公文常识及几种公文的写作要求讲义

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1、公文常识及几种公文的写作要求企宣部李延海讲授提纲一、公文概念二、公文类别三、公文语言和公文用语四、几种常用公文的写作要求(一)请示(二)报告(三)通知(四)通报(五)总结(六)信函五、与公文相关的几点说明(一)公文的主题词(二)公文标题中标点符号的使用(三)公文的数字用法(四)公文的时间表述(五)公文的落款(六)公文的成文日期(七)公文的用字(字号要求)(八)公文的主送、抄报和抄送20一、公文概念社会集团与行政管理机构在公务活动中,为一定目的而形成并使用的有现行效用、有特定的文面格式和完备内容的文字材料。是用以传达贯彻方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问

2、题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验,传递信息的重要工具。公文具有严格的结构。一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关等部分组成。公文形式以文字为主,但随着社会的进步,涉及公务活动的电报、照片、录音、物证等,有时也相当于公文。二、公文类别公文可以从不同角度进行分类。(一)按特点和作用分,有法规性公文、指挥性公文、报请性公文,等等。(二)按行文方向分,有上行公文、平行公文、下行公文、其它公文(方向不确定者,如条例、细则等)。(三)按性质分,有行政公文、党内公文、群众团体公文和个人公文。(四)从草拟过程与可靠

3、程度分,可分为正本、存本、副本、定稿本等等。●着重讲一下公文的行文的方向上行文在垂直的领导系统中,下级机关向上级机关的行文。多20用于“请示”、“报告”、“情况反映”等。(文字具有请示性语气)下行文在垂直的领导系统中,上级机关向下级机关的行文。多用于“指示”、“决定”、“批复”、“通知”、“通报”等。(具有指示、指令、指导性语气)平行文平级或无隶属关系之间的行文。通常用“函”。(文件为平等、协商语气)其它公文方向不确定者,如条例、细则等。三、公文用语和公文语言公文用语,是在公文写作长期实践中形成的,用来表达专门意思或在文中开端、上下文衔接、结尾等处使用的特定词语

4、。不同的公文用语,服务于不同的公务活动和语言环境。按照公文的文种、内容、行文关系等不同的需要,选择使用合适的公文用语,有助于提高公文质量和公文写作速度,有助于公文实现其效能。公文用语是约定俗成的,例如开端常用“根据、遵照、为了、关于……”;期求则常用“恳请、特请、拟请……”;结尾多用“为荷、为盼……”。另外,公文还有许多特定的用语,比如:现将、现做、一旦、一并、一度、一经、未经、可否、再度、本应、均应、均须、鉴于、定于、定予、定期、如无不妥、请予、请于、兹(现在)、即席、届时、参与、经与……公文属于应用文、实用文之列。对公文的语言则要求,陈言务虚,要准确、庄重、

5、朴实、简洁、严密。以陈述、直叙为主,20开门见山、直指核心。不要套话,不渲染、不夸张、不修饰、无歧义。四、几种常用公文的写作要求公文的写作要求有很多,总的要求是:观点(主题)明确,内容完整,层次清楚,结构严谨,符合文种格式。古人对写文章也有个基本的要求,叫做“有物有序”:“有物”就是要有内容,“有序”就是要有条理。(一)请示机关团体请求上级领导机关、业务指导机关对某项工作或问题指示意见、给予答复或审核批准时使用的文书。请示由标题、正文、结尾三部分组成。1、标题通常有两种写法(1)由“发文机关名称+事由+请示”构成。如:《XX市教育局关于解决教师住房的请示》。(2

6、)省去“发文机关名称”,由事由+请示构成。如:《关于解决教师住房的请示。》2、正文是请示的主要部分(1)正文开始,应先在标题下面一行顶格写接受请示单位名称或领导人名字,在名称或名字后面加冒号。如:“XX市委:”、“XX市人民政府:”或“董事长:”、“总经理:”。(2)正文具体内容,一般分为请示事由和请示事项两部分。●20请示事由:即请示问题的依据、原因、出发点等。事由应写的准确、充分、简要,为达到请示的目的奠定坚实基础。●请示事项:包括请示的具体问题和本单位(部门)的处理意见。在请示对有关问题的处理意见时,如有两个以上处理方案,可同时提出,但应说明本单位的倾向性

7、意见及理由。请示事由和请示事项,如内容单一,可一气呵成;若内容较多,可分条列项表述。3、结尾是要求和目的的具体部分结尾要写明行文的具体要求。如:“请予批准”、“请审核批示”等。有的不直接写明要求,则写“上请示妥否?请批示”或“妥否?请指示”等。4、注意问题(1)应一文一事,切忌一文中提出数件事情,更不应将不同范围、互无联系的两件事情写在同一请示中。(2)请示主送一个机关或领导,切忌多头请示、多头呈送。(3)请示内容涉及到其它部门的工作时,应事先同该部门通气、协商并征询意见。(4)请示语言要谦逊,态度要诚恳;原因要说明,不能批准的后果要表达。要让上级或领导意识到如

8、不批准就影响工作;要让上

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