oa办公自动化系统运行管理办法[1]

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1、Q/LT内蒙古兰太实业股份有限公司企业标准Q/LT—2011代替 Q/OA办公自动化系统运行管理办法2011-11-11发布2011-11-11实施内蒙古兰太实业股份有限公司发布Q/LT—2011OA办公自动化系统运行管理办法1　目的中盐吉兰泰盐化集团及各所属单位协同办公自动化系统（以下简称OA系统）是通过信息化手段实现工作实时管理，提升单位内部及单位之间协同工作效率，系统推进管理制度化、标准化和规范化的管理软件。为保障OA系统正常、规范、稳定运行，保障各类文件和信息快捷传递、查阅，提高工作效率，根据实

2、际，制定本办法。2　适用范围本办法适用于可登录OA系统的中盐吉兰泰盐化集团、兰太公司各部室、分公司、子公司。3　工作流程及职责3.1　用户帐号注册各单位用户帐号统一报兰太企管中心设置。3.2　个人表单流程设置3.2.1　按照现行管理要求，兰太企管中心将部分管理流程制作成表单流程。3.2.2　员工带薪休假须填写带薪休假表单流程，提交本单位负责人审批，人力资源中心审核备案。3.2.3　年度目标卡、双向沟通卡、月度目标卡、业绩考核得分表等的填写，须按时通过OA系统表单流程提交直接上级审定。3.2.4　各单位人

3、员提交计算机耗材、办公用品计划、合同审批、档案借阅等应通过OA系统表单流程进行审批。3.3　公文流程设置3.3.1　发文流程3.3.1.1　公司内部发文模板、电子印章、套红模板和发文流程等由各单位提交兰太企管中心制作，各单位使用。3.3.1.2　各单位发布公文时，由拟稿人员按发文模板拟稿，按已设置的流程提交单位负责人核稿、总经理办公室主任审稿、公司分管领导签发（会签）、总经理办公室文档管理人员套红盖章封发。拟稿部门的公文收发员按照主送、抄送范围发送传阅，分类归档。3.3.2　收文流程4Q/LT—2011

4、1.1.1.1　公司内部各单位收文，由单位公文收发人员签收登记，调取文件传阅单，建立传阅流程提交单位负责人批示后，公文收发人员按批示意见转具体承办人传阅、办理后归档。1.1.1.2　公司外来文件，由总经理办公室扫描后进入OA收文登记，调取文件阅处单，建立传阅流程提交总经理办公室负责人拟办、公司领导批示，收文员办理，按领导批示意见传相关部门承办，然分类后归档。1.1.2　归档公文借阅流程1.1.2.1　归档公文可供全体人员借阅。借阅时需调用档案借阅模板，按流程审批后方可借阅。1.1.2.2　档案借阅流程：

5、本人填写《档案借阅单》，经单位负责人签字确认后，总经理办公室负责人批准，由总经理办公室文档管理人员办理借阅。1.2　新闻发布流程1.2.1　新闻的发布范围是全体OA系统用户。1.2.2　各单位应指定新闻发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。1.2.3　新闻发布人起草新闻后，应提交本单位负责人审核后方可发布。1.3　公告发布流程1.3.1　对于需要在指定范围内发布的时效性强的告知性文件和通知，可采用公告形式进行发布。1.3.2　各单位须指定公告发布人，报兰太企管中心备案后进行设置。1.3.3　各单位公告发

6、布人起草公告后，须提交本单位领导审核后方可发布。1.4　文档管理授权1.4.1　OA系统的单位文档管理员由兰太企业管理中心指定系统管理员担任。1.4.2　各单位指定一名文档管理员，由系统管理员按单位划分文档，分别授权给各单位的文档管理员，由各单位的文档管理员再划分下一级目录，再分别授权给相关部门的职能人员，指定相关职能人员负责发布各类信息。2　系统管理要求2.1　用户帐号信息管理2.1.1　各单位用户注册、注销、岗位信息变动、权限调整，须及时发送协同通知兰太企管中心做出相应调整。2.1.2　用户需及时更

7、新完善个人信息，包括办公室电话、手机号码、邮箱地址等信息，确保OA上的员工通讯录保持最新状态（完善个人信息方法：OA界面上端的菜单栏―个人设置―个人信息设置）。2.2　协同管理2.2.1　待办事项管理：待办事项增多，造成系统运行速度减慢。为保证系统高效运作，各用户需及时处理提交待办事项，待办事项一周内必须提交处理。（操作步骤：双击待办事项，点击处理，点击继续并提交。）4Q/LT—20111.1.1　已办事项、已发事项管理：为节省服务器空间，所有用户必须对已办事项和已发事项于每月15日前进行定期删除清理。

8、对于需保存的事项附件应另存到本地计算机硬盘后，再将协同事项删除；无需保存的事项应及时删除。（删除方法：已发事项、已办事项中不需要保存的流程打勾，点删除。）1.1.2　各用户已经归档到个人文档的事项必须删除，不得在OA个人文档中上传保存个人文档资料，不得把OA当作个人网盘使用。1.2　目标卡归档各单位指定人员对本单位目标卡进行归档。1.3　公文归档1.3.1　各单位电子公文要求每月30日进行分类归档。1.3.2　总经理办公室要把所有公文打印一