浅析培训档案的管理利用

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1、浅析培训档案的管理利用摘要：本文从分析培训档案的内涵及特点入手，对培训档案的归档范围和分类进行了明确界定。接着指出了培训档案管理工作中存在的问题，探讨了开展培训档案管理工作的有效措施，最后给出了培训档案管理的具体实践方法。关键词：培训档案管理利用当前，知识经济使培训成为员工队伍建设的基本途径和提高劳动自身技能与劳动效率的重要手段。特别是随着终身学习型社会的倡建和继续教育制度的逐步完善，培训成为个人完善自我知识和经验储备的一个重要途径。培训档案工作作为培训管理工作的重要组成部分，也被日益推到培训工作的前台，并成为培训工作成败得失的一个重要标志。

2、1培训档案的内涵及特点1.1培训档案是指培训机构在培训教育教学、管理和服务工作中形成的对培训机构或社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是对培训的计划、内容、对象、结果、进度等培训业务全方位、全过程的记录。1.2培训档案的特点与其他行业机构的档案相比较，培训档案的主要特点有：1.2.111培训档案材料的形成时间短且不固定，具有分散性。一般说来，各类培训长则几个月，短则只有几天或者更短时间，对培训资料整理和建档立卷工作提出了严峻挑。所以培训档案要在培训结束后及时立卷归档，否则极易造成归档材料的漏缺，影响档案材料的齐全完整。

3、1.2.2培训档案的来源广泛，内容丰富，类型复杂多样。每一类培训，其内容、形式和要求都有不同。一般来讲，仅培训的业务档案就几乎涉及各类学科和社会的各个领域，从学科知识培训、业务技能培训到思想素质教育培训等，但凡社会机构和个人生活工作的领域都有培训的影子。这就是资料数量大、涉及内容多、学科种类繁多，成为培训档案显著特点。另外，参加培训的人员有各个阶层，各个职务级别，年龄层次分布广。这就要求档案人员必须了解各种培训工作的过程，熟悉各种培训工作特点，根据具体情况进行组卷，只有这样才能保证培训档案的质量。2培训档案的归档范围及分类2.1培训档案的归档

4、范围11培训是一种有组织的知识技能和素质教育活动。按照培训工作材料的形成规律，能够形成培训档案的培训材料来源有三个方面：一是培训前期筹备过程中形成的调研资料、培训方案、培训教学活动和学员管理工作安排等资料；二是在培训过程中形成的教学资料、考试考查资料、各种管理记录、学员学籍登记表册和培训合格证审验记录等；三是培训教育教学活动结束后，对培训效果跟踪调查和咨询服务资料与记录等。2.2培训档案的分类2.2.1学员培训档案学员培训档案是培训管理部门为受训者建立的体现受训者在一定时期内参加培训项目的记录性文件。档案的主要内容涉及个人姓名、性别、出生年月

5、、学历、职务、职称、单位、参加培训的名称、培训日期、培训学时、培训机构、授课人、培训结果、培训费用等。2.2.2培训班管理档案培训班管理档案是培训管理人员在培训管理过程中形成的一些过程性文件档案，包括培训计划、培训项目建议书、培训项目评估报告，培训中心及外聘培训师资档案、培训办班通知、培训课程表、培训班学员签到表、学员成绩表、培训班教师授课测评表、培训效果评估表及改进意见书、其他资料（培训照片、课件、报道等等）、培训证书打印发放等。2.2.3培训知识储备档案培训知识储备档案是由培训管理部门负责积累和不断完善的、在培训过程中形成的知识数据档案，

6、主要包括以专业类别划分的自行设计和开发的培训课程、各种介质形态的培训书籍和讲义、培训实况影像记录光盘，另外还包括以发生时间为分段的同一培训课程的版本修订、知识补充与变更情况档案等。113目前培训档案管理中存在的主要问题3.1对培训档案材料的重视不够，档案管理意识不强。培训与其他教育形式一样，也是一种比较成熟的教育形式。但是它与其他教育形式相比较，具有后教育性和短期性的特点，难以得到与学历教育相同的重视，从而忽视了培训的档案管理工作，导致培训档案不归、漏归现象时有发生。3.2培训档案的管理队伍薄弱，管理能力不强。大部分基层管理人员、教师到学校领

7、导对培训档案管理工作认识不足。往往都是兼职档案工作，又缺乏档案管理专业知识，造成培训档案管理不善。3.3培训档案缺乏健全的管理制度。当前，很多企业在培训档案管理工作中，对于归档材料的范围界定并不非常明确，以至于在存档过程中出现大量应归档材料的丢失，培训档案管理工作呈现出很大随意性。3.4管理手段很落后，工作效率不高。培训档案工作基本上沿用传统的手工作业，不仅重复性劳动量大、时间长、速度慢，而且极大地影响了档案的工作效率，制约了培训档案的编研开发与服务工作的主动性。即使一些培训机构使用了一些现代化管理设备，但因缺乏综合处理的技术能力，也未能对档

8、案工作效率提高产生预期的效果。4加强培训档案管理的主要对策11培训档案的管理工作是单位整体档案工作的重要组成部分，科学规范地做好培训档案管理工作具有重要的现实意义。