3、评审栏（会签）4、流程图5、正文二、页眉组成：模板公司名称制度名称三、页眉组成：文件编号原则例如：V-CP-01；R-PGP-01；HS-SCI-01；BY-ZLP-05；JT-CI-01四、页眉组成：文件版本●A/0：文件编制、更改、换版以版本/更改次数为标识，●说明：1、版本可按字母A、B、C……排序（I、O禁用）；2、更改次数按1、2……表示，如A/0、A/1、A/2……。3、当文件任一页版本

2、修改到5次时或有大幅度更改时，原文件编制部门可进行换版。五、评审栏●各公司按照最新组织架构进行会签●审核、批准●流程格式●流程图使用软件推荐工具：visio●流程图基本要素：1、序号2、作业流程3、责任部门4、责任人5、表单6、作业文件六、流程图七、流程管理要素流程管理八要素的内容包括：1、输入（原料、半成品或信息）2、输出（产品、信息、记录、文件）3、活动（做什么）4、关系（参与的人、物、信息的关联关系）5、客户（服务对象：内部客户，外部客户）6、价值（提高效率、降低成本等）7、资源（人、机、料、法、环、资金等）8、控制。（标准、制约、责任）八、流程管理定义：流程管理就是为一

3、组存在相互“关系”的“活动”提供其运转所需的“资源”，使其在受到适当“控制”的状态下，将“输入”转化成为对“客户”有“价值”的“输出”的管理工作。九、过程乌龟图案例：文件控制对质量管理体系文件进行编制、审核、批准、分发、回收、评审、作废处置等文件控制机有效证据十、过程乌龟图案例：记录控制质量记录的管理（包括标识、贮存、保护、检索、保留和处置）是否符合要求十一、流程文件的基本管控要点识别●会议管理基本管控要点：会议策划、会前准备、会议通知、会议实施、会议决议下发、追踪；●员工培训基本管控要点：培训需求、培训计划、培训实施、培训评估、资料归档●员工招聘基本管控要点：招聘需求、审批、

4、招聘实施、招聘录用、资料归档十二、文件正文文件内容编写格式：1目的：阐述制定编制该文件的目的。2适用范围：说明该文件的适用范围（人、事情、物）。3定义：解释程序内容中非通用的词的含义，若没有则注明无。4职责：简单说明该文件中所涉及到的主要部门及其主要职责。5作业内容：说明该文件的作业标准（对流程图未规定的事项进行补充）。6相关文件：列出该流程所引用的相关文件的名称。7相关记录：列出该文件在内容中出现及必须使用的表单名称及编号。8管理办法：说明违反该文件的相关奖励、乐捐规定。十三、文件格式管理文件格式●页面设置：页边距上下1.5cm，左右2cm；页眉1.5cm，页脚1cm。装订边

5、页边距2cm。●页眉格式（页头）：文件名称为二号宋体字加粗(如字数偏多可调至三号),正文和页眉表格内其它内容全部为小四号宋体字，表格属性“行固定值0.7cm，3列所占比例各为1/2、1/4、1/4”●流程图格式：基本控制在一页，为五号宋体字，行间距1倍（视页面可适当调整）。十四、流程优化要点1、流程内容的补充说明1）不在流程内重复描述流程；2）只对流程图内没有说明的事项重点进行补充说明；十四、流程优化要点2、管理规定的简化1）重点强调关键控制点的管理规定；2）金额相同重复的管理规定进行合并；3）其它文件有明确管理规定条款的，不在此文件中再行说明；4）一般文件控制在五个条款内。十

6、五、记录15.1记录编号规定：所属文件编号-流水号+版本号，流水号为2位数字，版本号为1个大写字母。如：BY-ZLP-01-01A，表示文件编号为BY-ZLP-01的文件的第一个表格、A版。版本号从A、B、C、D…以此类推。15.2记录顺序号：（NO:)填写记录时，需编顺序号，便于记录的追溯和查找。印刷的顺序号为流水号；填写的顺序号一般为：年份+**（2位流水号），如14-08，表示2014年填写的第8份该表格。十五、记录15.3记录填写模板说明1、空白表单2、记录填写模板说明主讲人：邬兵流程如何优化与简化？经验文字化、文字标准化、标准流程化、流程动作化、动作表单化、表单数据化

7、、数据信息化、信息自动化：企业8化管理者的两类价值：一个管理者对公司的贡献可以分为两大类，一个叫财务贡献价值，也叫分取价值；一个是流程、制度体系建设价值，叫留存价值。流程管理目的训练（技能、习性）衔接（运作共识）核算(数据)改善（习性）规范（最佳方法）核心：建立努力与成果连接起来的制度流程观点：1、流程是最佳实践方法，是经验的提炼与总结！2、各项工作都可以标准化、流程化3、广纳内、外更好做法的知识4、每季都要检讨流程适用性，保持最新版5、流程编制完成只是工作的起点6、让执行人参与流程编制7、