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1、会计档案管理工作的重要性一、会计档案的作用1.会计档案直接影响经济工作从宏观来说，国家利用各企事业单位、各机关的会计档案反映的数据逐级汇总，可以考核国民经济各部门有关计划和预算的执行情况，从而制订更适应国家经济建设的计划和决策;从微观来说，各企事业、机关单位利用会计档案提供的原始数据，科学地预测未来，制订最优化的管理方案，以最低的成本获取最大的经济效益。2.会计档案保护国家利益不受侵犯改革开放给经济建设带来了生机和活力。但由于原有法律法规还不完善，一些单位和个人利用政策上的漏洞，巧立名目，随意提高开支，
2、铺张浪费，使国家财政收入大大流失。而会计档案将这些违反国家财经法纪的情况真实地记录下来，及时发现问题，阻止腐败的产生、蔓延，打击经济领域的不法行为，解决经济纠纷，从而确保国家的经济利益。二、电算化下会计档案管理的内容电算化会计档案管理是非常重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，并由专人负责管理，对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，采用磁性介质保存会计档案，要定期进
3、行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失，通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料，以及会计软件程序，视同会计档案保管，保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。会计电算化是通过电子计算机会计信息系统实现的,其实质是将以计算机技术为主的当代信息技术应用到会计工作中,用电子计算机代替人工记账、算账与报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。其具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询速度快捷、编制报表简单、数据分析准确
4、等特点。随着计算机技术的迅猛发展,我国的会计电算化也得到了普及和应用,这不仅是会计核算工作的现代化过程,也是促进会计工作标准化、制度化、规模化的过程,更是促进会计改革和发展的过程。会计电算化对会计工作的影响主要表现在以下几个方面:一、使会计数据的处理方式发生了改变在手工条件下,会计核算工作要由许多人共同完成,实现会计电算化后,会计数据的处理过程被分为输入、处理、输出三个环节,只要在数据输入环节加大其准确性控制,会计工作人员只要输入一张会计凭证,会计电算化系统可自动进行记账、汇总、转账、结账、出报表等一系
5、列工作;对于大量重复出现的业务,系统可以按模式凭证自动生成记账凭证。对于编制会计报表、运用移动平均法进行成本计算等非常复杂和时间性要求很高的会计核算工作,会计电算化系统毫不畏惧,它可以按照一定的程序,由计算机不厌其烦地计算,及时抽取数据,随时输出报表,复杂的会计核算工作不仅变得简单、迅速,而且大大提高了会计资料的准确性。与手工会计相比,数据处理无论在准确性上还是在处理速度上都发生了很大的变化,会计信息的准确性和及时性和会计数据处理的集中化、自动化程度大大提高,账务处理程序也趋于简单。从而使会计核算工作做
6、得更细、更深,更好地发挥其参与管理的职能。二、使会计人员的工作职能和知识结构发生了改变会计电算化的实现，能有效地减轻会计人员的工作压力和负担，使他们从简单重复而又枯燥乏味的记账算账中解放出来，把工作的重点和主要精力放在对经济活动的分析、预测和日常管理方面，从而更好地完成会计反映和监督生产经营活动的各项任务，提高了会计人员的地位。由于会计电算化涉及到会计和计算机两种专业知识，这就要求会计人员既要掌握会计专业知识，又要掌握相关的计算机知识、网络知识、信息管理知识等。因此，会计电算化将促进会计人员的知识结构向
7、既博又专的方向发展，使其计算机知识和会计工作经验实现有机结合，从而提高会计人员的素质。三、使会计数据的修改技术与内部控制制度发生了改变会计电算化实现后，手工条件下对账簿记录错误的划线更正法将不再适应，取而代之的是修改权限、修改标志、凭证冲销等方法。对于经过审核、记账、甚至结账后发现的错误记录，还可以利用电算化系统提供的反结账、反过账取消审核等功能进行修正，这在手工条件下是不可想象的。三、电算化下会计档案管理存在的一些问题1.会计档案载体电算化会计虽已实施，但因为实施时间不长，财会人员和单位领导对会计电算
8、档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质上归档保存，从而影响会计档案的完整性。2.会计载体本身性质带来的问题电算化会计档案需在一定的系统内才可视，因此目前许多企业因为没有将会计软件的版式及软件系统很好地保存，导致在电算化软件升级后，不同版本下的会计数据不能被调用，《会计档案管理办法》第十二条规定：采用计算机进行会计核算的单位应当保存打印出纸质会计档案，
