接待工作管理方法

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1、工具名接待工作管理方法检索编码CM030924页码11－1作为社会这个大网络中的网结，企业与外部、上下、左右有着密切的交往与联系。企业内部各部门之间、领导与员工之间更是紧密地联系在一起，其中有许多内外联络，都要通过企业行政办公室这个枢纽部门，因此接待就成为企业行政办公室的一项日常事务工作。接待的规格主要指接待的条件及领导的陪同，企业应根据来客的情况确定。接待规格包括高格接待、低格接待和对等接待三种形式。上级领导派一般工作人员向下级领导口授意见；相关企业领导派员工到本企业商谈重要事宜；下属企业人员

2、来访，有重要事宜要办等情况下，都要本企业主要领导出面作陪，采用高格接待，即陪客要比来客职务高的接待。在上级领导来本企业视察，搞调查研究；上级领导路过本企业，短暂休息；外地参观团来本企业参观等情况下，可采取低格接待，即陪客职务可以比来客职务低。对一般性业务来往，企业可采用对等接待，即陪客与客人职务、级别大致一样的接待。一、做好接待工作的技巧1.发出邀请邀请方式可分为口头邀请、电话邀请、书面邀请、登门邀请及邮信邀请等。口头邀请多在一些活动较为简单的场所中应用。为表示重视，常采用登门邀请的形式。正规的

3、邀请为书面邀请形式，它有特定的格式，通常有请柬、“广告”邀请、(没有具体被邀请者姓名的普遍性的邀请)、邀请信。邀请的方式很多，采用哪一种方式应根据企业与被邀请方的亲疏关系和实际情况而定。有时是这几种方法综合运用，发了书面邀请后，又用电话邀请，然后再登门邀请。工具名接待工作管理方法检索编码CM030924页码11－22.做好准备工作接待的准备工作很重要，它是整个接待工作中的重要一环。准备工作做得好，就使接待工作有了良好的基础；否则，接待工作就很难达到应有的工作质量和接待效果。因此，从一接到来宾通知

4、，就应立即着手做好准备工作，以求主动。(1)弄清来宾情况。来宾情况，主要包括来宾的单位、人数、性别、身份，必要时应掌握来宾的年龄和健康状况，来宾的目的和要求，还有抵离时间、乘坐交通工具和车次航班等。然后，将上述情况及时向企业主管领导报告，同时通知有关部门和人员，认真做好接待的准备工作。(2)拟定接待方案。接待方案的内容主要包括：来宾的基本情况，接待工作的组织分工，陪同人员，食宿地点及房间安排，伙食标准及宴请意见，安全保卫，交通工具，费用支出，活动方式和日程安排，汇报内容的准备及参与人员等。接待方

5、案报请本企业领导批准后应认真落实。(3)落实接待方案。按照拟定的接待方案，通知各有关方面做好接待准备工作，如通知宾馆安排好房间和用餐，落实交通工具，通知本企业保安部门，落实警卫措施等。3.做好正式接待工作来宾抵达后，就要认真做好正式接待工作。接待人员除按接待工作方案逐项落实以外，还要根据情况的变化，随时采取应变措施。(1)迎接来宾。要根据来宾的不同身份迎接来宾。如果是上级领导或外地重要客人到达，应安排本企业有关领导前往车站(机场、码头)迎接；如果是一般来宾到达，可由办公室负责人前往迎接。迎接人工

6、具名接待工作管理方法检索编码CM030924页码11－3员要在来宾所乘车(机、船)到达之前到场等候，宾主见面，第一礼节就是握手，然后，进行身份介绍。身份介绍有两种情况，一种是自我介绍，一种是引见介绍。一般小型的会见，或者是主宾两个人的会见多采用自我介绍，而相对比较大型的会见则多采用引见介绍。现在多数企业都采用交换名片的方式，可免去过多的口头介绍。(2)安排生活。来宾到宾馆后，应把来宾引送到事先安排好的房间。如果来宾较多，一时房间难以落实，可先请来宾到客厅休息，再联系房间。来宾全部住下后，应把就餐

7、的时间、地点告诉他们。对重要来宾，应安排专人带他们到餐厅就餐。(3)商议活动日程。来宾食宿安排妥当后，应向来宾进一步了解来访意图，商议活动日程。把活动的内容、日程、方式、要求及时通知有关方面，以便顺利进行工作。(4)组织活动。这项工作比较复杂，接待人员一定要按照日程安排，精心组织好各种活动。如果来宾要听取汇报或召开座谈会，要安排好会议室，通知参加人员准时到场，并把与会者名单及汇报材料提供给来宾。如果来宾要下去视察、参观、游览，应安排好交通工具和陪同人员，并把到达的准确时间通知所去的部门。(5)安

8、排看望和宴请。安排好本企业领导前往宾馆看望客人。如果要宴请客人，应按照有关规定，根据来宾的情况，确定宴请的时间、地点、标准和陪同人员。一般情况下，只安排一次宴请。(6)听取意见。在来宾活动全部结束时，要安排一定的时间，请企业领导与来宾会面，听取来宾对企业工作的意见，交换看法。特别是上级企业派来的视察团、组、检查团、组，更要认真听取他们的意见。(7)安排返程。按照来宾的要求，订购车(船、机)票，商议离开住工具名接待工作管理方法检索编码CM030924页码11－4地的时间，安排好送行车辆和送行人员，