电子政务环境下的档案信息建设

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1、电子政务电子政务环境下的档案信息建设摘要：电子政务已成为信息时代人们进行政务活动的新模式，它产生了大量电子文件，对传统的档案工作带来了强烈的冲击。随着政府上网工程的全面启动和信息技术的广泛应用，我国电子政务建设目前正面临着一些亟待解决且需认真思考的问题。如何适应电子政务的发展需要、有针对性地做好档案行政管理和服务等工作，是当前档案部门迫切需要解决的重要课题。本文在对与电子政务与档案管理含义的理解上，进一步的探讨他们之间关系与影响。并且，对于在现今电子政务环境下的档案管理的应用模式、存在缺陷等进行研究，就如何加强电

2、子政务环境下的档案管理提出了一些参考性对策。关键词：电子政务档案管理存在问题对策随着时代进步与发展，在电子政务所日常工作中，机构或个人办理业务时，需要存储大量的纸质文档，随着时间推移，这些纸质文档势必越来越多，堆积如山。因此，如何有效地管理这些文档，是解决电子政务业务正常开展的首要问题。随着信息量的不断增大，对纸质文件的管理的难度越来越大，主要表现在：难以保存、检索困难、难以实现各省市业务单位电子档案信息的共享和分发，长此以往，必然形成信息孤岛，无法实现建立数字化管理的目标，因此建立合理的电子档案系统，实现对电子

3、档案信息的管理和共享，是一件迫在眉睫的工作。一、电子政务含义电子政务是指在现代计算机、网络通信等技术支撑下,政府机构日常办公、信息收集与发布、公共管理等事务在数字化、网络化的环境下进行的国家行政管理形式,是信息技术与现代管理体制的有机融合,它包含多方面的内容,如政府办公自动化、政府部门间的信息共建共享、政府实时信息发布、各级政府间的远程视频会议、公民网上查询政府信息、电子化民意调查和社会经济统计等。门迎浩.电子政务环境下的档案信息建设[J].治黄科技信息，2009，（2）：28-29从广义上理解，电子政务是政府机

4、构在其管理和服务职能中运用现代信息技术，6电子政务实现政府组织结构和工作流程的重组优化，超越时间、空间和部门分隔的制约，建成一个精简、高效、廉洁、公平的政府运作模式。从狭义上理解，主要是指在政府内部各个职能部门之间的电子办公网络环境，主要服务对象是政府内部的公务员。其包括三个主要组成部分：一是政府部门内部的电子化和网络化办公；二是政府部门之间通过计算机网络而进行的信息共享和实时信息；三是政府部门通过网络与民众之间进行的双向信息交流。二、档案管理的含义档案管理亦称档案工作。是档案馆(室)直接对档案实体和档案信息进行

5、管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。档案管理的对象是档案,服务对象是档案利用者,所要解决的基本矛盾即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理

6、到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。三、电子政务与档案管理的关系电子政务与档案工作关系密切。档案工作是电子政务系统、办公自动化系统的重要组成部分。政务信息资源是档案信息资源的重要来源。电子政务系统和办公自动化系统的所有已处理过的文件都要按档案管理规则进行收集和利用,经鉴定具有保存价值的文件都要移交档案馆室严格按照国家档案局的规范标准进行归档管理。政府文件和由文件转化成的档案资源是政府机构最核心的信息资源。据研究,以上政策信息要靠档案提供。政府机构具有履行管理和保存电子文件的职责。档案机构具有对电子文件工作

7、的全方位指导和全程监控的职责。各政府部门正在实行文件档案一体化管理和网络化集成化服务。张正强.电子政务与电子档案管理的关系.[J]中国档案，2004（8）四、电子政务对档案工作的影响（一）、对档案业务工作的影响。电子政务过程中形成的电子文件，贯穿于电子政务运作的全过程，电子文件的存储、运转、传递和利用方式都区别于纸质文件，它的收集、整理、鉴定、保管方式也不同传统的纸质档案。一是从收集方面看，档案的收集工作在瞬间完成且没有纸质文件的实物性。二是从整理方面看，电子6电子政务务环境下档案的整理工作可以高效率、多途径，而

8、纸质文件时代，整理是档案管理工作的核心部分。三是从鉴定方面看，政务文件在归档的同时也需要进行鉴定。四是从保管方面看，管理部门电子档案的保管模式得以根本改观。(二)、对档案信息处理方式的影响。在电子政务以前各类政务文件泛滥成灾，机关档案室等部门都承受着保存文件和载体介质等工作压力，而电子政务办公自动化技术的应用，给各部门办公自动化信息处理带来了一系列的改变：一是存储方式，随