浅论现代秘书人员能力的培养

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1、参考书目冯金祥主编：《秘书学》，中国商业出版社1993年第11期吕谨主编：《探索高等秘书教育的新模式》，1998年第11期浅论现代秘书能力的培养回顾过去，提起“秘书”一词绝大多数人就会想到“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”等词语，似乎当秘书的只要年轻漂亮就可以了。然而，进入21世纪以来，面对我国加入世界贸易组织，面对知识经济时代的到来，一方面企业急需综合能力较强的秘书人才协助上司工作，另一反面企业对秘书人员的能力提出了更高的要求。除此之外，现代秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力，远远

2、不止是人们所谓的“花瓶儿”、“青春饭”、“能吃能喝”的无能秘书。但从目前企业秘书队伍的现状看，秘书综合能力偏低的问题令人堪忧。所以，秘书能力的好坏不但是造就高一支业务精、知识强、作风好、纪律严的秘书队伍的基础，更是推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究现代秘书能力的培养问题具有重要的现实意义。一、现代秘书的能力结构由于秘书工作只能趋向专业化、职业化和现代化，对秘书的能力结构提出了新的要求。为了适应发展，秘书人员必须具备以下几方面的能力：（一）表达能力  表达能力是认识外界的最基本的能力，有文字表达能力，和

3、口头表达能力。1、文字表达能力 　　文字表达能力主要指写作能力，即公文和事务应用公文的写作能力。秘书常常需要根据企业发展现状制定措施、编制计划，撰写各种报告，供企业决策时参考，因此书面表达能力是现代秘书必备条件和基本功。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文体知识，应掌握用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、语言组织能力和观察能力。因此秘书人员要有深

4、厚的文字修养，因为他的工作不仅对材料要进行综合分析，更主要的是对领导者的工作思路要进行演绎或归纳，将领导确定的原则具体化，将零散的思维条理化，将未成型的意图清晰化。所有这些都要靠规范、准确、精练的文字予以表达。  2、口头表达能力      秘书不仅要会写文章，还要能说会道。口头表达能力，就是运用口头语言交流思想、传达信息的能力。它较书面表达使用频率更高，使用范围更广。秘书的口才，直接影响着他参谋和助手效能的发挥。所以，秘书因该会说一口标准而且流利的普通话，要扣此清晰，不急不慢。“说”的过程，一方面是表达自己的理解和见解，另一

5、方面也能跟领导、同事沟通。（二）应用能力应用能力是秘书人员必备的一种能力。它包括组织协调能力、社交和公关能力和创新能力。1、组织协调能力现代秘书还需要较强的组织协调能力。现代秘书已不是单纯的文书工作者，而是具有一定能力的管理人才。秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；善于发现文件与文件之间政策/提法上的地处或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通和协调。因此，秘书人员一方面要通晓办事的渠道，提高办事效率，平时多接触一些具体事务，出处留意他人和自己的上

6、司是如何处理问题的，不断加强自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观察，统筹兼顾安排组织好工作，协调好领导日程并为领导准备好相关的活动资料。2、社交和公关能力现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，参加各种会议、会谈或宴会。社交可以开阔视野，增长知识。在广泛的社交中，可以博采众长，学习各方面的知识以丰富自己。社交也是办事的辅助。秘书人员办理公务，联系事物，自然是“公事公办”，但社交可以助其选取捷径，克服阻力，提高办事效率。秘书工作还会涉及客户服务，则行业比较

7、爱那个秘书推向公关经理人或者公开发言人的角色。因此，秘书人员必须具有一定的社会和公关能力，才能处理好复杂的人际关系，才能更好的辅助领导，扮好秘书的参谋。只有具有相当强的社交和公关能力，在上下级之间或同事与领导之间工作起来感到游刃有余，提高办事效率。3、应变能力现代秘书还要有敏锐的应变能力。虽说秘书的大部分时间都是有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但秘书的一个主要职责就是为上司提供事务性的服务，减少外界对上司的干扰，这就要秘书的随机应变，要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题是既要符合原则，又要有一定的机动性

8、和灵活性。具体来说，在一些正式或非正式的场合中，秘书是还是上司的代表和发言人，这要求秘书密切配合上司，帮上司打圆场，为领导树立良好的形象和营造有价值的人脉关系。　　4、创新能力当代新思想、新总是、新事物层出不穷，秘书人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神。