记录和档案控制程序.docx

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1、1.0目的：为保证对检测活动的复现、验证和追溯，确保记录和档案的完整和安全，特编制本程序。2.0范围：本程序文件适用于本公司的各种质量活动和检测记录的控制及档案的管理。3.0职责：3.1质量负责人行政人事部应:3.1.1负责组织建立的全部记录和档案；3.1.2批准记录和档案的借阅与消纳；3.2办公室各部门应:3.2.1归口管理和保存各类文件、档案及记录；3.3资料员应:3.3.1按照分类要求实施记录、档案的管理和安全存放；3.3.2办理借阅手续，监督和收集有关记录。3.4全体员工应：3.4.1在质量活动中认真记录活动的过程和数据。3.5技术负责人应当维护本程序的有效性。4.

2、0工作程序4.1文档的类型4.1.1机构设置和人员任命文件；4.1.2有关认证/认可和质量监督的法律、法规和工作文件；4.1.3客户有关检测要求的信函；4.1.4实验室的质量体系文件：(1)质量手册(2)程序文件(3)各类作业指导书4.1.5各项质量活动的计划和记录(1)各种质量计划(2)能力验证和内部质量保证方案实施的结果记录(3)内部、外部审核评审记录(4)合同评审记录(5)员工培训记录和技术档案(6)仪器设备和标准物质档案(7)检测标准档案(8)消耗品档案(9)计算机软件档案(10)样品管理的档案(11)检测报告和检测原始记录档案(l2)分包记录(13)外部服务和供应

3、商的记录(14)处理客户抱怨的记录(15)质量活动中形成其他的各类文件4.2质量活动记录的生成和管理4.2.1质量记录生成于质量活动中。本公司全体员工应在质量活动中认真填写和记录有关质量活动的过程和数据。4.2.2各类质量活动记录如需保存一年以上的，均应形成档案。4.2.3如有特殊保存要求的，员工在填写质量活动记录后应特别注明保存期限。4.2.4质量记录在填写之后应及时交管理部行政人事部由资料员登记编号分类保管。4.2.5管理部资料员行政人事部应制定文件的借阅制度。保密文件的借阅应执行《保护客户委托人机密信息和所有权程序》。4.2.6各检测室负责人应协助资料管理员收集各种外

4、来文件。收集到的外来文件应经技术负责人批注后交资料管理员统一保管。4.2.7需要提供给员工使用的外来文件，应由资料管理员根据需要的内容和数量复制、编号、发放。需要借阅的外来文件，由资料管理员办理借阅手续。4.2.8员工档案和仪器设备档案属永久保存档案，本公司不做更新和消纳处理。4.2.9资料和档案的保管应注意防霉、防虫蛀。磁性记录文件应遵守《数据控制程序》。4.2.10质量文件、记录和档案的贮存和保管应与其它文书、文件以及书刊实施隔离。4.3原始记录4.3.1检测原始记录是出具检测报告的依据，是最重要的检测过程记录。为了保证能够复现检测活动的全部过程，原始记录应包含足够的信

5、息。4.3.2各检测室负责人应根据承检样品或项目的标准制定出符合4.3.1条要求的原始记录格式。原始记录内容应包括以下内容：(1)原始记录的标题(如:XX样品/项目检测原始记录)；(1)原始记录的唯一编号和每页及总页数的标识；(2)检测样品的状况，包括样品编号，产品种类、品种名称（种子）、样品数量和送样单位；(3)抽样、封样记录（适用时）；(4)检测的依据和方法；(5)使用的仪器设备名称和序号；(6)记录观察得到的数据、计算公式和导出的结果；(7)检测时的环境条件；(8)检测中意外情况的描述和记录(如果有的话)；(9)检测日期；(11)检测人员、校核人员的识别；(12)参与

6、抽样、样品制备人员的标识(如果适用话)；(13)附以分包检测的报告（如果有的话）；(14)能够合成测量不确定度的所有信息；(15)附以分包检测的报告（如果有的话）。4.3.3所有的检测原始记录应按规定的格式填写。书写时应使用蓝/黑色钢笔或签字笔，字迹要清晰，不得漏记、补记、追记。4.3.4如遇原始记录填写错误需要更正时，应采用“杠改”方式。更正人在“杠改”后的记录上加盖自己的名章后，在“杠改”记录的右上方填上正确的内容。4.3.5每次检测的原始记录应该用书面文件方式保存。当使用电磁性方式记录检测数据时，应保证4.3.2条的内容能够再现。保存的管理应当执行本程序4.2.9条的

7、要求。4.3.6原始记录应与检测报告、检测委托书（协议）合并成册，单独立卷保管。4.3.7原始记录和检测报告属于保密文件。借阅检测报告和原始记录需执行《保护客户机密信息和所有权程序》。4.3.8原始记录和检测报告的保存期为3年。超过3年保存期的原始记录和检测报告应由资料管理员提出消纳申请，在得到质量负责人检测部负责人批准后做消纳处理。消纳处理应执行《质量体系文件控制和维护程序》。5.0附录及相关程序文件：1．DLCX-01-2015《保护客户机密信息和所有权程序》2．DLCX-03-2015《管理体系文件控制和维护