制度排版模版

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1、湖南双舟医药有限责任公司制度文件文件名称：法人委托书管理制度分编号：HNSZ-OF-OS-001总编号:修订部门：办公室修订人：王丹审阅人：彭旺军批准人：谭平上次修订：2009.1.1本次修订：2012.2.22本次批准日期：版本号：2012第1版1目的为严肃公司法人委托书管理，现对法人委托书的申请、开具、领用，法人委托书回执联收回等环节作出如下规定，望各相关部门遵照执行。2依据：ISO9001:2008标准、药品经营质量管理规范及其实施细则。3范围适用所有需开具法人委托书的部门及人员。4权责4.1部门领导：负责法人委托书中开往的客户单位的审核。4.2人力资源部：负责法人委托书被委托人资质

2、审核。4.3办公室：4.3.1负责法人委托书的开具、整理、回执回收及相关情况报表。4.3.2负责法人委托书原稿的存查管制。4.4使用部门：负责法人委托书的投递与回执的收回。5内容5.1申请、审批5.1.1申请流程5.1.1.1市场营销中心及采购营运中心正确、规范填写《法人委托书开具申请单》(SZFO-OF-DO-009)→部门经理审核签字→人力资源部审核签字→办公室审批并开具5.1.1.2医院营销中心正确、规范填写《法人委托书开具申请单》(SZFO-OF-DO-009)→综合管理办公室主任/基药一部经理审核签字→人力资源部审核签字→办公室审批并开具☆☆☆☆☆ISO9001:2008☆☆☆☆

3、☆第4页共4页湖南双舟医药有限责任公司制度文件1.1.1申请及审批注意事项1.1.1.1开销售委托书的，被委托人必须持有公司衔头的有效上岗证。1.1.1.2所有被委托人必须在人力资源部完整备案。1.1.1.3申请人非被委托人本人的，必须在代办人一栏填写自己的姓名。1.1.1.4委托事宜必须填写明确、不得超出上岗证资格范围或公司许可范围。1.1.1.5委托所至的单位必须写明准确的全称，不得写简称、不规范的简称。1.1.1.6填写委托期限时必须填自然年限，即自申请之日起至本年度的12月31日止。1.1.1.7委托事宜为特定事项的，必须至公司主管领导处或总经办审批。1.1.1.8该单位已开具销售

4、委托书的，办公室可不予开具，且不开具同一单位不同被委托人的法人委托书。1.1.1.9属法人委托书遗失，重新补开的，必须重新审批，并要求该单位出示遗失证明，同时由办公室出具法人委托书废止声明函至该单位，回执联由该单位盖章收回，否则，办公室不予开具。1.1.1.10属法人委托书本年度期满，需开具下一自然年度的，必须重新审批，且必须在下一年度1-3月份内办理完毕，其他月份一律不予办理。1.1.1.11因对方单位存档需要重复打印法人委托书者，需重新填写申请单并注明原因，交部门经理及人力资源部签字后，由办公室负责审核开具。1.2开具1.2.1办公室文秘主管必须严格审核被委托人资格。1.2.2办公室文

5、秘主管必须用准确的公文用语填写法人委托书。若为销售委托书，一律写“销售我公司经营品种”，必须注明品种名称的除外；若为购销委托书，一律写“采购贵单位经营品种，销售我公司经营品种”，必须注明品种名称的除外；若为其他临时性须办事宜的委托书，依实际情况组织规范、明确的书面语言，不得写模糊或易产生歧义的不规范语言。1.2.3在开具销售或购销法人委托书时，必须对照申请单，严格将期限截止至本年度12月31日止。若其他临时性须办事宜的委托书，时间期限依实际情况定，但不得超过1个月。1.2.4上下游客户开至我公司的法人委托书具体要求：1.2.4.1销售产品（限于贵公司营业执照载明的经营范围）；采购（限于我公

6、司营业执照载明的经营范围）；核对往来账务；催、收货款（领取银行承兑汇票、转账支票）；退货；处理货损货差；售后服务。1.2.4.2须写明被委托人的姓名、身份证号、委托期限以及委托的权限（一般委托或特别委托）。1.2.4.3法人委托书需盖有清晰的公章和法人章（法人签名）。☆☆☆☆☆ISO9001:2008☆☆☆☆☆第4页共4页湖南双舟医药有限责任公司制度文件1.1.1.1须提供本人有效的身份证明（第二代身份证）以及相关的资质证明。1.1.2医院营销中心业务员需开具采购性质的法人委托书时，须以采购部人员名义开具，并由该业务员签订承诺书，承诺按公司规定流程将采购药品入库、出库，同时在法人委托书权限

7、栏标明“先款后货”。1.2领用、存档领用人领用法人委托书后，办公室文秘必须建立法人委托书电子档台帐，并将法人委托书申请单及存根联按法人委托书编号顺序保存归档，以便备查。1.3法人委托书回执联的收回1.3.1所有在当月开具的法人委托书，必须在下月31日之前全部收回交至办公室文秘主管处，办公室文秘每月1日对上上月开具的法人委托书及对应回执联收回情况进行统计，并于每月3日之前公布，以便各市场部业务员能及时收回回执联。1.3.2