党政办公室实施“五常法”管理模式的方案

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1、国际商学系实施“五常法”管理模式的方案（试行）“五常法（5S）”是用来创造和维护良好工作氛围和提高人员素质的一种有效管理模式，其管理要义是：“工作常组织，天天常整顿，环境常清洁，事物常规范，人人常自律”。“五常法”管理方法具有原理简单、通俗易懂、科学规范、经济实用的优点，是一种标本兼治、长效显著的全新的管理模式方法。现根据国际商学系实际情况制定实施方案如下：一、工作常组织1．个人：制定周工作安排，建立工作备忘录（1）每周一上班后利用10～15分钟的时间，梳理本周要处理的事情，整理工作思路，制定本周的工作安排。（

2、2）每天上班后利用5分钟清理检查本职岗位当天需落实处理的事宜，及时督促办理，并建立工作备忘录。备忘录封面备忘录内容年月日第周总结年月日第周计划备忘录姓名年月日~年月日2．部门：制定周工作计划，建立部门工作日志（1）每周一下午召开系务会议1）书记、行政副主任、教学助理汇报上周工作，自查工作中存在的问题。系主任对各岗位工作进行点评，并作出周工作总结，由行政副主任记入部门工作日志。2）制定本周部门工作计划，系主任对各项工作提出明确要求，由行政副主任记入部门工作日志。部门工作日志封面部门工作日志内容年月日第周计划年月日

3、第周总结工作日志部门年月日~年月日（2）逢单周周二下午召开全体教职员大会（如遇学院安排的会议，则另择时间）1）书记、行政副主任、教学助理通报、点评前一阶段工作，布置下一阶段工作。2）系主任总结各项工作，对下一阶段工作做部署。3）系行政秘书做好会议记录。二、纪律常整顿　1．行政人员每天对办公室的文件和资料（含纸质和电子）进行分类整理，将文件和资料按照“待处理”、“处理中”和“已处理”分类放置或保存。2．行政人员每月对文件（包括电子文档）作盘点，把文件分为“必要”（有效）和“不要”（过期无效），不要的全部销毁。按规

4、定需年底送档案室的，要放到橱柜等安全固定的场所保管，如果是电子文档，需备份一份纸质文件，确保各类归档文件不遗漏、不丢失。3．教师每周对教学资料做盘点，根据教务处和系教务办要求，及时上交各类教学资料。学生作业应及时批改后发还学生，避免堆积。试卷要注意保密收藏，未批改的试卷应锁入文件柜，批改后的试卷应及时交系教务办收存。4．辅导员建立好班级学生档案，及时上交各类学生管理工作资料。对于涉及学生成长的资料应锁入文件柜建档保存。5．办公室物品的摆放及处理1）将办公室常用物品按照使用频率分类摆放，根据应用情况应将本部门物品

5、分为“每日必用”、“常用”、“经常不用”和“不用”四种，“经常不用”和“不用”的物品要根据情况尽快处置，保证办公所需。2）办公桌桌面除文件、电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品。3）常用办公用品如笔、订书机、计算器等文具用品，应当集中放在办公桌的一定区域内，电脑线、网线、电话线有序放置。4）办公桌下面除了放废纸篓（必须套垃圾袋），一律不放其他物品。5）人离开半小时以上应将桌面收拾干净。6）墙面。挂岗位职责、工作流程表、字画，其他物品一律不上墙。国际商学系各工作区域环境规范及责任人见附件三、环境常清洁1．教

6、职员每天上班后及时清扫办公室及卫生责任区卫生；保持办公设备、门窗、地板等办公设施清洁，做到桌面干净整洁、没有与工作无关的文件资料等，桌洞内无垃圾、无杂物遗落。2．教职员每天自查个人卫生，保持个人端庄的仪容、仪表。3．及时排除办公设备故障，保证处于完好状态。4．办公场所放置的花草，要养护良好，对于枯黄有碍环境的花草要及时处理。5．每天下班前清空个人废纸篓。四、事物常规范1．做到当日事，当日毕，教职员须自查当天所有工作事项是否按照规定办理完毕，初步梳理当日工作存在的问题，明确第二天工作。2．每天下班前工作人员要检查

7、办公室的办公设备是否出于完好状态，所用物品是否清洁，是否放回原位，下班时检查电源是否全部关闭，注意办公区门窗等各类设施是否符合要求。　　五、人人常自律1．每日对照检查工作中不足和需要改进的地方，严格要求自己。2．认真遵守制定的各项制度措施，坚持每天自觉应用五常管理法，使用五常管理法成为日常工作的一部分。3．确立“细节决定成败、坚持能够成功”的理念。从小事做起，严格以律已，持之以恒，养成良好的工作、学习与生活习惯。　国际商学系2011年9月7日附件：国际商学系各工作区域环境规范及责任人一、行政办公室总支书记办公室

8、（明辨楼D201）责任人：俞波；副主任、助理办公室(明辨楼A204)责任人：宋佳佳（一）办公桌区域1.桌面：计算机显示器、鼠标（垫）、打印机、电话、文件架（文件夹入架）、笔筒、水杯、台签、台历。其他物品，长时间离开办公室，应将桌面收拾成规定状态。2.桌下：（1）垃圾篓套袋置于桌下左下角；（2）抹布用墙贴钩挂于桌下。3.座椅座椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正，下班或离开半小时以上，