outlook2007 使用规则管理邮件

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1、使用规则管理邮件适用于: MicrosoftOfficeOutlook2007本文介绍什么是规则以及如何利用规则使“收件箱”中的活动保持有序状态和最新状态。本文内容·规则如何帮助您管理邮件·从模板创建规则·从头开始创建规则·从邮件创建规则·定期而不是始终运行规则·服务器端的规则和客户端专用的规则·“送达”回执、投票响应和外出通知·会议要求、任务要求和文档·通讯组列表·将邮件转发到组织外规则如何帮助您管理邮件所谓规则，就是MicrosoftOutlook对满足规则中指定的条件的正在接收或已发送的邮件自动执行

2、的操作。您可以通过使用“规则和通知向导”选择多个条件和操作。规则仅对未读邮件起作用，对已读邮件就会失效。规则分为两个常规类别：组织和通知。“规则和通知向导”包含最常用的规则的模板。·保持有序状态    这些规则帮助您对邮件归档和执行后续操作。例如，您可以创建这样一个规则：对于特定发件人（如“谢晓兵”）发来的“主题”行中包含“销售”的邮件，将其标记为后续处理、归类为“销售”并移至名为“谢晓兵的销售邮件”的文件夹中。·保持最新状态    这些规则在您收到特定邮件时以某种方式通知您。例如，您可以创建这样一个规则

3、：当您收到来自一个家庭成员的邮件时，自动向您的移动电话发送通知。·从空规则开始    这些是从头开始创建的规则。图 1  “规则和通知向导”包含几个预定义的规则，称为模板。例外您可以将特殊情况下的例外添加到规则中，例如当邮件标有后续操作或标记为高重要性时。如果满足指定的任一例外，则不会对邮件应用规则。从模板创建规则1.在“导航窗格”中，单击“邮件”。2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。3.如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收件箱”。1.单击“新建规则”。2.在

4、“步骤1:选择模板”下，从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中选择所需的模板。3.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值。例如，单击“个人或通讯组列表”链接时，将打开通讯簿。4.在“步骤1:选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。5.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。6.在“步骤1:选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。7.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步

5、”。8.在“步骤1:选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。9.要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。·如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。·要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。10.单击“完成”。从头开始创建规则要通过选择自己的条件、操作和例外来创建规则，请执行以下操作：1.在“导航窗格”中，单击“邮件”。2.在“工具”菜单上，

6、单击“规则和通知”。3.如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的“收件箱”。4.单击“新建规则”。5.在“从空规则开始”下，选择“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”，然后单击“下一步”。6.在“步骤1:选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。7.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单击“下一步”。8.在“步骤1:选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。9.在“步骤2:编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚

7、未单击），然后单击“下一步”。10.在“步骤1:选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。11.要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。·如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。·要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。12.单击“完成”。从邮件创建规则您可以直接从邮件创建规则。例如，您可以创建一条规则将某人发来的邮件移至特定文件夹。1.右键

8、单击要基于它来创建规则的邮件，然后单击快捷菜单上的“创建规则”。在“创建规则”对话框中，选择已经填充了选择邮件信息的选项的复选框。2.选中“将该项目移至文件夹”复选框。3.单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。4.要向规则添加更多条件、操作或例外，请单击“高级选项”，然后按照“规则和通知向导”中的其余说明进行操作。提示    要在创建规则后立即运行它，请在“规则和通知向导”的最后一页上选中“立即对已在