会计信息化档案管理中的问题及对策.doc

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1、会计信息化档案管理中的问题及对策【摘要】伴随着计算机技术与网络信息技术的发展,会计信息系统发生了质的变革,同时也产生了大量信息化的会计档案,而┦对这些信息化档案的管理也弹不能沿用传统的会计档案管叛理手段和方法。本文阐述了扫会计信息化档案管理中常见宅的问题和对策。【关键词抚】会计信息化档案安全性维翎护性会计档案是重要的经委济档案,随着会计电算化技榘术的广泛应用,会计档案的产生与保管也随之发生了根巷本性变化,原来手工记账中箫的纸质凭证和档案也被电子款凭证和数字档案所取代,由蚀传统意思上的档案变为了信咂息化档案。论文联盟编辑。讼1会计信息化档案

2、的特点赜会计信息化档案的载体多擗样性传统的会计档案是指篷会计凭证、会计账簿和会计举报表等会计核算纸质材料,撅它是记录和反映经济业务的殡重要资料和证据。实行会计亵电算化后形成的会计档案,掂既保留了传统意义上书面纸胜质的会计档案,又包括存储方在计算机硬盘、光盘等存储介质中的会计数据和相应电弱算化环境下的财务软件系统始等6/6表现形式的特殊性传统的会计档案直观性强,主嘏要以书面纸质形式保存,可以不借助任何技术手段而直电接查看会计信息,但记录信息量低,占用空间大,数据唬查找不便且不容易保管。信雷息化会计档案,必须在特定的计算机硬件和软件环境

3、下蜊才能使用,对计算机系统的餍依赖性很强,但记录信息量大,占用空间小,数据查询简单方便且容易保管。信息处理的便易性信息化会蚝计档案因其会计信息的数字洳化,大大提高了会计档案的を利用效率,便于会计档案信裸息的资源共享,但同时也加鲅大了会计档案被篡改、破坏阙及泄密的风险。保管条件补较高信息化会计档案存储袍介质十分精密,电子数据容鼬易因温度、湿度和其他意外姓情况而丢失,对使用存放环骥境要求较高。2安全性会计信息化条件下,会计档笋案的调阅将不再完全依赖于史手工的查账,会计信息资料∶可以直接由软件查询,或通慌过拷贝光盘等存储介质直接崮获取相关资料

4、,从而在会计信息档案的管理中保证档案簇的安全是首要问题。确保信昱6/6息化档案安全首先要完善管┒理制度,根据相关法律法规和信息化档案的特点,制定须和完善符合新环境下的会计贻档案管理制度,特别是要建丕立权限分级制度,实行岗位咚专人专职制度,对不同岗位跬赋予不同权限,在会计电子议档案管理中负有不同职责,硭采取不相容职责相分离措施,严格岗位责任制,加强相曰互监督和约束。健全档案归㈤档、档案查阅、档案目录登苷记和鉴定销毁管理制度,严羔防会计电子档案毁损、丢失掖和泄密。其次对信息化档案押采取必要的物理保护措施。广根据其档案载体的物理特性徙,在形成

5、这些档案时应采用“AB备份法”进行数据的疖备份,对于每一备份要注明坻形成档案的时间与操作员姓茺名,最好做异地存放,存放簖地点还应远离磁场,注意防龌尘防潮防静电防高温。对这粕些采用磁性介质保存的文档┿,还要定期进行检查,定期蹈进行复制,以便在再利用或发生意外时能及时恢复数据叛,保证数据的完整性。第三怦对传输、存档的会计信息化档案要提供保密功能,最好匦使用相关的档案管理软件能膘对产生的会计数据提供相应滋的加密措施,即使数据丢失懑,没有特定软件解密仍不能噫读取数据,保证其不会泄密沱。第四对保存有信息化档案┉数据的计算机应采取物理上犬的隔绝,只

6、接入财务系统内磨部局域网,与Intern跹et互联网物理断开,同时胀还要严格禁止在相关的计算机上直接使用移动存储介质豁,必须用最新杀毒软件查杀乖完毕后才可使用,防止计算脶机病毒感染,造成数据被破鳓坏。论文联盟编辑。维护性┴6/6在会计信息化档案管理中煦除了上述的安全性问题外,￥还有一个问题也是极其复杂揣和困难的,那就是会计信息跳化档案的维护工作,它要求д其操作人员不仅要熟悉计算庭机软件的相关使用与维护知识,还应具备一定的财务管免理方面的专业技能与计算机鲂硬件知识。培养高素质的维琵护人员是作好会计信息化档麟案维护难题的前提,一方面固,要对在

7、职的会计档案管理人员进行继续教育培训,以轱分层次、分阶段和根据业务化需要进行培训为原则,着重と加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术衢、新设备、新方法的培训,悟提高他们掌握和运用信息技偏术和信息手段的意识和技能ζ;另一方面,有意识地引进蝗具备会计学、计算机、档案媒学和管理学等多方面知识的浴电算化会计档案管理符合型换人才,逐步改变业务人员队葚伍专业结构单一的现状,满瞥足信息化档案管理工作的需蒴要。其次是信息化档案存储水介质的选择。会计信息化档Ш案主要是电子档案,对电子鞒档案的保存需要使用一定的汶存储介质。在保证存储数据硕稳定安全的

8、前提下,尽可能降低存储成本,并选择使用撖更加方便的介质。现在数据的存储一般应以光盘存储为主,因为光盘作为一种光存菅储介质,其存储容量大,D迤VD光盘甚至可达4