中小学档案管理的现状与思考

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1、中小学档案管理的现状与思考摘要：中小学档案是学校发展历史的重要见证，中小学档案建设是学校建设内容之一，它对总结办学规律、推进学校发展具有重要意义。进一步加强中小学档案管理的规范化建设，培训档案管理人员，开发档案管理资源，提高档案管理效益是当前中小学加强基础性建设中迫切需要解决的问题。作者首先肯定了中小学档案管理的主要成绩，分析了存在的问题及其成因，并对加强管理工作进行了思考。　　关键词：中小学档案管理现状思考　　　　中小学档案是中小学历史与现状的真实记录，它对探索学校管理规律、寻求发展契机具有重要意义。中小学档案管理水平

2、也直接反映着学校的管理档次和办学水平。随着中小学管理工作的日益规范化，以及信息化程度日益提高，当前学校档案建设面临着许多新的情况和问题，需要予以重视和关注。　　一、中小学档案管理的主要成绩　　近几年来由于各级领导的重视，各级各类中小学的档案管理意识不断增强，普遍建立了档案管理室，学校的档案建设已经成为学校管理的重要组成部分。据近几年档案管理部门的抽查结果看，各级各类中小学档案材料的归档率不断提高，教育、教学、财会、基建等档案材料管理集中，分类明确，为档案的保管利用创造了有利条件。　　1.积极开发档案资源。为了将档案信息资

3、源直接服务于学校的教育教学，各中小学档案管理人员齐心协力，充分利用学校丰富的资源优势，扩大档案信息范围，为学校的管理、教育、教学和教研工作作出了积极贡献。特别是有些中小学校，利用学校校庆的契机，组织编写《校友通讯录》，汇辑了历届校友名单及通讯地址，加强联系，扩展了学校教育的外延，提升了学校的社会声誉。同时，档案管理人员根据日常工作需要，将学校的人员安排、党员名单、教育教学论文制成表格、汇辑成册，对迎检争创等各类工作都有细致的归档，使学校的基本情况和各种成果一目了然，为工作创造了便利条件，以更好地服务于广大师生。这些事实有

4、力地说明，档案管理工作在学校各项工作中处于相当重要的地位，加强档案建设，有利于提升学校管理工作的整体水平。　　2.严格分类管理归档。学校在管理、教育和教学中形成了大量的图表、声像等材料，类型也较为复杂，中小学校档案管理人员在经过细致的甄别以后，按分类方案立卷归档，使材料得到了有效的管理。近年来，学校档案员在文件的分类、卷内文件的整理、案卷的装订、封面的编目、案卷的排列和目录的编制方面，基本上能按照立档的规定严格要求，为今后学校档案科学地保管、统计和利用奠定了基础。为统一保存和科学管理，有效地利用好档案，学校加强了档案的制

5、度建设，对文件材料的形成、收集整理、案卷排列、鉴定保管期限，以及开发利用都做了明确要求，责任到人，使档案工作逐步走上了科学化、标准化和规范化的轨道。　　3.配套设施进一步完善，管理人员业务素质明显提高。各中小学校都建立了档案室，做到专人负责、专门管理，有些学校还在各处室配有兼职档案员，初步形成了以档案室为中心的综合管理网络。各校在经费投入上进一步加大，积极为档案管理工作创造有利条件。如有的学校为配合档案室升级，特意增加了档案橱具，解决了案卷积累过多、无法存放的现实困难；有些学校专门在新建教学楼中开辟库房用于档案存放。这些

6、措施和打算，耗资不多，但在改善档案管理的条件方面取得了较好的效果，充分体现出学校管理工作的计划性、预见性和科学性。由于档案工作要求严格，任务繁重，质量要求高，牵涉面广，其特殊性质决定了对档案员的素质有较高的要求。学校配备的档案员总体上业务能力较高、工作态度端正、责任心强，长期以来为学校的档案建设勤恳努力，积累了丰富的经验，探索出不少成功的管理方法，其敬业精神和务实态度在广大教职员工中产生了良好影响。　　二、中小学档案管理存在的问题及其成因　　尽管各级各类学校在档案管理工作取得了不少的成绩，但我在调查了镇江市数十所中小学档

7、案管理现状后发现，管理质量参差不齐，重视程度轻重不一，发挥效益不高等问题比较普遍地存在着，具体表现在如下方面。　　1.档案管理意识尚不够强。部分学校领导的档案意识淡薄，不注重原始材料的收集和保存，对档案员的工作不支持、不配合，这为档案材料的收集和有效管理带来了难度。　　2.档案管理效益尚不够高。有的学校尽管建立了档案室保存了较多的档案，但未能较好地为学校服务的功能，其主要的原因是学校领导、教师对档案工作本质的认识不够明确，不善于利用档案学校档案记录来进一步总结经验教训、摸索办学规律。　　3.档案管理的分类尚不够科学。有的

8、学校档案文件的分类不够准确，影响案卷质量。还有些学校由于档案建设起步晚，档案员业务熟练程度不够，在文书处理、档案收集整理、卷内文件的分类排列、案卷标题的拟写等细节问题上出现的疏漏较多，也影响了案卷质量。　　4.档案资源利用尚不够充分。保存档案的目的是为了用，如果只存不用，档案就失去了存在的价值。通过提供利用可以发挥档