机关应用文写作（三）

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1、机关应用文写作（三）机关应用文写作（三）第二章如何做好机关应用文的起草修改审定第一节机关应用文写作前的准备写文章之前，都要有所准备，“预则立，不预则废”。没有准备，不可能写出好文章。机关应用文的写作也不例外。写作前的准备有广义和狭义两方面的内容，广义上讲是长远的准备，狭义上说是动笔之前的准备。从长远准备看，主要是锻炼三种基本功：分析认识问题的基本功，调查研究的基本功，文字表达的基本功。当然这些基本功的掌握，都不是一朝一夕能完成的，必须善于学习，肯于钻研，勤于写作，由小到大，由生到熟，日积月累而成的。从具体

2、的写作过程看，下笔之前主要做好材料的准备，思想观点的准备，构思的准备。机关应用文的文体较多，不同的文体，有不同的要求，但就其共性而言，主要是这几个方面：材料的准备。这是机关应用文写作的基础。“巧妇难为无米之炊”，没有材料，写作就无从谈起，材料不充分，也不可能写出好文章。“兵马未到，粮草先行”，材料就是粮草，在写作前应把所需要的材料准备好。它包括材料的搜集，材料的核实和材料的选择。尽可能多地占有材料，是写作前准备工作的第一步。正面的、反面的、历史的、现实的、完整的、零碎的材料都要搜集。“韩信将兵，多多益善”

3、。材料搜集得越充分、越全面，从中提炼归纳出的观点就越可靠，越实在，下笔时选择应用材料的余地就越大，写起来就越顺手。这里要注意的一个问题是，有些同志在搜集材料时，对一些零碎的不完整的东西，往往容易忽视。特别是对一些看起来无足轻重的材料，常常轻易放过。写作时，一旦使用这方面的材料，又要重新查找，费时费力。有些材料，在动笔之前看，可能用处不大，但写作过程中，随着思想的深化，对某些问题有了新的认识，很需要这方面的事例去证实，如果手头现成，就可随手拈来。在搜集材料时要十分注意核实，要边搜集边核实，即使是一些已被公认

4、或众口流传的事实，或者某些资料使用过的数字、引语等，也尽可能地核对一下，绝不能大而化之，想当然。特别是一些细节，要尽量搞得清清楚楚，不然一个细节上出毛病，与事实不符，就会造成很大的失误。有些文件，观点很对，主要事例也无懈可击，但一两处次要材料上产生漏洞，就会出现一块臭肉坏一锅汤的问题，使读者怀疑整个文件的真实性。材料齐备以后，还要精心选择。即从与主题有关的大量材料中，筛选出典型的、能充分说明主题的事例，这样，动笔时就不必费时费力地重新查找典型事例。当然，事前选择的典型事例，在行文时，有些可能用不上，有的还

5、要补充，但有准备总比没有准备好。思想观点的准备。这是和搜集筛选材料同时进行的。它主要是指明确写作的目的性，针对性，文章的主题和中心，多种不同观点的比较和认定等等。首先要弄清写作的具体目的，也就是文件的主旨。比如，在撰写简报前，必须确定它要起什么作用，解决什么问题，在什么范围内应用。是仅仅向领导机关和领导同志反映一种情况，作为上级考虑问题的参考或制定方针政策的依据，还是作为某一方面的典型公之于众，以便统一思想，提高认识，推动工作?是希望解决某个具体问题，还是仅仅提供一点情况?这些都要事先弄明确。因为不同的目

6、的，不同的应用范围，在使用材料、阐述问题方面是大不相同的。只有目的明确了，主题的提炼，材料的使用，才有所遵循，写起来才能不走或少走弯路。如果目的不明确，偏离了写作的主旨，就可能出现成文后推倒重来的后果。有些文件，如调查报告，一开始调查，目的就很明确，但在调查研究到一定程度，起草报告之前，还必须回过头来重新研究一下调查的目的。因为情况是不断变化的，调查前对于调查目的的某些想法，在调查过程中也会有所变化。因此，下笔前，研究一下调查报告的目的性是十分必要的。确定文件主旨的依据之一，是它针对什么问题讲的，即文件的

7、针对性。肯定什么，否定什么，肯定时有哪些理由，否定时依据又是什么，充分不充分，哪些问题是明确的，哪些还不明确，等等，都需要进一步分析研究。只有主题明确，观点鲜明，才能在安排结构、选择材料时取舍有据，详略适当，写起来才更顺手。思想观点的准备。不仅仅是执笔者自己分析研究，深入思考，还要注意听取多方面的意见。对所写的文件，领导同志有什么指示，参与研究的同志有什么深刻的见解或不同的看法，群众有什么希望和要求，都要认真听取、研究。领导同志一般来说对党的方针政策了解得多一些，透一些，对全局性的问题观察得也比较敏锐。他

8、们的意见应当是更全面、更深刻，动笔前必须了解他们对文件的想法和对一些问题的看法，把握住他们意见的主旨。这里也包括中央有关文件和领导讲话在内。这叫“吃透上头”。干部群众直接接触实际，应当充分听取他们的意见，他们的某些想法、希望和要求，努力摸准他们的思想脉搏，这叫“吃透下头”。吃透这两头，写出的文件就有可能更有针对性，从而也会更有指导意义，更能解决实际问题。一般说来，在政治生活正常的情况下，领导和群众的愿望是共同的，意见也多是一致