广告公司如何进行内部控制

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1、广告公司如何进行内部控制作为一位广告公司的经营者，你的决策将引发众多的商业活动，如何才能在最大的程度上，确保这些商业活动达成企业的目标呢？“内部控制”就是为达成此目的而设计出来提升管理与核查这些商业活动的一系列方法。在本文中，仅从一个经营者的角度出发，就广告行业中特有的内部控制问题加以探讨。控制环境“控制环境”这个概念，主要是指公司管理层对于内部控制系统的总体态度、认知扶持以及其对于企业目标达成之重要性有了良好的控制环境，才能落实所设计的种种程序与方法，举例来说，客户得润表（ClientProfitabilitReport）可以用来衡量与控制广告公司在不同客户的资源配置，然而如果管理层不看客户

2、利润表，并因此决策，则这项控制工具，就形同虚设了。组织与分工公司要成长，就必需有组织与分工。有组织则可以分级授权，有分工则可以相互核杳，术业专攻，避免权力太集中，对于管理层的成员，每月应至少有一次例会，对于例会要讨论的议题，应该“事前”有一定程序来标明，让各个部门都有机会提出。公司应该编辑一本“公司政策”将各项公司政策规定程序等告知给员工，并明确授权与责任，管理层应该明确财务总监对于内部控制总负责，对内部控制状况至少每年一次应管理会议中报告讨论。高价层监控经营者在确立了良好的控制环境与有效的组织与分工后，便应身体力行地来做一些高阶层的监控。首先是深入了解每个月的财务报表（包括客户利润表、业务单

3、位损益表、主要媒体累计投放量、人力资源表等）并与预算比较，较大差异，应由负责经理解释。其次，广告公司应该建立一个（至少每年一次）风险评估的机制，将在政府法规、税务、客户、市场、供应商等各方面可能发生的风险，在做预算时，用问题清单的方式进行筛选，对于须要深入的项目再进一步分析、研究与评估。现金与银行账户广告公司代理客户业务，必须要对客户负责，所有账目往来，必须有迹可寻，以便客户审查。因此，为客户进行创意制作或是媒体采买，不论金额大小，都应用银行汇款或划账方式，而不鼓励采用现金支付。如此，同时也避免了各项现金交易可能出现的弊端。银行账户也是广告公司要加强内控的重点，第一，银行　开户一定要得到公司合

4、适的批准，第二，每月银行对账单必须核实（BankReconciliation），并且还应不定时的与银行对账，第三，广告公司因代理客户业务，银行账户经常有大量余额，往往是开户银行的重点大户。对于银行的全作与谈判，应由总经理或财务总监负责，不可让中低级员工负责。客户与代理业务既然是代理客户业务，广告公司是受广告主的委托而行事，因此得到客户的书面批准是非常重要的。一个最重要的内部控制，应该是所有为客户做的创意、制作、策划、采买、顾问等业务，在得到客户书面批准前，只能在计划阶段，而不能进入执行阶段，更不可以与媒体或制作供应商先行签署采买或制作合约。定价也是一个内部控制问题。很多客户总监，并没有接受过如

5、何定价的财务训。因此，经常会有损失公司利益的做法。建议应由总经理制定定价策略，并由财务总监对每一新客户（或旧客户续约时）按照定价策略计算，最终呈总经理批准。再来，关于客户的内控问题便是开单与收款了。开单方面最常发生的问题，是由于各种原因拖廷而使客户无法在付款期限以前处理付款，因此造成广告期廷误或取消，或是广告公司必须不客户垫款的现象。解决这个问题，应与客户达成默契，在某一时间以当时广告计划的版本发单，其后的变异，则在广告活动后，以借（贷）项通知单（Credit/DebitNote）的方式结清余款。关于收款的内部控制，认为最有效的还是将坏账准备（费用）列入客户利润表的计算，并引此作为业绩考核的基

6、础。举例来说，超过180天的应收款应100％提坏账准备，超过90天未满180天的提25％，超过30天未满90天的提10％。如此，负责的服务经理自然会盯北这些应收账款。媒体供应商这是广告公司内部控制最棘手的领域，媒体采买中，广告公司佣金仅占媒体净花费（NetMediaCost）的1％至1.5％，然而媒体广告极强的时效性，过期即一文不值。因此，购买时间与折扣往往有很大的关系。同时在媒体业中，给予广告公司年度量的返还更是行规。这些因素给了媒体价格相当大的变数，加上缺乏透明度，便造成许多管理上的黑洞。最常见的就是媒体采买负责与媒体谈判合约时，原本可以谈判七折，但报回广告公司却是七五折，再由媒体将差额（

7、半折）以现金的方式给个人。媒体采买出现内控问题，还有一个特征，就是代理的层次愈多，愈容易出现问题。通常，户外广告和贴片广告代理中介关系最为复杂，尤其值得管理层注意。另一个特征是折扣经常变化的媒体，采用所谓不规则作业方式的几率较大。认为对于媒体采买的内控，在整个大环境逐渐进化前，是没有百分之百的防范方法的。以下提出一些方法与原则，只可以减少问题发生的风险：（1）责任分工，将媒体谈判与媒体采买业务分开