DB3418∕T 019-2022 检验检测机构电子档案管理规范(宣城市)

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ICS01.140.20CCSA143418宣城市地方标准DB3418/T019—2022检验检测机构电子档案管理规范Specificationforelectronicarchivesmanagementofinspectionandtestinginstitutions2022-09-07发布2022-10-07实施宣城市市场监督管理局发布

1DB3418/T019—2022前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由安徽省电机产品及零部件质量监督检验中心提出。本文件由宣城市市场监督管理局归口。本文件起草单位：安徽省电机产品及零部件质量监督检验中心、安徽工业大学电气与信息工程学院、泾县宝丰机动车检测服务有限公司、泾县市场监督检验所。本文件主要起草人：张俊、邱娟、翟文珺、马永丰。I

2DB3418/T019—2022检验检测机构电子档案管理规范1范围本标准规定了在检测活动中产生的，具有保存价值的电子档案的管理与处置的一般方法。本标准适用于检验检测机构在处理工作过程中产生的电子文件归档与电子档案管理，其他活动中产生的电子文件归档与电子档案管理可参照执行。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T2828.1—2012计数抽样检验程序第1部分:按接收质量限(AQL)检索的逐批检验抽样计划(ISO2859-1:1999，IDT)GB/T7156—2003文献保密等级代码与标识GB/T12628—2008硬磁盘驱动器通用规范GB/T17678—1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T20988—2007信息安全技术信息系统灾难恢复规范GB/T26163.1—2010信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分:原则(ISO23081-1，IDT)DA/T15—1995磁性载体档案管理与保护规范DA/T31纸质档案数字化技术规范DA/T38—2008电子文件归档光盘技术要求和应用规范3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1电子档案researchelectronicrecords具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。3.2元数据metadata描述电子文件和电子档案的内容、背景结构及其管理过程的数据。3.3迁移migration在维护真实性、完整性和可用性的前提下，将电子档案从一个系统转移到另一个系统的过程。4电子档案的管理4.1电子档案的存储1

3DB3418/T019—20224.1.1应为电子档案及其元数据的安全存储配置与电子档案管理系统相适应的在线存储设备。4.1.2电子档案管理系统应依据档号等标识符构成要素在计算机存储器中逐级建立文件夹，分门别类、集中有序地存储电子档案及其组件，并在元数据中自动记录电子档案在线存储路径。4.1.3在线存储系统应实施容错技术方案，定期扫描、诊断硬磁盘，发现问题应及时处置。4.2电子档案的备份4.2.1应结合单位电子档案管理和信息化建设实际，在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上，统筹制定电子档案备份方案和策路，实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。4.2.2电子档案近线备份与灾难备份的基本要求如下:a)宜采用磁带备份系统进行近线备份，应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份；b)电子档案数量达到一定量且条件许可时，可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份；c)本单位建设灾难备份中心时，应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中，进行同步分析设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应参照GB/T20988-2007等标准要求执行。4.2.3电子档案离线备份的基本要求如下:a)应采用一次写光盘、磁带硬磁盘等离线存储介质，参照GB/T2828.1—2012、GB/T12628—2008、GB/T17678—1999、DA/T15—1995、DA/T38—2008等标准实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统配置数据、日志数据等的离线备份；b)电子档案离线存储介质至少应制作套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况，制作第套、第三套离线存储介质，并在装具上标识套别；c)应对离线存储介质进行规范管理，按规则编制离线存储介质编号，按规范结构存储备份对象和相应的说明文件，标识离线存储介质。禁止在光盘表面粘贴标签；d)离线存储介质的保管除参照纸质档案保管要求外，还应符合下列条件；—应作防写处理，避免擦划、触摸记录涂层；—应装盒，竖立存放或平放，避免挤压；一应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，一保管环境温度选定范围:光盘17℃-20℃，磁性载体15℃-27℃；相对湿度选定范围:光盘20%-50%，磁性载体40%-60%。具体要求见DA/T15—1995，DA/T38—2008。e)电子档案或电子档案离线存储介质自形成起一年内可送同级国家综合档案馆电子档案中心进行备份；f)应定期对磁性载体进行抽样检测，抽样率不低于10%；抽样检测过程中如果发现永久性误差时应扩大抽检范围或进行100%的检测，并立即对发生永久性误差的磁性存储介质进行复制或更新；g)对光盘进行定期检测，检测结果超过三级预警线时应立即实施更新；h)离线存储介质所采用的技术即将淘汰时，应立即将其中存储的电子档案及其元数据等转换至新型且性能可靠的离线存储介质之中；i)确认离线存储介质的复制、更新和转换等管理活动成功时，再按照相关规定对原离线存储介质实施破坏性销毁。应对离线存储介质管理活动进行登记。2

4DB3418/T019—20224.3电子档案的利用4.3.1电子档案的提供利用应严格遵守国家相关保密规定。4.3.2应根据工作岗位、职责等要求在电子档案管理系统为用户设置相应的电子档案用户权限。4.3.3利用者应在权限允许范围内检索、浏览、复制、下载电子档案、电子档案组件及其元数据。4.3.4电子档案及其元数据的离线存储介质不得外借，其使用应在档案部门的监控范围内。4.3.5对电子档案采用在线方式提供利用时，应遵守国家有关信息安全的相关规定，从技术和管理两方面采取严格的管理措施。4.4电子档案的统计4.4.1应按照档案统计年报要求及本单位实际需要对各门类电子档案情况进行统计。4.4.2可按档案门类、年度、保管期限、密级、卷数、件数、大小格式、时长、销毁移交等要素，对室藏电子档案数量等情况进行统计。4.4.3可按年度档案门类、保管期限、卷数、件数、利用人次、利用目的、复制、下载等要素对电子档案利用情况进行统计。4.5电子档案元数据的维护4.5.1应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。4.5.2实施电子档案管理系统升级或更新、电子档案格式转换等管理活动时，应自动采集新增的电子档案背景、结构元数据，包括信息系统描述、格式信息、音频编码标准、视频编码标准、技术参数等。4.5.3应参照GB/T26163.1—2010等标准持续并自动采集电子档案管理过程元数据，应记录的电子档案管理过程包括登记、格式转换、迁移、鉴定、销毁、移交等。4.5.4应通过备份、格式转换、迁移等措施管理电子档案元数据，包括电子文件归档接收的以及归档后形成的电子档案元数据，具体见4.2、5.2、5.3.4给出的要求。4.5.5应禁止修改电子档案背景、结构和管理过程元数据，对题名、责任者、文件编号、日期、人物、保管期限、密级等元数据的修改应符合管理规定，修改操作应记录于日志文件中。4.5.6应确保电子档案与其元数据之间的关联关系得到维护。5电子档案的处置5.1电子档案的鉴定与审查5.1.1应定期对电子档案进行销毁鉴定和解密审查，鉴定、审查程序应符合国家有关规定。5.1.2档案部门应根据本单位档案保管期限表进行电子档案销毁鉴定，提出被鉴定对象的续存或销毁意见，必要时可协商相关职能部门。销毁鉴定意见经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。5.1.3电子档案的解密审查应由档案部门、保密部门共同实施，必要时可协商相关职能部门。解密审3

5DB3418/T019—2022查意见经上级领导或主管部门审核、批准后方可实施。5.1.4应根据电子档案所标密级并结合国家有关政策要求，参照GB/T7156—2003等标准定期对涉密电子档案进行密级审查，实施解密、延长保密期限或提升密级等处置活动。5.1.5到期电子档案移交进馆前，应进行解密审查。5.2电子档案的转换与迁移5.2.1应在确保电子档案的真实、可靠、完整和可用基础上，实施电子档案及其元数据的转换或迁移。5.2.2出现以下但不限于以下情况时，应实施电子档案及其元数据的转换或迁移；a)电子档案当前格式将被淘汰或失去技术支持时，应实施电子档案或元数据的格式转换；b)因技术更新、介质检测不合格等原因需更换离线存储介质时，应实施电子档案或元数据离线存储介质的转换；c)支撑电子档案管理系统运行的操作系统、数据库管理系统、台式计算机、服务器、磁盘阵列等主要系统硬件、基础软件等设备升级.更新时，应实施电子档案管理系统、电子档案及其元数据的迁移；d)电子档案管理系统更新时，应实施电子档案及其元数据的迁移。5.2.3应按照确认转换或迁移需求，评估转换或迁移风险、制定转换或迁移方案、审批转换或迁移方案、转换或迁移测试实施转换或迁移、评估转换或迁移结果、报告转换或迁移结果等步骤实施电子档案及元数据的转换或迁移。5.2.4应在确信转换或迁移活动成功实施之后，根据本单位实际对转换或迁移前的电子档案及其元数据进行销毁或继续留存的处置。5.2.5电子档案及其元数据库的转换、迁移活动应记录于电子档案管理过程元数据中，并填写电子档案格式转换与迁移登记表。5.2.6重新对经过格式转换后的电子档案及其元数据进行备份。5.3电子档案的移交与销毁5.3.1保管期限为永久的电子档案及其元数据自形成之日起5年内应向同级国家综合档案馆移交，移交工作按照《电子档案移交与接收办法》和同级国家综合档案馆的要求执行。5.3.2纸质、银盐感光材料等各门类传统载体档案应以数字副本及目录数据移交进馆，以确保移交年度内数字档案资源的完整性。纸质档案数字化转换应按照DA/T31以及同级国家综合档案馆的要求执行。5.3.3电子档案的销毁应参照国家关于档案销毁的有关规定与程序执行。5.3.4应从在线存储设备、异地容灾备份系统中彻底删除应销毁电子档案，电子档案管理系统应在管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动，将被销毁电子档案的元数据移人销毁数据库。5.3.5应销毁电子档案的离线存储介质，应对其实施破坏性销毁。实施销毁前，应对备份其中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。5.3.6属于保密范围的电子档案，其销毁应按国家保密规定实施。4

6DB3418/T019—20225.3.7应填写电子档案销毁登记表并归档保存。5