关于高校教学档案管理工作现状的分析和探讨

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1、关于高校教学档案管理工作现状的分析和探讨摘要：教学档案管理工作是日常管理工作的重要组成部分，针对目前高校教学档案管理工作实际存在的问题，应保证高校教学档案管理工作质量和规范的同时，提高管理人员素质，使档案管理具有灵活、创新、与时俱进的特色，建立规范化、标准化的统一文档管理，形成档案管理平台，提高档案的利用率，并保证档案的信息安全。关键词：教学档案；电子档案；管理平台反映学校教学实践活动和教学管理工作的教学档案是学校管理工作的重要组成部分。教学档案管理者必须结合本校教学实际情况，把教学管理和教学活动过程中形成的能反映

2、教学管理、教学活动的全过程以及对学校今后开展教学工作具有参考价值和凭证作用的文件材料及时收集、归档。高校教学档案管理工作应保证质量和规范的同时，具有灵活创新、与时俱进的特色。在档案管理工作中要重视档案材料的收集、整理和保管，同时把档案信息资源开发出来，提高档案利用率，为学校的教学管理、教学改革与建设发挥重要的作用。但是，目前高校教学档案管理工作在不断发展的同时仍然还存在着不少问题，需要档案管理者在日常工作实践中不断发现问题、解决问题，从而改进档案管理工作。8一、目前高校教学档案管理的现状及存在的一些问题1.从档案管

3、理模式上来说，我国高校档案管理方面逐步走上规范化道路随着众多高校办学规模不断扩大、办学层次逐步提升，大部分高校已经逐步实现教学档案的分级管理和分类管理。一方面在校级档案部门下，设立各院系教学档案分管部门，形成教学档案的校、院两级管理，使档案管理更加系统化；另一方面将教学档案分类进行管理，比如，项目档案、科研成果档案等，便于查阅参考，更好地体现档案收集工作的价值。虽然大部分高校档案管理模式已经实现分级管理和分类管理，但在实际管理过程中仍然存在不少问题。（1）档案分级管理体系松散在分级管理模式中，由于高校教学活动众多繁

4、杂，其相应产生的教学档案资料可能出现没有及时归档、整理汇编的情况，从而造成院系级教学档案人员归档不全、材料质量不高等现象发生，使校级档案管理出现错误及遗漏。在分类管理模式中，由于各级管理部门档案分类标准不统一，使档案类别混杂，不利于上下级之间的档案统一管理以及查阅使用。（2）档案管理制度不健全8如，在查阅、借阅档案时，登记措施不完善，出现借阅使用期间不妥善保管、用后不及时归还等情况，造成重要档案时有流失。2.从档案管理技术手段上来说，计算机网络新技术的应用极大地革新了教学档案管理工作随着信息技术飞速发展，教学档案数

5、字化、网络化建设已经成为知识经济时代档案管理发展的必然趋势。近年来高校通过引进先进的档案管理软件，将传统的纸制档案转化为电子档案，实现教学档案的科学管理。然而在教学档案管理信息化进程中，对计算机网络的依赖也逐渐突显出一些问题，值得我们重视和思考。（1）电子档案的数据兼容性随着众多档案管理系统的不断引进，很多高校忽视了各类信息管理系统的兼容性问题。高校各部门各自引进不同的档案管理系统，缺乏统一管理平台，造成资源浪费，重复劳动，不能实现信息共享，束缚着档案信息化的发展。（2）电子档案的安全性目前网络信息安全问题是全世界

6、关注的热点问题之一。档案管理日益依赖计算机网络，电子档案信息的保密问题值得我们重视。当电子档案信息通过网络进行传递时，在管理者和用户在方便地利用档案信息的同时，应避免档案信息泄密。存储于服务器上的档案信息如何防止其发生不确定变化甚至丢失等是计算机网络应用于教学档案管理以后需要重点考虑并及时解决的问题。8（3）电子档案的利用率随着电子档案管理系统的不断发展，使大量档案信息可以充分得到有效利用，不再是堆积成山的死板纸质文档，而是可以随时调用及时呈现的活跃知识库。然而，目前面对如此丰富的电子档案，大多数档案管理者对其利用

7、率并不是很高。多数院系对教学档案的利用局限于应付各种评估和检查，没有根据教学研究需要对档案进行有效收集、筛选、加工，使之转化成不同形式的科研成果，因此，对档案的有效利用亟待开发。二、如何加强高校教学档案管理1.健全教学档案管理规章制度，贯彻分级管理和分类管理模式，建立完善的监督管理和考核制度（1）按照《档案法》等文件制定出符合实际的管理规章制度，指导档案建设、运行和管理工作高校各个部门应贯彻分级、分类管理模式，确定各教学管理部门、各学院、教研室的归档范围，把档案工作纳入教学计划，提出明确的归档要求，将岗位职责划分到

8、位，杜绝档案管理工作中的拖沓、疏漏。（2）建立完善的监督和考核制度学校定期检查各部门教学档案管理工作，并且将其列入年度考核，优奖劣罚，实行年度检查8评比制度，确保教学档案管理工作不断得到提高，保证教学档案建设和管理的质量，使教学档案的管理工作向制度化、规范化、标准化的方向发展。2.实现电子档案标准化建设，建设统一的电子档案管理平台（1）电子档案的建设要注重数