hyt 057-2011 海洋管理机关档案业务规范

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1、ICS01．140．20；07．060A14HY中华人民共禾口国海洋行业标准HY／T057—2011代替HY／T0572001海洋管理机关档案业务规范Operationalnormsforinstitutionalarchivesofoceanicadministration2011—07—08发布2011-12一01实施国家海洋局发布目次前言⋯⋯⋯’⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯····⋯⋯⋯⋯⋯·“1范围⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2规范性引用文件⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3术语和定义⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯

2、⋯⋯⋯⋯-4总体质量要求⋯·⋯⋯⋯⋯⋯··⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·5文件材料的收集积累·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯5．1收集积累范围⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·⋯⋯5．2收集积累种类⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯··5．3收集积累方式⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯···⋯⋯⋯⋯⋯·⋯5．4收集积累要求⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·6文件材料的整理⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯6．1纸质文件材料整理·⋯⋯⋯·⋯·⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯6．2电子文件整理·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯7文件材料的归档⋯⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯-7．1纸质文件材料的归档

3、⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯···-7．2电子文件的归档·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·⋯⋯·-8档案整理⋯···⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·8．1档案盒排列⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯···⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·8．2编辑档案盒信息表⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯8．3建立全宗管理档案⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·9档案的保管、统计与利用⋯⋯···⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯·9．1保管·⋯⋯⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯··⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·9．2统计⋯⋯⋯··⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯9．3利用⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯···⋯⋯⋯10档案的鉴定、移交与销毁⋯····⋯⋯⋯

4、⋯⋯⋯⋯⋯⋯一10．1鉴定⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯··⋯⋯⋯⋯⋯···一10．2移交⋯⋯⋯⋯⋯⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯·-10．3销毁⋯·⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯··附录A(规范性附录)文件材料归档范围与保管期限表附录B(规范性附录)不归档文件材料范围与处理⋯·“附录C(规范性附录)档案盒与常用表格格式⋯⋯·····一HY／T057—2011Ⅱl12367¨m¨UUn地地M踮孙标准分享网www.bzfxw.com免费下载刖罱HY／T057—2011本标准按照GB／T1．12009给出的规则修订。本标准代替HY／T057

5、2001《海洋管理机关档案业务规范》。本标准在原HY／T057--2001基础上，按照GB／T1．1《标准化工作导则第1部分：标准的结构和编写》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(国家档案局令第8号)和DA／T22《归档文件整理规则》，对结构及相关内容进行了调整修改，除编辑性修改外，主要的技术变化如下：——增加了新的规范性引用文件，GB／T11821{照片档案管理规范》、GB／T18894--2002(电子文件归档与管理规范》、DA／Tl《档案工作基本术语》；——增加了关键术语“电子文件”、“件”、“归档电子文件

6、”、“逻辑归档”、“物理归档”、“全宗”，修改了“文件材料”的定义(见3．2、3．3、3．4、3．5、3．6、3．8、3．I)；——删除了“立档单位与全宗”(见原HY／T057—2001的第4章)；一一增加了“总体质量要求”(见第4章)；——修改了文件材料收集、整理、归档的过程，将原标准的“归档”与“档案系统整理”修改调整为“文件材料的收集积累”、“文件材料的整理”、“文件材料的归档”、“档案整理”(见第5章、第6章、第7章、第8章，原HY／T0572001的第5章、第6章)；一一修改了原标准“档案的利用”，将档案保管、统计相

7、关内容移人该章节，修改后为“档案的保管、统计与利用”(见第9章，原HY／T0572001的第8章)；一修改了原标准“档案的统计、鉴定与移交、销毁”，将档案统计的内容移至“档案的保管、统计与利用”章节，修改后为“档案的鉴定、移交与销毁”(见第10章，原HY／T057—2001的第9章)；——修改了“文件材料归档范围和保管期限表”，明确界定归档文件“定期”的保管年限(见附录A，原HY／T0572001的附录B)i—～修改了“不归档文件材料范围”(见附录B，原HY／T057～2001的附录C)；—～删除了“档号章”格式，增加了“归档

8、章”格式(见附录C图C．1，原HY／T0572001的附录A图A．18)；——以“归档文件目录”与“归档文件目录封面”替代了“案卷目录封面”、“案卷目录”、“卷内文件目录”(见附录c图C．2、图C．3，原HY／T057～2001的附录A图A．4、图A．5、图A．6)；——修改